Dokumentcontroller/registrator

Karlstads Bostads AB, KBAB, ägs av Karlstads kommun. Vi äger och förvaltar cirka 7 800 lägenheter och lokaler i Karlstad. Vi är cirka 120 medarbetare som arbetar efter visionen "Vi skapar hem med livskvalitet för Karlstadsborna". Förutom professionalism, delaktighet och engagemang värdesätter vi jämställdhet och mångfald och de kvaliteter det tillför arbetslivet. Läs gärna mer om oss på kbab.se.

Beskrivning

Trivs du i en verksamhetsnära roll där du får samarbeta med många olika funktioner och bidra till att samordna informationshantering? Då kan det här vara rätt jobb för dig! På KBAB stärker vi nu organisationen med ytterligare en dokumentcontroller/registrator för att kunna stötta fler bolag inom koncernen.

Tjänsten som dokumentcontroller/registrator ingår i avdelningen Verksamhetsstöd, som ansvarar för samordning av bolagets informations- och ärendehantering samt frågor inom arkiv, dataskydd och informationssäkerhet. Vår arbetsplats finns centralt i Tullholmsviken, där vi erbjuder en modern och trivsam arbetsmiljö i fina lokaler. Du kommer också regelbundet att utföra arbete på plats hos andra bolag inom koncernen.

Arbetsuppgifter

I rollen som dokumentcontroller/registrator får du möjlighet att arbeta i en bred roll med ett helhetsansvar för informationshantering. Du kommer att vara ett administrativt stöd för våra medarbetare och i den rollen fungera som spindeln i nätet för frågor som rör registrering, utlämnande av allmänna handlingar och arkivfrågor. Du kommer också ha ett nära samarbete med vår nuvarande dokumentcontroller/registrator samt flera andra funktioner, exempelvis gällande styrelsearbete och informationssäkerhet. Du bidrar till ordning och reda, enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet gällande informationshanteringen.

Exempel på arbetsuppgifter är:

Hantera och registrera handlingar i ärendehanteringssystem (LEX).

Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet.

Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheterna i sekretessprövning.

Ge råd och stöd till medarbetare kring hantering och registrering av handlingar.

Stödja verksamheterna i att hålla handlingar ordnade i olika system.

Hålla interna utbildningar inom exempelvis offentlighet och sekretess samt informationshantering.

Samordna arbete med informationshanteringsplan och olika styrande dokument.

Hantera arkivering av handlingar, gallring av handlingar och samordna leveranser till kommunarkivet.

Arbete med informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.

Hantera övergång till E-arkiv.

Administrativa uppgifter kopplade till bolagens styrelser.

Omvärldsbevaka inom området samt delta i koncernens nätverk för registratorer och arkivfrågor.

Driva utvecklingsarbete som rör informationshantering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som harnågra års erfarenhet av arbete som dokumentcontroller/registrator eller motsvarande erfarenhet inom offentlig verksamhet. Det vill säga praktisk erfarenhet av arbete där offentlighetsprincipen och regler kring allmänna handlingar tillämpats. Du är van att arbeta självständigt med informations- och dokumenthantering samt har goda kunskaper om arkivhantering i offentlig förvaltning och de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Du kan självständigt planera, genomföra och dokumentera arbetet med bolagets informationshantering.

Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap, informationshantering, arkivkunskap eller annan relevant utbildning eller erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt även att du har mycket goda IT-kunskaper och stor vana av digitala arbetssätt. Arbetet kräver B-körkort.

För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du är serviceorienterad, lösningsfokuserad och tar eget ansvar för dina uppgifter. Du har förmågan att självständigt driva, strukturera och prioritera ditt arbete. Som person är du engagerad och handlingskraftig och vi förutsätter att du arbetar proaktivt. Du trivs med varierade arbetsuppgifter och har lätt för att skapa kontakt och kommunicera med andra människor. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och gör ditt yttersta för att ge bästa servicen. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs

Varmt välkommen med din ansökan!

När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!

Övrig information

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystemoch inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.