Svåra kollegor på jobbet – så hanterar du relationer som skaver

Att ha svåra kollegor på jobbet är vanligare än man kanske tror, och i de flesta fall har vi inget annat val än att samarbeta ändå. Med rätt förhållningssätt går det att hantera även de knepigaste arbetsrelationerna utan att jobbet blir onödigt tungt. Här får du råd för de vanligaste situationerna: den arroganta kollegan, kollegan du inte kan lita på, kollegan som inte gör sitt jobb, skvallret och de gånger du behöver säga ifrån.

Stämningen på arbetsplatsen formas i hög grad av relationerna mellan de som jobbar där. När det skaver med en kollega kan det påverka hela arbetsdagen. Dagarna känns längre och mer ansträngande. Oavsett om du föredrar att hålla jobb och privatliv åtskilda eller gärna umgås med kollegor på fritiden, vill du troligtvis att det ska kännas okej att gå till jobbet.

Alla arbetsplatser är olika och alla relationer fungerar inte. Men det finns konkreta saker du kan göra för att göra situationen mer hanterbar, både för dig själv och för dem du jobbar med. De här grunderna gäller oavsett vilken typ av kollega det handlar om.

Första steget är att stanna upp och fundera över varför relationen inte fungerar. Ibland börjar det med småsaker som sakta växer till något större. Det kan handla om ett beteende hos kollegan som irriterar dig, eller om kritik som du upplever som orättvis eller dåligt framförd. Fråga dig själv om det finns någon sanning i kritiken och om problemet möjligen handlar om hur den levereras snarare än vad som sägs. Om du inser att du kan justera något i ditt eget beteende är det ofta den snabbaste vägen till en bättre arbetsrelation. Du kan inte förändra andra, men du kan förändra hur du själv reagerar och agerar.

Det är lättare att tolerera människor vi förstår. Om du bara ser en kollega som ”svår” eller ”irriterande” kan det hjälpa att försöka lära känna personen lite bättre. Det kräver inte att ni blir vänner, ett samtal över lunchen kan räcka för att ge ett nytt perspektiv. Bakom ett kyligt eller avigt yttre kan det dölja sig någon som har det tufft privat, som känner sig osäker, eller som bär på besvikelser kopplade till jobbet. Det ursäktar inte ett dåligt beteende, men det kan göra det lättare att hantera situationen.

Du behöver inte gilla alla du jobbar med. Men du förväntas kunna samarbeta och uppträda professionellt, det är en grundläggande del av arbetslivet. I praktiken innebär det att hålla god ton, hålla sig till sakfrågan och fokusera på det gemensamma målet snarare än på konflikten. Professionalism smittar. Att välja det förhållningssättet påverkar inte bara relationen till den svåra kollegan, det påverkar också hur resten av teamet uppfattar dig.

En arrogant kollega tar gärna plats, vill bestämma och har svårt att ta kritik. Det kan få dig att känna dig överkörd eller förminskad, särskilt i möten och gruppsammanhang. Bakom en uppblåst självbild finns ofta osäkerhet. Det ändrar inte hur beteendet påverkar dig, men det kan hjälpa dig att inte ta det personligt.

Att peka ut kollegans dryghet leder sällan någonstans. Personer med starkt ego tar ofta illa upp av kritik och går i försvar. Förhåll dig hellre neutral och styr samtalet mot sakfrågan. Vill du få igenom ett förslag kan du lägga fram det så att det tydligt framgår vad det ger teamet och projektet, och därmed även kollegan.

Att förstå varför beteendet irriterar dig är ofta nyckeln till att ta tillbaka kontrollen. Stör du dig på att kollegan får uppmärksamhet för sitt arbete medan du själv känner dig osynlig? Lägg då energin på dina egna resultat i stället. Berätta om det du gjort, ta plats på ett sätt som passar dig och se till att din chef känner till vad du bidrar med.

Vissa personer är svåra att jobba med även när du har rätt inställning. Om ni måste samarbeta, håll samtalen korta och fokuserade. Boka möten med tydlig agenda och fasta start- och sluttider. Då minskar risken att samtalen spårar ur eller att en person tar över hela mötet.

Om kollegan avbryter dig eller kör över dina idéer behöver du inte vänta tills det går över. Säg lugnt att du vill prata klart, eller ta upp det med kollegan i enrum efteråt. Läs mer om hur du gör längre ner, under våga säga ifrån på jobbet.

Samarbete bygger på tillit. När du inte kan lita på en kollega blir det tydligt när deadlines närmar sig, när ni delar ansvar för ett projekt eller när det är dags att konkurrera om en befordran. Det finns tecken att hålla utkik efter. De är inga bevis, så döm ingen utifrån dem, men de kan hjälpa dig att avgöra hur mycket du ska förlita dig på personen.

• Kollegan missar deadlines gång på gång eller slarvar i utförandet, och någon annan får rätta till det.
• Kollegan behandlar andra olika beroende på vem det är. Hur bemöts personalen i lunchrestaurangen? Vem får äran när ni redovisar resultat på ett möte?
• Kollegan pratar illa om andra när ni är ensamma. Den som baktalar andra inför dig gör troligen samma sak om dig när du inte är där.

Börja med ett öppet och ärligt samtal. Beskriv konkreta situationer och hur de påverkar arbetet och gruppen, utan att döma personen. ”Rapporten kom två dagar för sent och kunden fick vänta” fungerar bättre än ”du är aldrig att lita på”. Fokusera på vad som hänt och vad som behöver bli annorlunda framöver.

Otydlighet gör det lätt att smita undan. Bestäm tillsammans vem som gör vad och när, och stäm av regelbundet. Sammanfatta gärna muntliga överenskommelser i ett kort mejl. Då finns det något att hänvisa till om det uppstår frågor om vem som lovade vad.

Märker du att en kollega sprider rykten om dig eller försöker sätta dit dig hos chefen är det viktigt att markera. Ta det lugnt och sakligt med kollegan först. Fortsätter det, prata själv med din chef och håll dig till fakta. Skriv ner vad som hänt och när, och spara mejl och meddelanden. Med en tydlig dokumentation blir det lättare för chefen eller HR att förstå allvaret och agera.

Att se en kollega maska medan du själv drar ett tyngre lass är frustrerande och kan sänka din egen motivation. Samtidigt är det känsligt att påpeka att någon inte sköter sina uppgifter. Så här kan du ta tag i det utan att relationen blir sämre än den behöver.

Börja med att undersöka orsaken. Ofta handlar det om otydlig rollfördelning: kollegan vet helt enkelt inte vad som förväntas. Det kan också bero på missförstånd, särskilt när mycket av kommunikationen sker digitalt, eller på att kollegan saknar kunskap för att göra uppgiften. Är du själv chef, fundera också på om detaljstyrning kan ha tagit udden av kollegans motivation.

Ta upp problemet direkt med kollegan, i enrum. Peka på det konkreta som inte blir gjort och förklara vad följderna blir, till exempel att du får göra kollegans del eller att kunden får vänta. Ställ frågor och ta reda på om kollegan behöver hjälp. Ibland räcker det att du delar med dig av din egen kunskap för att kollegan ska klara uppgiften själv.

Försöker kollegan lasta över sina uppgifter på dig behöver du inte ta dem. Ställ följdfrågor om vad som ingår, hänvisa till hur ansvaret är fördelat eller fråga vad som ska prioriteras bort om du tar på dig uppgiften. Det är ett sätt att sätta gränser utan att det blir en konflikt.

Du är inte ensam ansvarig för att få en kollega att skärpa sig. Om samtalet inte hjälper är det rimligt att vända sig till chefen. Berätta gärna för kollegan innan att du tänker göra det. Det kan kännas jobbigt just då, men de flesta uppskattar ärligheten i längden. Undvik etiketter som ”lat” eller ”slarvig”. Håll dig till konkreta exempel på hur det påverkar arbetet. Det gör det lättare för chefen att ta tag i problemet. Du kan också få stöd av facket.

Det kan kännas lockande att ventilera sin frustration med någon annan på jobbet. Men skvaller hjälper sällan och riskerar att slå tillbaka, och det är aldrig roligt att vara den som det pratas om. Innan du säger något negativt om en kollega är det värt att ställa sig tre frågor:

• Kommer det att förbättra relationen?
• Kommer det att hjälpa dig i din karriär?
• Kommer det att göra arbetsplatsen trevligare?

Om svaret på alla tre är nej, låt bli. En neutral eller professionell ton är alltid ett säkrare val, även i svåra lägen.

De flesta samtal på jobbet är harmlösa. Men vissa ämnen skapar lätt onödig friktion eller gör kollegor obekväma:

• Andra kollegor. Var försiktig med vad du säger om dem som inte är med i samtalet, och med vem du säger det till.
• Planer på att byta jobb. Prata hellre inte om det med kollegor förrän du har ett konkret erbjudande. Information sprids snabbt och kan skapa oro i gruppen.
• Religion och politik. Det går bra att berätta vad du tror på eller vad du har för engagemang, men undvik att debattera vem som har rätt. Läs mer i Får man prata politik på jobbet?
• Detaljerade privata problem. Du bestämmer själv hur privat du vill vara. Går du igenom något svårt som påverkar jobbet kan det vara bra att berätta för chefen eller HR, så att du kan få stöd. Men långa utläggningar eller väldigt personliga detaljer kan göra kollegor obekväma.
• Dieter, vikt och kroppar. Alla har olika relation till mat och kropp, och du vet aldrig vem i lunchrummet som har det jobbigt.

Märker du att kollegor pratar bakom din rygg? Ta upp det direkt med dem det gäller, lugnt och sakligt, i stället för att svara med samma mynt.

Många håller inne med kritik för att slippa en konflikt. Men ibland behöver du stå upp för dig själv, både för ditt eget välmående och för arbetsplatsens skull. Att säga ifrån handlar inte om att bråka. Det handlar om att tydliggöra dina gränser och behov på ett respektfullt sätt.

Skriv ner vad du vill säga och öva i förväg, gärna framför spegeln eller med en vän. Då ser du hur ditt kroppsspråk uppfattas och kan bli tryggare i att ta plats. Du kommer inte alltid att hinna förbereda dig, men att ha övat gör dig mer redo när situationen väl uppstår.

Du behöver inte motivera dig i all oändlighet. Ju rakare du är, desto tydligare blir budskapet. Håll dig till fakta och undvik att höja rösten. Blir samtalet för känsloladdat riskerar budskapet att gå förlorat.

Ta upp saken i enrum, inte inför andra. Då visar du att det handlar om er två och ger kollegan en chans att ändra sig utan att känna sig uthängd. Välj ett lugnt läge snarare än mitt i en stressig situation. Om samtalet inte ger resultat är nästa steg att prata med din chef.

Bra relationer på jobbet gör det lättare att lösa konflikter när de väl uppstår. Det behöver inte handla om stora insatser. Lär dig namn, ta en fika med kollegor du inte känner så väl, var närvarande i samtal och lyft andras insatser när de gjort något bra. Läs fler tips i Skapa relationer med kollegor.

Allt går inte att lösa på egen hand. Om du blir utfryst, kränkt eller känner dig mobbad är det inte längre en fråga om personkemi. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön, och dit hör att förebygga och ta tag i kränkande särbehandling. Vänd dig till din chef, HR eller skyddsombudet. Är du med i ett fackförbund kan du också få stöd och råd därifrån.

Att jobba med kollegor man inte klickar med är sällan roligt, men det är fullt hanterbart. Ju mer du fokuserar på att förstå bakgrunden till konflikten, hålla professionalismen och säga ifrån när det behövs, desto lättare blir vardagen. Och i bästa fall leder det till en bättre arbetsrelation med tiden.