Utbildningsadministratör med inriktning mot grund- och forskarutbildning (vikariat)

Var med och utveckla utbildning av högsta kvalitet
Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi (MTC) är belägen i Biomedicum på Karolinska Institutets campus i Solna. Institutionen har en stark internationell forskningsmiljö och bedriver forskning och undervisning främst inom mikrobiologi, infektionsbiologi, cell- och tumörbiologi samt immunologi.

MTCs utbildningsavdelning ingår i institutionens centrala administration och ger stöd inom både grundutbildning och forskarutbildning. Vi söker nu en utbildningsadministratör för ett vikariat på heltid. Tjänsten är delad mellan två områden: ca 50% grundutbildning och ca 50% forskarutbildning.
Din roll
Du får en central och verksamhetsnära roll med många kontakter i en internationell och forskningsintensiv miljö. Du arbetar nära studierektorer, kursansvariga, examinatorer, lärare, handledare, doktorander, studenter och övrigt verksamhetsstöd. Uppdraget innebär att ge kvalificerat administrativt stöd och bidra till att arbetssätt, rutiner och dokumentation är effektiva, rättssäkra och följer gällande regelverk.

Grundutbildning

• Administrera kurser på kandidat- och masternivå, från planering och genomförande till uppföljning.
• Ge administrativt stöd till kursansvariga, examinatorer, lärare och studenter i frågor om regelverk, processer, rutiner och stödsystem.
• Samordna schemaläggning, lokalbokning samt student- och deltagaradministration.
• Förbereda och samordna examinationer samt hantera kursvärderingar och andra studentenkäter.
• Ansvara för rapportering, dokumentation, arkivering av kursakter och statistiska sammanställningar.
• Bereda beslut om delegation av examinator.
• Samordna information mellan råd, nätverk, studievägledning, programkurser och stödfunktioner.

Forskarutbildning

• Ge administrativt stöd och information till doktorander och handledare i nära samarbete med institutionens studierektor för forskarutbildning.
• Administrera antagning av nya doktorander, individuella studieplaner, årliga uppföljningar, halvtidskontroller, disputationer och tillgodoräknanden.
• Rapportera doktorandernas aktivitet och försörjning samt registrera och följa upp uppgifter i systemen Ladok och Individuell StudiePlan (ISP).
• Informera om gällande lagstiftning, regelverk och rutiner inom forskarutbildningen, bland annat högskoleförordningen.
• Uppdatera listor och blanketter, skriva intyg samt bidra i planering och genomförande av möten och konferenser.

Gemensamma arbetsuppgifter

• Boka undervisningslokaler och hantera utbildningsadministrativa system.
• Göra inköp och bokningar samt hantera fakturor i UBW enligt gällande rutiner.
• Hantera dokument och allmänna handlingar i enlighet med interna rutiner, tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen.
• Delta i institutionens utvecklings- och planeringsarbete inom utbildningsområdet.
• Medverka i utbildningsmöten och föra protokoll eller minnesanteckningar.

Arbetsuppgifternas fördelning kan anpassas över tid utifrån verksamhetens behov.
Vem är du?
Krav för tjänsten

• Relevant akademisk examen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant.
• Erfarenhet av utbildningsadministration inom högre utbildning, forskning eller annan kunskapsintensiv organisation.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift.
• Mycket god datorvana och goda kunskaper i Microsoft Office.

Meriterande

• Erfarenhet av utbildningsadministrativa system och verktyg såsom Ladok, ISP, Canvas, TimeEdit, Drupal, Inspera, InteDashboard och UBW.
• Kunskap om lagstiftning, regelverk och förordningar inom högre utbildning och forskarutbildning.
• Erfarenhet av dokumenthantering, diarieföring, arkivering samt inköp och fakturahantering.

För att lyckas i rollen är du en erfaren och ansvarsfull administratör med sinne för ordning. Du är strukturerad, noggrann, drivande och serviceinriktad samt arbetar lösningsorienterat. Du kan prioritera och arbeta självständigt med flera parallella processer, samtidigt som du kommunicerar och samarbetar väl med andra. Rollen kräver att du tar egna initiativ, söker information och snabbt kan ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Solna

Tio skäl att välja Karolinska Institutet
Ansökan
KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vill du göra skillnad - och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss