Administratör och verksamhetskoordinator till Visualisering AB

Visualiseringscenter C är mötesplatsen kring visualisering för forskning, näringsliv, utbildning och allmänhet. Den visualiseringsforskning som bedrivs vid Linköpings universitet, Campus Norrköping är vår utgångspunkt och stolthet.

Norrköping Visualisering AB driver centrets publika verksamhet och är platsen där ny teknik, forskning och upplevelser möter besökare i inspirerande former. Genom vår öppna och kreativa miljö attraherar vi forskning, näringsliv, utbildning och en bred publik. Idag är vi cirka 20 medarbetare som tillsammans utvecklar verksamheten med lokal, nationellt och internationell position, centralt i Norrköpings Industrilandskap.

Vi söker nu en Administratör & Verksamhetskoordinator för ett vikariat där du blir en nyckelfunktion i organisationen. Rollen kombinerar administrativt arbete med ledningsstöd och verksamhetskoordinering inom publik verksamhet, konferens och gästservice.

Du arbetar nära VD, verksamhetsledare och kollegor i hela verksamheten och bidrar till att skapa struktur, effektivitet och god service för både interna och externa intressenter. Rollen har sin bas i stab och verksamhetsstöd, men med många kontaktytor och ett aktivt deltagande i den dagliga verksamheten.

Som administratör och verksamhetskoordinator arbetar du i skärningspunkten mellan verksamhetsstöd, administration, bokningshantering och gästservice. Du blir en central funktion i organisationen för att säkerställa att verksamheten fungerar smidigt och professionellt.

Rollen är bred och dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:

Verksamhetsstöd och stabsadministration

• Administrativt stöd till VD och verksamhetsledning.
• Koordinering av möten samt framtagande av underlag, dokumentation och protokoll.
• Styrelseadministration och dokumenthantering.
• Stöd vid verksamhetsrapportering, projektansökningar och bidragsansökningar.
• Samordning av interna processer, rutiner och kvalitetsarbete.

Bokningsadministration och gästservicekoordinering

• Hantering och koordinering av konferens- och gruppbokningar via telefon, e-post och bokningssystem.
• Kundkontakt, offertskrivning, bokningsbekräftelser och uppföljning.
• Understöd för verksamheten inom gästservice, konferens och event
• Utveckling och administration av verksamhetens bokningssystem och rutiner.

Administration, kvalitetsarbete och intern samordning

• Diarieföring, dokumenthantering och registervård.
• Administration inom ekonomi, HR och lön samt kontakt med kommunkoncernens gemensamma stödfunktioner inom dess områden.
• Inköp och administration av kontorsutrustning, nycklar och arbetsplatsresurser.
• Kontakt med fastighetsservice, städentreprenörer och andra externa samarbetspartners.

Hos oss har alla medarbetare ett gemensamt ansvar att bidra till verksamhetens publika miljö och ge våra gäster ett professionellt och välkomnande bemötande.

Vi söker dig som är strukturerad, initiativtagande och serviceinriktad. Du trivs i en roll där du får kombinera administration med samordning och där du ofta är den som skapar ordning, överblick och framdrift i verksamheten.

Du har förmåga att prioritera mellan olika arbetsuppgifter samtidigt som du bibehåller noggrannhet och kvalitet. Du tycker om att samarbeta, bygger goda relationer och har lätt för att anpassa dig när förutsättningarna förändras.

Du har en avslutad gymnasieutbildning inom relevant område samt god erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter med fokus på service.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och i skrift, och du förstår komplicerade språkliga underlag och producerar dokument av hög kvalitet med ett enkelt och lättbegripligt språk.

Visst arbete utanför kontorstid kan förekomma. 

Hos oss får du ett varierat och utvecklande uppdrag i en kreativ verksamhet där forskning, teknik, upplevelser och samhällsnytta möts. Du blir en viktig del av ett engagerat team där samarbete, nyfikenhet och utveckling står i centrum.

Du får möjlighet att arbeta brett, påverka arbetssätt och bidra till att skapa förutsättningar för en verksamhet som varje år möter tusentals besökare från hela Sverige och internationellt.

Antal lediga tjänster: 1
Anställningsform: Vikariat på heltid
Längd på anställning: Till och med den 31 januari 2028
Tillträdesdatum: Den 1 december alternativt enligt överenskommelse
Arbetstid: Dag
Möjlighet till distansarbete: Ja, delvis utifrån verksamhetens behov
Sista ansökningsdatum: 16 oktober – intervjuer sker löpande
Kontakt: Har du frågor är du välkommen att kontakta Lisa Lindgren, VD, lisa.lindgren@visualiseringscenter.se eller HR-konsult Katarina Nyqvist, 011-15 30 10
Facklig företrädare: Michaela Tammaru, Vision, michaela.tammaru@visualiseringscenter.se, 011-15 63 06
Övrig information: Vi har valt att ta bort det personliga brevet, och ersätta det med urvalsfrågor relevanta för tjänsten. Det gör det lättare att göra en objektiv bedömning av din kompetens. Du skickar in ditt CV som vanligt.
Registerutdrag: För tjänster inom äldreomsorg, verksamhet för personer med funktionsnedsättning samt verksamhet för barn och ungdomar, ingår kontroll av registerutdrag som en del av rekryteringsprocessen.