Projektkoordinator projektadministration och ekonomi

Vi söker en strukturerad, självgående och kommunikativ projektkoordinator med erfarenhet av administration, koordinering och gärna ekonomiadministration.

Personen ska ha:

• Erfarenhet av administrativt arbete och förmåga att självständigt planera, strukturera och följa upp flera parallella arbetsprocesser.

• Mycket god organisatorisk förmåga och vana att bevaka deadlines, begära in underlag och följa upp att uppgifter slutförs.

• God systemvana och mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Excel.

• Förmåga att arbeta noggrant med ekonomiska underlag, dokumentation och uppföljning.

• God samarbets- och kommunikationsförmåga samt förmåga att självständigt driva arbetet framåt i dialog med olika funktioner.

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.

Meriterande:

• Erfarenhet av projektadministration och ekonomisk uppföljning i offentligt finansierade projekt, exempelvis EU-projekt eller projekt finansierade av Vinnova, Tillväxtverket eller regionala aktörer.

• Erfarenhet av kund- och leverantörsreskontra, fakturahantering, projektredovisning och rekvirering.

• Erfarenhet av ekonomisystem, gärna Raindance, samt digitala finansiärsportaler.

• Erfarenhet av dokumenthantering och arkivering.

Lägst gymnasieutbildning är önskvärd, gärna med ekonomisk eller administrativ inriktning. Relevant arbetslivserfarenhet kan bedömas som likvärdig.

Formell ekonomexamen eller tidigare erfarenhet som controller är inte ett krav. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet, struktur, initiativförmåga och förmåga att snabbt sätta sig in i nya arbetsuppgifter.

Information om uppdraget, målsättning, resultat:

Verksamheten bedriver en omfattande projektverksamhet med cirka 18 parallella projekt finansierade av bland annat EU, Vinnova, Tillväxtverket och regionala aktörer. Projekten omfattar flera projektledare, samarbetspartners och finansiärer, med varierande krav på administration, ekonomisk uppföljning, dokumentation och rapportering.

Vi söker en projektkoordinator som kan ta ett samlat operativt ansvar för projektadministration och koordinering samt avlasta organisationen inom löpande ekonomiadministration.

Uppdraget omfattar huvudsakligen följande arbetsområden:

Projektadministration och koordinering

• Samordna och följa upp administrativa processer i projektportföljen.

• Bevaka deadlines för rapportering, rekvirering och andra åtaganden gentemot finansiärer och projektpartners.

• Samla in, sammanställa och kvalitetssäkra administrativa underlag från projektledare och andra berörda.

• Följa upp saknade underlag och aktivt driva arbetet framåt så att tidsplaner och leveranser hålls.

• Administrera och uppdatera uppgifter i finansiärernas projektportaler.

• Stödja projektledare i projektadministration, dokumentation och rapporteringsprocesser.

• Hantera löpande dokumentation och operativ projektarkivering gällande rutiner.

Projektekonomi och ekonomisk rapportering

• Bistå vid ekonomisk uppföljning av projektens budget, utfall och prognoser.

• Sammanställa ekonomiska underlag för rekvirering, redovisning och rapportering till finansiärer.

• Medverka vid beräkningar och uppföljning av projektkostnader, personalkostnader och pågående arbete.

• Stödja projektledare med ekonomisk information och underlag inför rapportering.

• Bidra till att projektens ekonomiska redovisning följer finansiärernas villkor och riktlinjer.

• Medverka vid upplägg och administration av projekt i ekonomisystemet.

• Ha löpande kontakt med finansiärer, projektpartners och andra berörda i administrativa och ekonomiska frågor.

Löpande ekonomiadministration

• Hantera kund- och leverantörsfakturor samt tillhörande reskontraarbete.

• Bistå med fakturakontroller, konteringsunderlag och uppföljning av betalningar.

• Utföra övrig löpande ekonomiadministration enligt överenskommelse med ekonomichef.

Rutiner och verksamhetsstöd

• Bidra till att utveckla och dokumentera rutiner, checklistor och arbetssätt för projektadministration och ekonomisk uppföljning.

• Identifiera förbättringsmöjligheter som förenklar administrationen och minskar risken för missade deadlines eller bristfälliga underlag.

• Vid behov bistå med övriga närliggande administrativa uppgifter.

Målsättning

Målet är att skapa en mer sammanhållen, effektiv och kvalitetssäkrad projektadministration där projektledare, finansiärer och samarbetspartners har en tydlig administrativ kontaktperson.

Förväntat resultat

• En samlad och uppdaterad överblick över projektens administrativa och ekonomiska deadlines.

• Underlag för rapportering och rekvirering sammanställda och levererade inom överenskomna tidsramar.

• Tydlig och fungerande uppföljning gentemot projektledare av saknade underlag och återstående aktiviteter.

• Löpande kund- och leverantörsadministration hanterad enligt gällande rutiner.

• Förbättrad struktur för projektadministration, dokumentation och ekonomisk uppföljning.

• Minskad operativ belastning på ekonomichef och projektledare.

Beräknad tid/omfattning:

Uppdraget avser ett tidsbegränsat uppdrag på plats i Norrköping.

Önskad start: Så snart som möjligt, preliminärt november 2026. Preliminärt till och med 31 maj 2027, med eventuell möjlighet till förlängning

Omfattning: Uppdraget avser ett tidsbegränsat uppdrag på 60 % av heltid.