Office Coordinator till Unum Tax

Vill du arbeta i en central roll där du får skapa en professionell, välkomnande och välorganiserad kontorsmiljö? Har du ett öga för detaljer och trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar? Nu söker Unum Tax en Office Coordinator/Receptionist som vill bli en nyckelperson i deras team! Unum Tax är en byrå som fokuserar på skattefrågor med kontor centralt i Stockholm City.

Om tjänsten

Det här är en direktrekrytering, vilket innebär att rekryteringsprocessen sker genom Academic Work men du kommer anställas direkt hos Unum Tax.

Som Office Coordinator får du en viktig roll där du ansvarar för att kontoret håller en hög standard och att både medarbetare och besökare får en förstklassig upplevelse. Du arbetar proaktivt och ser vad som behöver göras, ofta innan någon annan gör det.

Du erbjuds

En central och självständig roll i ett entreprenörsdrivet bolag

Möjlighet att påverka och utveckla kontorsmiljön

En familjär arbetskultur med hög delaktighet

Ett team med stark passion för sitt område

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du arbeta brett med både reception och kontorsadministration. Du kommer bland annat att:

Välkomna klienter och besökare på ett professionellt och trevligt sätt

Ansvara för att kontoret, konferensrum och gemensamma ytor alltid är representativa

Hantera beställningar och inventering av kontorsmaterial och förbrukningsvaror

Organisera och förbereda möten samt beställa catering

Hantera post, skanning och arkivering av dokument

Uppdatera kalendrar och interna system

Vara kontaktperson mot leverantörer och ta emot leveranser

Svara i telefon och hantera enklare mail

Ta initiativ till förbättringar i kontorsmiljön och bidra till trivsel

Du förväntas även ta egna initiativ i vardagen, exempelvis planera interna aktiviteter, organisera förråd eller säkerställa att kontoret håller en genomgående hög standard.

Vi söker dig som

Har goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift

Har god datorvana

Har en stark servicekänsla och ett prestigelöst förhållningssätt

Det är meriterande om du har

Tidigare erfarenhet av en liknande roll, gärna inom reception, kontorsadministration eller service.

Tidigare arbetat inom: Advokatbyrå, konsultverksamhet eller redovisningsbyrå

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:För att lyckas i rollen ser vi att du är initiativtagande och självgående. Du trivs i en miljö där du får ta ansvar och där din förmåga att skapa struktur och ordning gör skillnad.

Problemlösande och proaktiv och ser vad som behöver göras

Strukturerad och noggrann med ett öga för detaljer

Serviceinriktad och förtroendeingivande

Orädd och vågar kontakta olika personer för att lösa problem

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Processen består av:

Problem- och personlighetstester via Alva Labs

Telefonintervju

Digital evidensbaserad djupintervju med Academic Work

Intervju hos Unum Tax

Bakgrundskontroll

Referentagning

Beslut