Skolforskningsinstitutet söker administratör och registrator

Om Skolforskningsinstitutet

Skolforskningsinstitutet är en statlig myndighet under Utbildningsdepartementet. Vi verkar för lärande, utveckling och förbättrade kunskapsresultat genom att stärka förutsättningarna för att undervisningen kan planeras, genomföras och utvecklas på vetenskaplig grund.

Det gör vi bland annat genom att sammanställa forskningsresultat och fördela forskningsbidrag till praktiknära forskning. Vi är en myndighet under utveckling med ett tydligt sikte att fler i skolväsendet ska nås av och använda sig av våra forskningssammanställningar.

På Västgötagatan 5 på Södermalm i Stockholm erbjuder vi stimulerande arbetsuppgifter, kompetenta kollegor, en kreativ arbetsmiljö i aktivitetsbaserat landskap och möjlighet att förlägga delar av arbetstiden på distans. På institutet är vi i dag 25 med­arbetare, varav drygt hälften är disputerade forskare.

Beskrivning

Skolforskningsinstitutet söker en administratör och registrator till myndighetens kansli. Rollen innebär ett brett arbete med registratur, informationshantering, dataskydd, informationssäkerhet och intern administration i en mindre statlig myndighet.

Om uppdraget

Som administratör och registrator ansvarar du för myndighetens löpande registratur och ger administrativt stöd inom informationshantering och intern service. Du har en central roll i att se till att handlingar hanteras strukturerat och att myndighetens administrativa rutiner fungerar väl.

I uppdraget ingår även att samordna och ge verksamhetsnära stöd inom dataskydd och informationssäkerhet samt att hantera olika interna administrativa frågor. Arbetet sker i nära samarbete med kanslichefen, övriga medarbetare inom kansliet och myndighetens verksamhet.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat att:

registrera och diarieföra allmänna handlingar

hantera och fördela inkommande post och e-post

ge stöd till medarbetare i frågor om registrering och dokumenthantering

medverka i arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar

utveckla och dokumentera rutiner för registratur och informationshantering

samordna myndighetens löpande arbete med GDPR och dataskydd

ge administrativt stöd i informationssäkerhetsarbetet

administrera behörigheter och användarkonton

samordna frågor som rör IT, telefoni och digital utrustning

ge administrativt stöd till ledning och verksamhet

samordna praktiska och administrativa frågor inom myndigheten

bidra till utvecklingen av myndighetens administrativa arbetssätt.

Kvalifikationer

Du ska ha

relevant eftergymnasial utbildning inom registratur, arkiv, offentlig förvaltning, administration eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt

kunskap om de regelverk som styr hantering av allmänna handlingar

erfarenhet av administrativt arbete och dokumenthantering

god digital kompetens

Kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har

erfarenhet av arbete i statlig myndighet

aktuell erfarenhet av arbete med registratur och diarieföring i offentlig verksamhet

erfarenhet av arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar

erfarenhet av att samordna arbete inom GDPR och dataskydd

erfarenhet av administrativt informationssäkerhetsarbete

erfarenhet av behörighetsadministration

erfarenhet av IT-, telefoni- eller systemadministration

erfarenhet av intern service och administrativ samordning

erfarenhet av att utveckla och dokumentera administrativa rutiner och processer

erfarenhet av arbete i en mindre organisation med breda ansvarsområden.

Dina personliga egenskaper

Som person är du strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du tar ansvar för ditt arbete, har förmåga att prioritera mellan olika uppgifter och bidrar till ordning och tydlighet. Du samarbetar väl med andra och kan på ett pedagogiskt sätt ge stöd i frågor som rör registratur och informationshantering. Du har gott omdöme, hög integritet och förståelse för de krav som ställs på arbete i en statlig myndighet. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Villkor

Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.

Ansökan görs i rekryteringssystemet Varbi.

Välkommen med din ansökan.