Registrator/dokumentcontroller till Kulturförvaltningen

Stockholm - vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss - för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm.

Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Välkommen till oss

Är du en erfaren registrator som drivs av utveckling och förbättring? Vill du kombinera din kompetens inom offentlighetsprincipen med dataskyddsfrågor i en verksamhet som engagerar och gör skillnad för stockholmarna? Då kan du vara den vi söker!

Du kommer tillhöra administrativa stabens kanslifunktion tillsammans med nämnsekreteraren, chefsassistenten och arkivarie. Avdelningen har ett övergripande ansvar för förvaltningens planering, uppföljning, lokaler och säkerhet, ekonomi, inköp och upphandling, IT, digitalisering, HR samt arkivfrågor.

Hos oss arbetar du med frågor som verkligen spelar roll. Vi drivs av en vilja att vara professionella, ligga i framkant och ständigt utvecklas. Tillsammans bygger vi en lärande organisation som vågar tänka nytt.

Vi erbjuder

Goda möjligheter till kompetensutveckling.

En förvaltning med flera spännande verksamheter såsom bibliotek, kulturskola och museer.

Omväxlande arbetsuppgifter med stor möjlighet att påverka.

En modern arbetsplats i Rinkeby med goda kommunikationer.

En snabbrörlig avdelning där utveckling uppmuntras.

Kompetenta och generösa kollegor.

Tillgång till nätverk inom Stockholms stad.

Din roll

I rollen som registrator/dokumentcontroller har du en central funktion på förvaltningen. Du arbetar för att förvaltningen efterlever offentlighetsprincipen genom att ge stöd i uppgifter som rör informationshantering. Du kommer även stötta förvaltningen i frågor som rör dataskydd, i nära samverkan med förvaltningens dataskyddsombud.

Rollen omfattar både operativa och strategiska uppgifter, där du tillsammans med dina kollegor driver utvecklingsarbetet framåt.

I rollen ansvarar du bland annat för:

kulturförvaltningens centrala registratur, vilket innebär att registrera allmänna handlingar, sköta löpande registervård i diariet, lämna ut allmänna handlingar och hantera frågor om sekretess,

att kvalitetssäkra och utveckla förvaltningens informationshantering,

att bevaka förvaltningens funktionsbrevlådor,

att samordna förvaltningens registratorsnätverk och representera förvaltningen i stadsgemensamma forum för registratorer,

att samordna och uppdatera förvaltningens registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar enligt GDPR,

att hantera frågor om dataskydd, till exempel begäran om registerutdrag, statistik till dataskyddsombudets årsrapport och löpande arbete med registerförteckningen,

att stötta och utbilda kollegor i offentlighetsprincipen, informationshantering och dataskydd,

att vara objektspecialist för dokument- och ärendehanteringssystemet e-Dok.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

registratorutbildning, eller annan högskoleutbildning som vi bedömer som relevant t.ex. arkiv- och informationsvetenskap. Alternativt har du inhämtat motsvarande kunskap och kompetens genom flerårig arbetslivserfarenhet med liknande arbetsuppgifter.

erfarenhet av att arbeta som registrator, dokumentcontroller eller liknande roll.

kunskaper om relevant lagstiftning, framför allt inom offentlighets- och sekretesslagstiftning samt förvaltningslagen.

kompetens inom dataskyddsområdet (GDPR).

hög digital kompetens, med vana av att arbeta i ett ärendehanteringssystem och Officepaketet.

mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

erfarenhet av arbete med frågor som rör dataskydd och informationssäkerhet.

erfarenhet av liknande arbete inom offentlig myndighet.

erfarenhet av att hålla utbildningar och god presentationsförmåga.

Vi söker dig som trivs i en social miljö med både interna och externa kontakter. Du behöver kunna kommunicera, samarbeta och skapa relationer. Att självständigt leda och driva arbetet framåt faller naturligt för dig, samtidigt som du skapar struktur, tydlighet och engagemang både för dig själv och för andra. Du trivs med omväxlande arbetsuppgifter där din noggrannhet och planeringsförmåga säkerställer att uppgifter slutförs i tid och håller hög kvalitet. För att lyckas med uppdraget behöver du ha en helhetssyn, där du ser på frågor i ett brett perspektiv och förstår hur ditt arbete påverkar andra delar av organisationen. Slutligen drivs du av utveckling där du tar initiativ till förändring, motiverar andra och bemöter eventuellt motstånd med lyhördhet och konstruktivitet.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

Övrigt

För denna roll kommer vi att göra en bakgrundskontroll på slutkandidaten.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Här kan du läsa mer om kulturförvaltningen. Kulturförvaltningen satsar på och prioriterar digital kompetens och erbjuder kompetensutveckling för alla medarbetare.

Läs mer om våra förmåner här, och läs mer om hur det är att jobba i Stockholms stad.