Office Coordinator

Om Hedvig

Eftersom du har landat på den här sidan vet du säkert redan att Hedvig är en omskakare inom insurtech. Som det enda älskade försäkringsbolaget i Sverige (i världen?) har vi bevisat att det är möjligt att skaka om en hel bransch, med människors bästa i åtanke. Vi har arbetat hårt sedan starten med att förändra en bransch som är svår att älska - till något som man åtminstone kan gilla. Hos oss på Hedvig tror vi att det enda sättet att göra det är att arbeta med talangfulla och härliga medarbetare.

Om Rollen

Den här rollen passar dig som är i början av din karriär och vill ta ett stort ansvar tidigt. Du kanske har arbetat något eller några år inom administration, service, reception, koordinering eller liknande och känner dig redo för nästa steg. Vi söker inte en erfaren Office Manager, utan en person med driv, energi och vilja att lära sig.

Du kommer att ansvara för kontorsdrift, administration och intern service. Rollen är bred och varierad och spänner över områden som Office Operations och Claims Administration. Du kommer att säkerställa att både kollegor, processer och praktiska flöden får det stöd som behövs för att fungera effektivt. Cirka 40% av tiden kommer att vara kopplad till kontorsdrift, kultur och interna aktiviteter, medan resterande del fokuserar på administration och backoffice-relaterade uppgifter.

Eftersom rollen är nära kopplad till den dagliga verksamheten på kontoret förväntas du tillbringa större delen av din arbetstid på plats. Samtidigt finns det viss flexibilitet när verksamheten tillåter det.

Notera att lönen ligger på mellan 25 000-28 000 kr/mån.

Dina ansvarsområden omfattar bland annat:

• Office Operations & kultur:
  
  • Säkerställa att kontoret fungerar smidigt i vardagen, med stöd från teamet när det behövs.
  • Planera, koordinera och rodda interna och externa aktiviteter (frukostar, AW, firanden, kick-offs etc.).
  • Agera kulturbärare och vara den naturliga kontaktpunkten på kontoret.
  • Koordinera kontakten med externa leverantörer (hyresvärd, städ m.fl.) samt samordna arbetsmiljöfrågor och skyddsronder.
  • Stötta och koordinera onboarding och offboarding av medarbetare tillsammans med IT och People-teamet.
  • Hantering av fysisk post.
• Claims Administration & Partnerkontakt:
  
  • Hantera och sortera ärenden i digitala inkorgar samt administrera fullmakter och prisförslag i interna system.
  • Sköta kontakt och ärendehantering med externa partners.
  • Hantering av konfidentiella dokument.

Vem är du?

För att trivas i den här rollen och på Hedvig behöver du trivas med variation och känna dig trygg i att ta egna initiativ och leda ditt eget arbete. Ena stunden planerar du en kickoff eller fixar praktiska saker på kontoret, för att i nästa stund sitta fokuserat med administration i våra system. Du är en person som drivs av att ge god service, men som också har den struktur och noggrannhet som krävs för att hantera administrativa processer.

Vi tror att du:

• Tar egna initiativ och är handlingskraftig: Du väntar inte på instruktioner utan har ett öga för vad som behöver göras, fattar egna beslut och ser till att saker blir gjorda från start till mål.
• Är en naturlig kulturbärare: Du tycker om att skapa goda relationer och bidrar till en positiv och välkomnande atmosfär på kontoret. För dig är inga uppgifter för stora eller för små - du hugger i där det behövs med en positiv inställning, oavsett om det handlar om att planera en fest eller tömma en diskmaskin.
• Är strukturerad: Du är noggrann, har god organisationsförmåga och en bra administrativ förståelse. Du trivs med digitala verktyg och att sätta dig in i nya system.
• Är en skicklig kommunikatör: Du har utmärkt kommunikationsförmåga och talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska.

Meriterande: Vi tror att du har omkring 0-2 års arbetslivserfarenhet, gärna från en administrativ, koordinerande eller serviceinriktad roll, exempelvis inom reception, kundservice, hotell, butik, event eller office support. Du behöver inte ha gjort allt tidigare, vi letar efter rätt personlighet och potential snarare än lång erfarenhet.

Vi då?
Som en del av Hedvig-teamet märker man snabbt att "allmänna sanningar" inte accepteras utan att bli ifrågasatta. Vi är en entusiastisk grupp människor som älskar att utmana varandra för att hitta den bästa vägen framåt. Vi bryr oss inte om vem som säger något; vi bryr oss om vad som sägs. Vi lägger mycket kraft på att bygga en förtroendefull kultur där frihet, kollektivt tänkande och individuellt ägande står i centrum. Vi är inte perfekta - långt ifrån - men vi pratar om och lär av våra misstag för att kontinuerligt förbättra oss. Och vi ser till att ha väldigt roligt på vägen! Som individer, som team och som företag!

Kom och joina Hedvigteamet, inkl våra älskade kontorshundar, i nyrenoverade kontorslokaler i centrala Stockholm.

Department Service Locations Hedvig HQ Sthlm Remote status Hybrid Employment type Full-time