Gruppadministratör buss, pendel & sjö

Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad gruppadministratör till ett långsiktigt uppdrag inom kollektivtrafik och investeringsprojekt i Stockholm. Rollen passar dig som trivs med många kontaktytor, varierande administrativa arbetsuppgifter och ett högt tempo där struktur, framförhållning och god prioriteringsförmåga är avgörande.

Om uppdraget

Som gruppadministratör kommer du att stötta en projektgrupp som ansvarar för flera större investeringar inom bland annat buss, pendeltåg, depåer, terminaler och elektrifiering.

Du fungerar som gruppens administrativa nav och arbetar brett med bland annat behörigheter, dokumenthantering, diarieföring, fakturor, budgetuppföljning, konsultadministration och onboarding.

Arbetet är till viss del händelsestyrt, vilket innebär att du behöver kunna växla mellan olika arbetsuppgifter och snabbt prioritera om när verksamhetens behov förändras.

Arbetsuppgifter

Vara gruppens huvudadministratör i passersystem och hantera bland annat registrering av uppdrag och behörigheter

Stödja projekten med löpande diarieföring

Administrera dokumenthanteringssystem, inklusive behörigheter och mappstrukturer

Stödja administrativa delar vid större projektmoment och projektöverlämningar

Administrera åtaganden och SOW

Ta emot och fördela fakturor

Följa upp budget och administrera utökningar vid behov

Hantera konsultavrop, förlängningar och förändringar av befintliga konsultuppdrag

Genomföra onboarding, exempelvis beställning av behörigheter och hårdvara

Hantera administrativa beställningar, informationsflöden och uppföljningar

Samverka med projektmedlemmar, interna funktioner och externa parter

Bidra till att förbättra administrativa rutiner, processer och arbetssätt

Obligatoriska krav

Vi söker dig som har:

Som lägst gymnasieexamen

Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet

Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet

Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration

Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation

Erfarenhet från minst ett uppdrag eller en anställning där du har identifierat, föreslagit och genomfört förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service

Minst 3 års erfarenhet av Microsoft 365

God förmåga att snabbt sätta dig in i nya administrativa system och digitala verktyg

Mervärdeskrav

Det är meriterande om du har:

Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis beställning av passerkort, behörigheter, dator, telefon eller annan utrustning

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du är:

Ansvarsfull och initiativtagande

Serviceinriktad och lösningsorienterad

Strukturerad med god prioriteringsförmåga

Självständig och van att driva dina arbetsuppgifter framåt

Kommunikativ och tydlig

Samarbetsorienterad och relationsskapande

Flexibel och trygg i att hantera förändrade prioriteringar

Intresserad av samhällsutveckling och kollektivtrafik

Du behöver trivas med att vara spindeln i nätet och ha förmågan att ligga steget före för att skapa struktur och underlätta för dina kollegor.

Viktigt

Uppdraget kan komma att placeras i säkerhetsklass, vilket innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan bli aktuellt.

Uppdragsinformation

Omfattning: 100 %, 40 timmar per vecka

Plats: Kungsholmen, Stockholm

Arbetsform: möjlighet till både arbete på plats och på distans utifrån verksamhetens behov och beställarens godkännande

Sista ansökningsdag: 4 september 2026

Om Soros Consulting

Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!