Erfaren administratör med intresse för kvalité- och verksamhetsutveckling

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 350 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Välkommen till oss

Enheten för Stöd- och utveckling är en av fyra enheter vid Juridiska avdelningen inom Stadsledningskontoret. På enheten arbetar idag dataskyddsombud och visselblåsarhandläggare samt administratörer, arkivarie och receptionist tillsammans med enhetschefen.

Vårt uppdrag är tillse att Staden lever upp till gällande dataskyddsreglering samt hantera Stadens visselblåsarfunktion. Vidare är uppdraget att ge service och bidra med stöd genom att underlätta arbetet för avdelningens jurister. Vi ska även bidra med att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov. Hos oss får du arbeta med en mängd spännande arbetsuppgifter och bidra med din kompetens vilket gör arbetet både varierande och utmanande.

Vi erbjuder dig

• Ett härligt team och trevliga arbetskamrater.
• Just nu sitter vi i provisoriska lokaler men vi kommer under senhösten att flytta till nyrenoverade, ljusa lokaler i Kanalhuset, Kungsholmen.
• Bra personalförmåner, läs gärna mer om våra förmåner här .
• Goda möjligheter till utveckling.
• Möjlighet finns att jobba 1 dag/vecka från annan plats än kontoret.

Din roll

Som vår erfarna administratör ser vi dig som en lagspelare inom stöd- och utvecklingsenheten på Juridiska avdelningen. Arbetsuppgifterna varierar mellan stort och smått och du behöver vara beredd på att kavla upp ärmarna och lösa problem/utmaningar. Vi söker därför dig som är en initiativtagande person, det vill säga en ”doer” som tar ansvar för dina arbetsuppgifter men även är beredd att rycka in på annat när det behövs - på alla nivåer!

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Bevaka och tillse medarbetarnas behov av administrativt stöd när det gäller förhandlingar, akter, anordning av utbildningar och andra på avdelningen förekommande behov.
• Delta i och planera avdelningarnas övriga aktiviteter, vilket innebär varierad karaktär av administrativt support.
• Fakturahantering i Stadens system Agresso.
• Dokument- och akthantering.
• Hantera Juridiska avdelningens funktionsbrevlådor till vilka våra uppdragsgivare sänder nya uppdrag och kompletteringar i pågående ärenden. Även domstolar och andra myndigheter kommunicerar via dessa lådor.
• Telefonväxelavbytare.
• Arbeta med att förbättra avdelningens arbete generellt och särskilt vad gäller vårt ärende- och dokumenthanteringssystem.
• Vara aktiv i utvecklingsprojekt.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• en avslutad gymnasial utbildning, meriterande är påbyggnad inom administration, service, ekonomi, juridik eller en paralegal-examen,
• mycket god datorvana och utmärkta kunskaper i Office-paketet och även lätt att sätta sig in i nya system,
• arbetat med kvalité- och verksamhetsutveckling, exempelvis digitala arbetssätt,
• arbetat med utbildning/presentationer,
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem,
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta i en administrativ roll i motsvarande verksamhet hos offentlig eller privat aktör,
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister, domstol och övriga myndigheter.

Arbetet är dynamiskt och kan förändras över tid, vilket ställer krav på flexibilitet, prestigelöshet och ett lösningsorienterat arbetssätt.Vi sätter vidare stort värde på dig som person – att du är en lagspelare som tar ansvar för dina egna uppgifter men som också stöttar övriga i teamet!

Du är ansvarsfull, pålitlig och noggrann och har en mycket god förmåga att självständigt organisera ett strukturerat arbete. Du kan vid behov arbeta i ett högt tempo utan att göra avkall på kvalitet. Du förstår vikten av en korrekt formell hantering av beslutsunderlag, kungörelser, protokoll m.m. Du är flexibel och tycker att det är roligt att utföra såväl rutinartade som mer kvalificerade uppgifter. Att samarbeta, ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat och en god kommunikation är självklart för dig. Du uppskattar en varierade och föränderlig arbetsmiljö och drivs av utveckling och engagemang.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten.

Rekryteringsprocessen kommer bestå av intervjuer, referenstagning samt eventuellt arbetspsykologiska tester som ett komplement i helhetsbedömningen. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.