Arkivregistrator till trafikkontoret

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Trafikkontoret ansvarar för att sköta om och utveckla Stockholms offentliga rum, så att de är trygga, attraktiva, framkomliga och hållbara. Uppdraget innefattar allt ifrån att ta hand om den befintliga stadsmiljön till att genomföra strategiska investeringsprojekt och planera för morgondagens växande storstad. För att klara vårt uppdrag är vi ca 500 kollegor, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en stad i framkant med hållbara transportlösningar och levande miljöer, både idag och i framtiden.

Välkommen till oss

Hos oss arbetar du där det händer, i hjärtat av vår vackra huvudstad.

Informationshanteringsenheten är en del av avdelningen Verksamhetsstöd, som ansvarar för stöd inom hr, it, säkerhet och beredskap, synpunktshantering och nämndadministration.

Vi är 17 anställda, alla med olika ansvarsområden men med ett och samma mål: att styra och stödja trafikkontorets informationsrelaterade utveckling inom områdena arkiv och registratur, informationssäkerhet och dataskydd. Informationshanteringsenheten arbetar även på uppdrag av exploateringskontoret.

Nu söker vi dig som värdesätter att ge bra service till både kollegor och allmänheten i frågor som kan handla om allt från att hitta en ritning till ett specifikt byggnadsverk till att leta fram avtal som rör stadens olika samarbeten och projekt. Det kan vara både enkla och snabba frågor men också lite kluriga som kräver mer efterforskning.

Vi erbjuder

Vi har en trygg arbetsplats där vi hjälper och stöttar varandra och tillsammans värnar om den goda arbetsmiljön. Du erbjuds kompetensutveckling och självklart ges du goda möjligheter till delaktighet och inflytande.

Arbetsmiljö och hälsa är viktigt för oss. Vi erbjuder friskvårdsbidrag, friskvårdstimme och möjlighet att delta i friskvårdsaktiviteter.

Läs gärna mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Stockholms stad.

Din roll

Som arkivregistrator ingår du i en arbetsgrupp med ytterligare tre arkivregistratorer. Arkivregistratorerna ambulerar mellan två arbetsplatser, dels det tekniska arkivet, som ligger i Stadsarkivets lokaler på Liljeholmskajen, dels avtalsarkivet i Tekniska nämndhuset på Fleminggatan. Utgångspunkten är att man delar sin tid mellan de två arbetsplatserna, vilket gör arbetet omväxlande, men kräver också att man är flexibel och kan ställa om med kort varsel.

Vårt fokusområde är att tillgängliggöra och lämna ut allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen till privatpersoner, företag, myndigheter, konsulter, våra egna anställda med flera. Du arbetar med skanning och registrering av avtal, ritningar, teknisk dokumentation och andra handlingar. Vid utlämnande av allmänna handlingar ingår även sekretessbedömningar. Kundkontakterna sker via e-post, besök och telefon. Eftersom vi ska vara tillgängliga under våra öppettider krävs det att vi arbetar på plats och möjligheten till distansarbete är alltså begränsad.

Din kompetens och erfarenhet

Då vi har mycket kontakt med såväl interna som externa personer behöver du vara lyhörd, ha en god servicekänsla och kommunikativ förmåga. Du bemöter andra på ett lugnt och stabilt sätt. Vi lägger stor vikt vid att du är en strukturerad, ordningsam och noggrann person som själv tar ansvar för att driva ditt eget arbete framåt. Du behöver vara flexibel och tycka om att samarbeta, så att det dagliga arbetet blir så effektivt som möjligt.

Vi söker dig som har

• relevant eftergymnasial utbildning (exempelvis inom offentlig förvaltning, digital informationshantering, registratur eller arkiv) eller motsvarande yrkeserfarenhet som vi bedömer som likvärdig
• god kunskap om lagar och regler gällande allmänna handlingar, främst tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen
• aktuell och flerårig arbetslivserfarenhet från arbete i arkiv, registratur eller annan administrativ verksamhet med fokus på informationshantering i offentlig sektor som arbetsgivaren bedömer som relevant
• god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• grundläggande kunskaper i engelska
• grundläggande it-kunskaper, främst i Officepaketet och lätt för att lära dig nya system.

Det är meriterande om du har

• arbetat som dokumentcontroller eller motsvarande i infrastrukturprojekt
• praktisk erfarenhet av att tillämpa främst tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen vid utlämnande av allmänna handlingar
• erfarenhet av att hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökanden.

Övrigt

I det tekniska arkivet på Liljeholmskajen förekommer en del tunga lyft. Att hantera ritningar, flytta arkivboxar med mera är ett rörligt arbete som kräver viss uthållighet och styrka.

Som en del av rekryteringen kan vi komma att använda arbetspsykologiska tester.

En anställning hos innebär placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer genomföras före beslut om anställning.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.