Informations- och arkivansvarig till Helsingborgshem

Om tjänsten

Som informations- och arkivansvarig ansvarar du för Helsingborgshems informationshantering, registratur, arkiv och dokumentstyrning. Rollen är bred och passar dig som vill kombinera strategiskt utvecklingsarbete med ett nära och viktigt operativt ansvar. Du driver förbättringar, vägleder verksamheten och omsätter krav, lagstiftning och riktlinjer till praktiska arbetssätt. Samtidigt är du själv delaktig i det löpande arbetet inom registratur, arkiv och dokumenthantering - där din noggrannhet, struktur och känsla för kvalitet gör verklig skillnad i vardagen.

Rollen rapporterar till ekonomichef och innebär nära samarbete med bland annat verksamhetsutveckling, kommunikation, IT, dataskydd, processägare och informationsägare.

Dina huvudsakliga ansvarsområden kommer att inkludera:

Informationsstyrning och informationsförvaltning

I rollen driver och förankrar du förbättringar inom informationshanteringsområdet genom att skapa förståelse, vägleda verksamheten och omsätta krav och riktlinjer till praktiska arbetssätt.

I rollen ingår bland annat att:

• Utveckla och förvalta struktur, styrande dokument och arbetssätt för informationshantering.
• Ansvara för informationsklassning och ansvarsfördelning för information.
• Utveckla arbetssätt som stärker sökbarhet, informationskvalitet och möjligheten att använda AI på ett tryggt och ändamålsenligt sätt.
• Stödja verksamheten i frågor som rör GDPR, informationssäkerhet och NIS2.
• Förvalta och vidareutveckla bolagets ledningssystem för informationssäkerhet (LIS).
• Delta i bolagets digitaliserings- och utvecklingsinitiativ samt fungera som sakkunnig inom informationsförvaltning och dokumentstyrning.

Registratur, arkiv och dokumenthantering

Du har ett strategiskt och operativt ansvar för bolagets registratur- och arkivverksamhet och arbetar självständigt med såväl löpande ärendehantering som utvecklingsfrågor.

I rollen ingår bland annat att:

• Registrera och diarieföra inkommande och upprättade handlingar.
• Säkerställa korrekt hantering av allmänna handlingar, inklusive utlämnanden, sekretessbedömningar samt stöd till verksamheten i frågor om offentlighet och sekretess.
• Ansvara för arkivredovisning, gallring och bevarande.
• Utveckla bolagets informationshanteringsplaner.
• Delta i utvecklingen av e-arkiv och digital informationshantering.
• Utbilda och stödja organisationen inom dokument- och ärendehantering.

Egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och ansvarstagande, med gott omdöme i frågor som kräver integritet, sekretess och förtroende. Du trivs med att växla mellan utvecklingsfrågor och praktiskt genomförande och har förmåga att skapa förståelse för gemensamma arbetssätt genom ett tydligt och pedagogiskt sätt att kommunicera.

Vi söker dig som uppskattar kombinationen av:

• Strategiskt utvecklingsarbete
• Operativ handläggning
• Juridiska frågeställningar
• Verksamhetsutveckling
• Informationssäkerhet och digitalisering

Du är nyfiken, utvecklingsorienterad och uthållig. Du bygger förtroendefulla relationer och driver förändring framåt på ett engagerande och lösningsorienterat sätt. Personlig lämplighet är av stor vikt.

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

• Högskole- eller universitetsutbildning inom relevant område, exempelvis informations-förvaltning, arkiv, juridik eller offentlig förvaltning.
• Erfarenhet av registratur, arkiv eller informationshantering.
• God kunskap om offentlighet, sekretess och dokumenthantering.
• Mycket god svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du även har:

• Erfarenhet av informationsklassning.
• Erfarenhet av e-arkiv.
• Erfarenhet av informationssäkerhet.
• Erfarenhet av att utveckla styrande dokument och gemensamma arbetssätt.

Kontakt och ansökan
Låter detta som en roll för dig? Då är du välkommen med din ansökan. Urval och intervjuer sker löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt. Vi använder bakgrundskontroll vid samtliga rekryteringar.

Vi samarbetar med Jefferson Wells i denna rekrytering. Har du frågor är du välkommen att höra av dig till rekryteringskonsult, Angela Ekelöf - angela.ekelof@jeffersonwells.se.