Arkivassistent till Norra innerstaden

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Norra innerstadens stadsdelsområde består av de centrala delarna av Stockholm, Norrmalm och Östermalm. Här arbetar vi för att ge våra 155 000 invånare den bästa verksamheten inom bland annat förskola, socialtjänst, äldreomsorg och stadsutveckling. Vi välkomnar dig som vill vara med och göra skillnad för invånarna i Norra innerstaden.

Är du redo att växa i din yrkesroll och bygga värdefull erfarenhet i en av landets största arkivverksamheter? Som arkivassistent hos oss får du en central roll där du arbetar nära verksamheten och bidrar till en säker och strukturerad informationshantering.

Välkommen till oss

Som arkivassistent ingår du i kanslienheten inom kvalitetsavdelningen. Avdelningen ansvarar för arkiv, registratur och nämndprocessen samt samordnar förvaltningens arbete med planering och uppföljning i ILS. Här drivs också frågor som rör innovation och verksamhetsutveckling, it, inköp och upphandling samt säkerhets-, trygghets- och medborgarfrågor.

Kanslienheten är en mindre enhet som består av sju medarbetare inklusive enhetschef. Hos oss blir du en del av ett nära och hjälpsamt samarbete där arkivarie och arkivassistenter arbetar tillsammans i både operativa och strategiska frågor.

Enheten har verksamhet på två kontor – ett vid S:t Eriksplan och ett på Karlavägen. Rollen innebär en varierad vardag där du delar din tid mellan kontoren och arkiven

En hälsning från din framtida chef

Jag heter Nina Svensson och är kanslichef på kvalitetsavdelningen i Norra innerstaden. Kanslienheten är en liten men viktig enhet med ansvar för nämnd, registratur och arkiv. Vi har en stöttande, serviceinriktad och rådgivande roll gentemot medarbetare och chefer, förtroendevalda och Norra innerstadens invånare. På kansliet får man en utmärkt inblick i aktuella frågor som påverkar och engagerar stockholmarna!

På kansliet arbetar vi tätt, lär av varandra och hjälps åt, och vi har alla ett stort engagemang för demokratifrågor, rättssäkerhet och struktur. För mig som chef är det prioriterat att arbeta med frågor som rör arbetsglädje, yrkesstolthet och utveckling av smarta arbetssätt som förenklar och förbättrar för både de vi stöttar och för oss själva. Jag förespråkar frihet under ansvar för mina medarbetare, där jag som chef ändå finns nära till hands om man vill stämma av stort och smått. Jag önskar att mitt ledarskap uppfattas som uppmuntrande, lugnt och tryggt. Det är centralt för mig att kansliets medarbetare får de verktyg de behöver för att kunna trivas på jobbet, arbeta effektivt och få genomslag för goda idéer och förbättringsförslag.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi erbjuder

• Friskvårdbidrag
• Flextid och möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet tillåter för att främja balansen mellan privat- och arbetsliv
• Kortare arbetstid under sommarmånaderna
• Läs mer om våra förmåner och Stockholms stad som arbetsgivare här

Din roll

Som arkivassistent arbetar du nära verksamheten och bidrar till att säkerställa en rättssäker, strukturerad och tillgänglig informationshantering. Rollen kombinerar praktiskt arkivarbete med löpande stöd och vägledning till handläggare, chefer och verksamheter inom förvaltningen.

I rollen ingår att skapa ordning och struktur i både fysiska och digitala handlingar samt att stödja verksamheten i frågor som rör arkivering, gallring, informationshantering och offentlighetsprincipen. Arbetet omfattar bland annat bemanning av aktexpedition och förteckningsarbete. Du arbetar också med leveranser till stadsarkivet, där arbetsinsatsen periodvis intensifieras, särskilt under sen höst och vinter. Arbetet innebär både förberedelse av handlingar för bevarande och praktisk gallring av material enligt gällande lagstiftning och styrdokument.

I rollen kommer du även att:

• ge vägledning i frågor om bevarande, gallring och informationssökning
• stötta verksamheter i hantering av allmänna handlingar
• delta i nätverk och samverkan inom staden uppdatera, upprätta och implementera styrdokument, strategier och rutiner

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• en avslutad eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan som vi bedömer likvärdig
• kunskaper i offentlighets- och sekretessfrågor samt relevanta regelverk kopplade till arkivverksamhet
• mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift
• goda kunskaper i engelska i både tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• aktuell erfarenhet som arkivassistent eller arkivarie med praktisk erfarenhet inom aktexpedition, förteckning och leverans till slutarkiv
• erfarenhet från offentlig, kommunal eller ideell sektor från arbete och/eller praktik
• systemerfarenhet från Stockholms stads dokument- och ärendehanteringssystem, exempelvis eDok, Paraplyet eller Visual Arkiv

Som person söker vi dig som är strukturerad och trivs med att skapa ordning och reda. Du har ett gott öga för detaljer och arbetar noggrant för att säkerställa att arbetet utförs enligt rutiner, processer och kvalitetskrav. Du tar ansvar för ditt arbete, trivs med att jobba självständigt och har förmåga att driva uppgifter framåt på ett lösningsorienterat sätt. Du kommer ha en stödjande roll i verksamheten, vilket gör att vi ser att du är hjälpsam, serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med andra. Du är lyhörd i mötet med olika personer och känner dig trygg i att vägleda i processer som kan upplevas komplexa av andra.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och CV.

Screeningtester kan komma att användas som en del av rekryteringsprocessen i samband med det första urvalet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.