Administrativ assistent till Område Öppenvård i Järva

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Område öppenvård består av fem enheter som erbjuder stöd och behandling till barn, unga, familjer och vuxna. Tre av dessa enheter är specialiserade på barn och ungdomar i åldrarna 0–20 år samt deras familjer. Inom verksamheten finns även Järva stöd och behandling, som vänder sig till vuxna med beroendeproblematik genom att erbjuda behandling, boendestöd, sysselsättning och stöd till anhöriga. Dessutom omfattar området en enhet där stadsdelens skolsociala team och Järva ungdomsmottagning finns. Vi är en utvecklingsinriktad verksamhet som vågar prova nya arbetssätt och som driver flera projekt för att kontinuerligt förbättra stödet till våra invånare. Vi är en dynamisk arbetsplats med engagerade och kompetenta medarbetare, där innovation och verksamhetsutveckling står i fokus.

Vi söker nu dig som vill arbeta som administrativ assistent hos oss. I rollen stöttar du områdeschef samt enheterna med administrativa, praktiska och tekniska uppgifter. Områdets enheter är lokaliserade i Kista, Tensta och Hjulsta. Den huvudsakliga arbetsplatsen är Kista förvaltningshus, men rollen innebär att du behöver kunna arbeta flexibelt och röra dig mellan samtliga enheter och lokaler inom området.

Vi erbjuder

Som anställd hos oss har du möjlighet att ta del av förmånliga erbjudanden hos flera gymkedjor och simhallar. Vi erbjuder friskvårdsbidrag och flexibel arbetstid enligt flextidsavtal. Läs mer om våra förmåner här .

Din roll

Som administrativ assistent hos oss är du serviceinriktad och ger dagligt stöd till områdeschef, enhetschefer och medarbetare inom området. Du bistår även områdeschef med olika administrativa uppgifter och fungerar som ett viktigt stöd i det dagliga arbetet.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är:

• hantering av inkommande och utgående fakturor i systemet Agresso, samt löpande kontakt och samordning med leverantörer
• genomföra beställningar och inköp, exempelvis till APT, födelsedagsfiranden, frukostar, m.m.
• bokningar av resor, lokaler och planeringsdagar
• hantering av lokalfrågor, inklusive felanmälningar och övriga ärenden kopplade till våra fyra lokaler
• bistå områdeschef med administrativa göromål
• ge stöd till chefer och medarbetare i tekniska, praktiska och administrativa frågor samt bidra till en trivsam och välfungerande arbetsmiljö
• ordna med behörigheter för nya och befintliga medarbetare
• brandansvar tillsammans med verksamhetsutvecklare
• arkivansvarig
• larmansvarig, hantering av beställningar, provlarm och felanmälningar
• bilansvarig, hantering av biluthyrning och andra ärenden gällande våra tre bilar
• excellistor, exempelvis semesterlista, telefonlistor vid behov
• vara flexibel och stötta våra olika enheter samt röra dig mellan verksamheternas olika lokaler
• övriga administrativa arbetsuppgifter kan förekomma

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• eftergymnasial utbildning, gärna inom ekonomi och administration, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• aktuell erfarenhet som administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
• erfarenhet av Stockholms stads system, exempelvis e-inköpssystemet och ekonomisystemet Agresso
• erfarenhet av samordning och samverkan med olika leverantörer i en liknande roll
• goda kunskaper i Officepaketet
• god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift

Meriterande om du har:

• erfarenhet av att upprätta avropsavtal och genomföra direktupphandlingar
• B-körkort

Vi söker dig som är flexibel och har lätt för att anpassa dig till förändrade förutsättningar. Du tar eget ansvar och driver dina arbetsuppgifter framåt på ett självständigt sätt. Du är strukturerad och arbetar på ett effektivt sätt, med god förmåga att planera och hålla uppsatta tidsramar. Rollen kräver att du är serviceinriktad, lyhörd och hjälpsam, eftersom en stor del av arbetet innebär att stötta andra. För att lyckas i rollen behöver du också ha en god samarbetsförmåga.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och motivation för tjänsten.

Övrigt

I denna rekrytering ingår det tester som en del av bedömningen i samband med urval.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen till Järva stadsdelsförvaltning!

För att möta dagens och framtidens utmaningar bildades Järva stadsdelsförvaltning 2023. I vår stadsdelsförvaltning utvecklar vi stöd och service med fokus på alla Järvabor. Våra verksamheter präglas av samarbete, mod, empati och respektfullt bemötande. Vi eftersträvar öppen kommunikation och respekt för olikheter och vi tror att mångfald och en jämn könsfördelning bidrar till att utveckla vår verksamhet. Vi hoppas att du som söker vill utvecklas tillsammans med oss.

Här kan du läsa mer om Järva stadsdelsförvaltning.