Behöver du skriva ett rekommendationsbrev? Så här gör du steg-för-steg

Ett bra rekommendationsbrev kan vara det där lilla extra som tippar vågen. Det är någon som säger "jag har sett den här personen jobba, och hen är verkligen bra" – med konkreta exempel och en värme som ett CV aldrig kan förmedla. Här går vi igenom när rekommendationsbrev behövs, hur du skriver ett som faktiskt gör skillnad, och en mall du kan utgå från.

Ett rekommendationsbrev är någon annans röst om dig. En före detta chef, kollega eller lärare som intygar att du är så bra som du själv säger – men med deras ord, deras exempel och deras trovärdighet.

För medan du i ditt CV kan rada upp meriter och i ditt personliga brev berätta om dina drivkrafter, så är det något särskilt med att höra det från någon annan. Det är skillnaden mellan att säga "jag är bra på att leda team" och att någon annan säger "hon är den bästa teamledaren vi haft". Det andra fastnar.

Och för den som skriver brevet är det också en fin gest – ett sätt att säga jag tror på dig, och jag är beredd att sätta mitt namn på det.

Ett rekommendationsbrev är din röst om en medarbetare – ofta riktad till en framtida arbetsgivare, ibland till en utbildning eller stipendiekommitté. I brevet intygar du att personen är skicklig, engagerad eller särskilt lämpad för det hen söker, och du förklarar varför med konkreta exempel.

För den som ansöker är det här guld värt. Ett CV kan rada upp meriter, ett personligt brev kan beskriva drivkrafter – men det är något särskilt med att höra det från någon annan. När du som tidigare chef säger "hon är den bästa teamledaren vi haft" får orden en tyngd som personen själv aldrig kan skapa.

Och för dig som skriver är det också en värdefull stund. Det är en chans att avsluta en relation med värme och uppskattning, och att fortsätta vara en positiv kraft i någons karriär – även efter att ni inte längre jobbar ihop.

Vanligast är att medarbetare ber om rekommendationsbrev i samband med:

• Jobbsökande, särskilt till mer seniora roller eller där konkurrensen är hård
• Antagning till utbildningar, ofta utomlands eller till selektiva program
• Stipendieansökningar, där det inte sällan är ett uttalat krav.

Till skillnad från arbetsgivarintyg är rekommendationsbrev inte lagstadgade. Däremot ger många kollektivavtal den som varit anställd i minst sex månader rätt till ett skriftligt omdöme (ett tjänstgöringsbetyg). Det är inte exakt samma sak som ett rekommendationsbrev, men ligger nära – och bygger på samma grundtanke: att du som arbetsgivare delar din bild av personen.

Även när du inte är formellt skyldig är det nästan alltid värt att skriva. Det kostar en timme av din tid och kan betyda väldigt mycket för någon som tar nästa kliv. Och om du har svårt att skriva något genuint positivt – var ärlig och säg det till personen istället. Ett ljummet brev gör mer skada än nytta.

Inled med en kort presentation av dig själv och din relation till medarbetaren. Hur länge har ni jobbat ihop? I vilken roll? Det ger läsaren kontext direkt – och en grund att lita på resten av brevet.

Be att få se jobbannonsen, utbildningsbeskrivningen eller stipendiekriterierna. Fråga din medarbetare vad hen själv vill att du lyfter fram. Då blir brevet riktat mot rätt mål, istället för en generell hyllning som lika gärna kunde gällt vem som helst.

"Hen är duktig och engagerad" säger ingenting. "När vi hade leveransstopp i mars tog hen över planeringen på eget initiativ och vi var tillbaka på spåret inom en vecka" säger allt. Konkreta exempel slår adjektiv varje gång.

Du får gärna visa värme och personlighet. Det är just det som gör ett rekommendationsbrev annorlunda från ett anställningsintyg. Men håll en professionell ton, undvik slang och inside-skämt. Tänk dig att läsaren är någon du aldrig träffat – för det är hen oftast.

En A4-sida räcker. Den som läser har förmodligen tjugo ansökningar till på sitt bord. Är ditt brev tre sidor långt finns risken att de viktigaste delarna inte ens blir lästa. Avsluta med något i stil med "jag rekommenderar hen varmt" eller "jag står gärna till förfogande för frågor". Lämna kontaktuppgifter. Det visar att du verkligen menar det.

Ett rekommendationsbrev säger något om både medarbetaren och om er som arbetsgivare. Att chefer och kollegor vill skicka iväg sina medarbetare med varma ord är ett av de tydligaste tecknen på en arbetsplats där människor får växa, även när de en dag väljer att gå vidare eller behöver sluta.

På JobbSafari hjälper vi över 3 000 arbetsgivare att hitta talanger som passar både rollen och kulturen. Med insikter, verktyg och en plattform som når 2 miljoner jobbsökare, gör vi det enklare att hitta nästa person ni kommer att vilja skriva ett varmt rekommendationsbrev åt, när den dagen kommer.