Vikarierande verksamhetsadministratör/biträdande avdelningschef

Vår verksamhet

Verksamhetsområde Blod- och tumörsjukdomar (BOT) bedriver högspecialiserad vård, forskning och utbildning inom cancerområdet. Verksamheten omfattar onkologi, inklusive strålbehandling, hematologi, onkologisk endokrinologi samt en klinisk forsknings- och utvecklingsenhet.

Vi har en stark forskningsprofil med många pågående kliniska studier och är ackrediterade som Comprehensive Cancer Centre enligt OECI kriterier.

BOT administration ger verksamhetsövergripande stöd till verksamhetsområdets ledning och sektioner. Enheten består av fem medarbetare med uppdrag inom bland annat sektionsadministration och forskningsadministration.

Ditt uppdrag

Vi söker en verksamhetsadministratör med uppdrag som biträdande avdelningschef. Rollen kombinerar kvalificerat administrativt stöd till verksamhetsområdets ledning med chefsansvar för den administrativa enheten.

Du får en central roll nära verksamhetsledningen, där du bidrar till att skapa struktur, utveckla arbetssätt och säkerställa att administrationen möter verksamhetens behov.

I uppdraget som verksamhetsadministratör ingår bland annat att:

• Ge kvalificerat administrativt stöd till verksamhetschef och biträdande verksamhetschefer.
• Samordna kalendrar, möten och verksamhetsövergripande ärenden samt förbereda ledningsmöten, ta fram beslutsunderlag och presentationer, dokumentera och följa upp beslut.
• Samordna och sprida ledningsinformation inom verksamhetsområdet.
• Stödja verksamhetsledningen i personal-, bemannings- och ekonomiadministration.
• Hantera fakturor, beställningar och dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring och arkivering.
• Samordna och handlägga patientärenden, exempelvis patientklagomål och patientnämndsärenden, i samverkan med berörda funktioner.

I uppdraget som biträdande avdelningschef ingår att:

• Leda, fördela och prioritera arbetet inom den administrativa enheten.
• Tydliggöra uppdrag, ansvar och gemensamma arbetssätt.
• Ansvara för medarbetarnas utveckling, bland annat genom medarbetarsamtal och löpande uppföljning.
• Hantera personalärenden och rehabiliteringsfrågor inom ramen för chefsuppdraget.
• Bidra till kompetensförsörjning, bemanningsplanering och en god arbetsmiljö.
• Samordna resurser och arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov och ekonomiska ramar.
• Driva förbättringsarbete och utveckla administrativa processer i dialog med verksamhetsledningen.

Dina kvalifikationer

Krav:

• Utbildning inom administration, vård och omsorg eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av chefs- eller ledningsstöd i en större och komplex organisation.
• Erfarenhet av att samordna möten, ärenden och administrativa processer.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
• Förståelse för dokument- och informationshantering.

Meriterande:

• Erfarenhet av verksamhetsutveckling.
• Kunskaper i Region Uppsalas administrativa system, exempelvis Heroma, Agresso, Public 360 och SharePoint.

Din kompetens

Du är en trygg och tydlig ledare som skapar struktur, engagemang och goda förutsättningar för samarbete. Du ser både medarbetarnas och verksamhetens behov och kan omsätta dem i tydliga prioriteringar och fungerande arbetssätt.

Du arbetar självständigt, tar initiativ och fattar beslut inom ditt ansvarsområde. Du är lösningsorienterad och har förmåga att prioritera när flera frågor behöver hanteras samtidigt. Samtidigt är du lyhörd, prestigelös och har lätt för att samarbeta med olika professioner och funktioner.

Du är noggrann, har hög integritet och hanterar information med gott omdöme och respekt för sekretess. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att kombinera kvalificerat administrativt arbete med ett tydligt och utvecklingsinriktat ledarskap.

Vi erbjuder

Vi erbjuder ett vikariat på heltid i ett år med tillträde enligt överenskommelse.

Hos oss får du en central roll i en högspecialiserad och forskningsintensiv verksamhet, med möjlighet att påverka och utveckla det administrativa stödet i nära samarbete med verksamhetsledningen. Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här.

Vill du veta mer?

Tillförordnad verksamhetschef Michael Bergqvist, 018-617 47 46.
Verksamhetsadministratör/biträdande avdelningschef Linnea Foo, 018-611 45 24.
Fackliga representanter nås via Akademiska sjukhusets växel, 018-611 00 00.

Vill du jobba med oss?

Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Läs om anställningsvillkor och lönesättning inom Region Uppsala här: Bli vår nya kollega

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och ser gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Region Uppsala krigsplacerar all tillsvidareanställd personal utifrån totalförsvarets behov. Detta innebär för den enskilda medarbetaren inga förpliktelser i fredstid utan är enkom en planeringsåtgärd.

Inför beslut om anställning, sker kontroll av misstanke- och belastningsregister avseende samtliga arbetssökanden som i den sökta anställningen kan komma att arbeta inom psykiatrisk sjukvård, habilitering, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare, områden som omfattas av fakultativa registerutdrag. Detta gäller således alla som kommer att arbeta patientnära, även om arbetsuppgifterna i nuläget inte är tänkta att huvudsakligen innehålla arbete med ovan nämnda patientgrupper.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg och vi undanber oss telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.