Utbildningsadministratör och Projektsamordnare

Vill du vara med att arbeta med Sveriges mest relevanta och samhällsbärande utbildningar och normer i säkerhet? Drivs du av att organisera, strukturera och gillar att möta kunder varje dag? Då kan detta vara rätt nästa steg.

Om rollen

Som utbildningsadministratör och projektsamordnare får du en central, samordnande och stödjande roll inom SSF. Du arbetar inom två huvudsakliga områden: utbildningsverksamheten- samt normverksamheten. Du skapar struktur, håller ihop aktiviteter och uppföljning och ser till att det praktiska och administrativa arbetet fungerar professionellt och effektivt.

Du arbetar nära kommersiell chef, normchef, utbildningsansvarig, utbildningskoordinator, projektledare och andra kollegor. Rollen innebär också många externa kontakter med bland annat kursdeltagare, arbetsgrupper, kunder, kursledare, konsulter, certifieringsorgan, branschorganisationer, myndigheter och systemleverantörer.

Det här kommer du att arbeta med

Du är ansvarig för att varje deltagare får en professionell och positiv upplevelse, från start till mål.

Utbildningsadministration och kundkontakt

• Vara kontaktperson för deltagare och hantera frågor och försäljningsförfrågningar.

• Hantera deltagarregistrering, kursadministration, kursdatum, kallelser och kursinformation.

• Koordinera lokaler, luncher, fika och andra praktiska delar kring klassrumsutbildningar.

• Samordna föreläsare, examinationer och praktiska delar kring utbildningarna.

• Administrera digitala utbildningar, kursmaterial, utbildningsbevis och kursutvärderingar.

• Bidra till ett professionellt mottagande och en god helhetsupplevelse för deltagarna.

• Bidra till kontinuerlig utveckling och kvalitetssäkring av utbildningsadministrationen.

Projekt- och normsamordning

Du samordnar och ger administrativt stöd till SSF:s pågående normprojekt utifrån den årliga normverksamhetsplanen och i nära samarbete med normchef, projektledare och arbetsgrupper.

• Samordna och följa upp tidplaner, aktiviteter, resurser och leveranser i pågående normprojekt.

• Vara samordnande kontaktperson för projektledare, konsulter och arbetsgrupper i det löpande arbetet.

• Stödja projektledare och arbetsgrupper med planering, dokumentation och praktiska frågor.

• Administrera arbetsgrupper och bistå vid rekrytering av deltagare.

• Administrera uppförandekod samt dokumentation av möten, beslut och eventuella avvikande meningar.

• Planera och boka möten samt samordna underlag och agendor.

• Samordna remissförfaranden, inklusive utskick samt insamling och sammanställning av synpunkter.

• Bidra till planeringen av kommande verksamhetsår.

• Samordna administration och publicering av svenska och engelska versioner av normerna.

• Vara en sammanhållande länk mellan normverksamheten och förlaget.

• Bidra till utveckling och effektivisering av processer, arbetssätt och verktyg för normframtagning.

Uppföljning och digitala arbetssätt

• Hantera faktureringsunderlag och fakturarelaterade frågor samt följa upp budget, nedlagda timmar och resursanvändning inom normverksamheten.

• Skapa struktur för dokumentation och samarbete i Microsoft 365, särskilt Teams och SharePoint.

• Bidra till att förenkla och effektivisera arbetssätt med digitala verktyg, Copilot och AI där det är relevant.

Vem söker vi?

Vi söker dig som tycker om att skapa ordning, få saker att hända och ge professionell service. Du är van att hålla ihop flera parallella arbetsuppgifter och trivs i en roll där du både arbetar självständigt och tillsammans med andra.

Vi tror att du har

• Relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet.

• Erfarenhet av projektkoordinering, administration eller projektstöd.

• God förmåga att planera, dokumentera och följa upp flera parallella uppgifter eller projekt.

• Goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Teams och SharePoint.

• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

• Förmåga att kommunicera professionellt med både interna och externa kontakter.

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av utbildningsadministration eller utbildningsverksamhet.

• Erfarenhet av normering, standardisering eller arbete med regelverk.

• Erfarenhet från servicebranschen

• Erfarenhet från ideell sektor eller säkerhetsbranschen.

• Erfarenhet av Copilot, AI-baserade verktyg eller utveckling av digitala arbetssätt.

Som person

Du är strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du samarbetar väl, kommunicerar tydligt och är prestigelös när det gäller att få det praktiska arbetet att fungera. Samtidigt är du självgående i det löpande arbetet och nyfiken på teknik och nya sätt att arbeta.

Om anställningen

Omfattning: Heltid

Placering: Stockholm, med möjlighet till visst distansarbete

Tillträde: Enligt överenskommelse

Ansökan

Skicka in din ansökan till Pernilla Edelsvärd Kommersiell Chef pernilla.edelsvard@stoldskyddsforeningen.se. Har du några frågor så hör av dig till Pernilla på 0733-99 69 02.

Vi ser fram emot att höra från dig.