Utbildningsadministratör med inriktning mot forskarutbildning (vikariat, 50%)

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?
Institutionen för Mikrobiologi, Tumör- och Cellbiologi (MTC) är beläget i Biomedicum, på Karolinska Institutets Campus i Solna. Institutionen har en stark internationell forskningsmiljö och bedriver forskning och undervisning med fokus på cancer, cellbiologi, immunologi- och infektionsbiologi.

MTC:s utbildningsavdelning, som ingår i institutionens centrala administration, bistår våra forskare med administration inom forskarutbildning samt ett flertal grundutbildningsprogram. Arbetet leds av studierektorerna för grund- och forskarutbildning på institutionen. Vi som arbetar på utbildningsavdelningen strävar efter att ge korrekt administration på ett serviceinriktat sätt till våra studenter, doktorander, lärare och handledare.

Vi rekryterar nu en utbildningsadministratör (vikariat) på deltid, 50%, med ansvar för de administrativa processerna vid forskarutbildningen.
Din roll
Arbetet består av att ge administrativt stöd till studenter, forskare och handledare i nära samarbete med institutionens studierektor för forskarutbildning. Du kommer även att vara behjälplig att besvara frågor och ge information till handledare och doktorander rörande lagstiftning och regler i utbildningsfrågor (bl a Högskoleförordningen), administrera kring nya doktorander, halvtidskontroller, årliga uppföljningar, disputationer, tillgodoräknanden samt rapportering av aktivitet och försörjning. Arbetet kommer även innebära uppdatering av listor, blanketter, skriva intyg och administrera fakturor i UBW, osv.

Arbetet innebär även att registrera och rapportera i studiedokumenteringssystemet LADOK/ISP (Individuell StudiePlan) samt bokning av undervisningslokaler i programmet TimeEdit. Du kommer även delta i planering och organisering av möten/konferenser, delta i möten rörande forskarutbildning och föra protokoll.

Vi erbjuder ett omväxlande arbete med omfattande kontakter med handledare och doktorander i en internationell miljö där såväl svenska som engelska är arbetsspråk. Det är viktigt att du kan arbeta med många olika projekt och arbetsuppgifter parallellt, samt att du är noggrann och drivs av att leverera ett kvalitativt arbete i kontakten med din omgivning.
Vem är du?
Krav för tjänsten:

• För detta vikariat söker vi dig som har akademisk examen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten
• Du behöver även ha erfarenhet av utbildningsadministration inom högre utbildning, forskning eller annan kunskapsintensiv organisation
• Du måste ha mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift
• Du skall ha mycket god datorvana och goda kunskaper i Office-paketet

Meriterande för tjänsten:

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i utbildningsadministrativa program som LADOK och schemaläggningssystemet TimeEdit.

För att lyckas i rollen är du en erfaren och ansvarsfull administratör med sinne för ordning. Som person är du drivande, strukturerad, noggrann och har ett serviceinriktat och lösningsorienterat arbetssätt. Du har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter och är van vid att arbeta självständigt med flera parallella processer. Du kommunicerar och samarbetar väl med andra.

Du kommer dagligen att ställas inför frågor av skiftande karaktär som kräver att du är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Du är bra på att löpande söka information och kunskap inom området, samt informera doktorander och handledare om gällande regelverk och rutiner. Det är meriterande om du har kunskap om regelverk och förordningar inom forskarutbildning.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Solna

För mer information om institutionen, klicka här.

För mer information om forskarutbildning, klicka här.
Ansökan
KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vill du göra skillnad - och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss