Skoladministratör

Omfattning: 50 %, fördelat måndag-fredag

Teknik & Servicegymnasiet är en liten gymnasieskola där närhet, flexibilitet och korta beslutsvägar är en naturlig del av vardagen. Nu söker vi en morgonpigg, strukturerad, serviceinriktad och självgående skoladministratör som vill bli en viktig del av vår verksamhet.

Tjänsten är på 50 % och arbetstiden är fördelad över måndag-fredag. Rollen passar dig som tycker om människor, ordning och struktur, trivs med många kontaktytor och gärna tar ansvar för att det administrativa arbetet fungerar smidigt.

Om tjänsten

Som skoladministratör öppnar du skolan på morgonen och du har en central funktion där du arbetar nära skolledning, lärare, elever och vårdnadshavare. Eftersom vi är en liten skola är rollen bred och varierad.

Dina huvudsakliga arbetsområden är:

Elevadministration och närvaro

Daglig hantering och uppföljning av elevnärvaro, inklusive morgonkontakt med elever vid behov

Administration i SchoolSoft och andra elevadministrativa system

Registrering av nya elever och hantering av elevuppgifter

CSN-rapportering och uppföljning tillsammans med skolledningen

Rapportering till kommuner, KAA, UEDB och andra myndigheter/system

Administration kring gymnasiearbeten, betyg och betygsrapportering

SCB-rapportering

Dokumentation, registrering och arkivering

Registratorsuppgifter samt diarieföring och arkivering

Hantering och uppdatering av elevmappar och administrativa dokument

Säkerställa att efterfrågade och underskrivna dokument kommer in

Utskick och information till elever och vårdnadshavare

Mötesanteckningar och administrativt stöd till skolledningen

Medverka i skolans arbete med GDPR, dokumenthantering och informationsstruktur

Kalender och löpande skoladministration

Ansvara för skolans kalendarium samt hålla Google Kalender och SchoolSoft uppdaterade

Beställningar av exempelvis läromedel, kontorsmaterial och övrigt material

Administration kring skolmåltider, inklusive specialkost, allergier, matpreferenser och förändringar under året

Kontakt och administration kopplad till företagshälsovård

Övriga administrativa uppgifter som naturligt förekommer på en mindre skola

Skolans gemensamma aktiviteter Du har en samordnande roll inför exempelvis jul- och sommaravslutningar, studentfirande och andra gemensamma aktiviteter. Det innebär bland annat planering, beställningar och att hålla ihop de praktiska delarna.

Vem söker vi?

Vi söker dig som är morgonpigg, noggrann, strukturerad och bra på att ligga steget före. Du behöver kunna växla mellan planerade arbetsuppgifter och sådant som dyker upp under en skoldag.

Du:

arbetar självständigt och tar ansvar för dina arbetsuppgifter

har mycket god administrativ och digital förmåga

är noggrann och har lätt för att skapa struktur

uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift

är serviceinriktad och tycker om kontakt med både ungdomar och vuxna

har förståelse för sekretess och hantering av känsliga uppgifter

är prestigelös och tycker om att arbeta i en mindre organisation där man hjälps åt.

Erfarenhet av skoladministration, SchoolSoft, CSN, UEDB eller liknande system är meriterande. Erfarenhet av registratur, diarieföring och arkivering är särskilt meriterande.