Senior administratör till ledningsgrupp och chefer

Beskrivning

Vi söker en erfaren administratör för ett långsiktigt konsultuppdrag inom en större organisation med samhällsviktig verksamhet. I rollen kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till en ledningsgrupp och flera chefer inom en projektorienterad avdelning.

Du blir en del av avdelningens dagliga verksamhet och arbetar nära såväl chefer som medarbetare. Samtidigt ingår du i ett nätverk tillsammans med andra administratörer inom organisationen, där ni stöttar varandra vid behov och utbyter kunskap och erfarenheter.

Rollen passar dig som är strukturerad, serviceinriktad och trivs med att skapa ordning, samordna aktiviteter och vara ett professionellt administrativt stöd i en verksamhet med många kontaktytor.

Arbetsuppgifter

I rollen ansvarar du för ett brett administrativt stöd till avdelningens chefer och ledningsgrupp. Arbetet omfattar bland annat bokning och koordinering av möten och konferenser samt planering och praktisk administration kring möten och workshops.

Du tar fram underlag och kommunikationsmaterial och stöttar verksamheten i samband med onboarding, förändringar och avslut för medarbetare. Vidare hanterar du olika typer av beställningar, administrerar och strukturerar SharePoint-ytor samt arbetar med viss fakturahantering.

Som stöd till ledningsgruppen ansvarar du för att planera och administrera möten genom bland annat agendahantering och mötesbokningar. Du skriver mötesprotokoll, följer upp beslutade åtgärdspunkter och säkerställer att information och aktiviteter följs upp på ett strukturerat sätt. Du ansvarar även för att hålla avdelningens årshjul uppdaterat med återkommande aktiviteter.

Kvalifikationer

Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete på senior nivå.

Erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer och/eller ledningsgrupp.

Erfarenhet av att planera och administrera möten, konferenser och workshops.

Erfarenhet av att ta fram underlag, protokoll och kommunikationsmaterial.

Erfarenhet av att följa upp beslut, aktiviteter och åtgärdspunkter.

Erfarenhet av administrativ hantering kopplad till medarbetares onboarding, förändringar och avslut.

Erfarenhet av att administrera och strukturera SharePoint-ytor.

Erfarenhet av beställningar och administrativ hantering.

Erfarenhet av fakturahantering.

Villkor

Placeringsort: Stockholm.

Distansarbete: Upp till 50 % av arbetstiden kan förekomma. Omfattningen beslutas utifrån verksamhetens behov och kan förändras under uppdragstiden.

Omfattning: 80-100% .

Uppdragsperiod: 1 februari 2027-30 januari 2029 med möjlighet till förlängning.

Om du är redo att ta dig an en roll inom administration och bidra med din kompetens och erfarenhet - tveka inte att skicka in din ansökan. Bifoga CV i din ansökan som tydligt visar att du har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella arbetet. Vi rekryterar kontinuerligt och ser fram emot att höra från dig!

Notera: Vi hanterar endast ansökningar som skickas in via vår karriärsida. Vänligen registrera din ansökan där för att säkerställa att den tas emot och behandlas korrekt.