Operations Coordinator VDnära nyckelroll

Om jobbet

Lets Paint växer och vi söker nu en central nyckelperson som vill jobba nära VD och vara med och driva ett bolag i utveckling.

Det här är en VD‑nära Operations‑roll där du håller ihop vardagens flöden, skapar struktur och ser till att verksamheten rullar smidigt - med tempo, kvalitet och service i fokus.

Du är ofta första kontakten för:

målare

leverantörer

interna frågor

enklare kunddialoger'

Du tar emot kunder på kontoret, hanterar löpande administration, ekonomiunderlag, inköp och ser till att kontoret och organisationen känns professionell, trevlig och välorganiserad.

Kort sagt: du är spindeln i nätet - med omdöme, integritet och hög servicekänsla.

Vad du gör i rollen

VD‑nära stöd & samordning

Avlastar VD i det operativa vardagsarbetet

Filtrerar och fångar upp frågor från målare och internt team

Hanterar delar av VD:s mejlinkorg enligt tydliga riktlinjer

Följer upp ärenden så inget glöms bort

Deltar vid möten vid behov och för minnesanteckningar

Ekonomi & administration

Samlar in och strukturerar kvitton, underlag och reseräkningar

Löpande dialog med redovisningsbyrå (Aspia)

Stöttar i enklare ekonomiska uppgifter enligt VD:s prioriteringar

Struktur, ISO & kvalitet

Operativt ansvar för ISO‑arbetet i befintlig struktur

Håller ordning på dokument, versioner och rutiner

Arbetar med processer, checklistor och dokumentation

Uppdaterar (vårt interna system för målare)

Säkerställer att Let's Paint har ordning & reda i kvalitetsarbetet

Kontor, service & kultur

Ansvarar för att kontoret är rent, trivsamt och välkomnande

Veckovis kontorsstäd (dammsugning, sopor, toalett, diskmaskin m.m.)

Sköter inköp (förbrukning, fika, material, kiosken m.m.

Planerar och samordnar:

utbildningar

AW & teamaktiviteter

intern information

Hjälper till att sätta ihop KMA‑pärmar till projekt

Inköp & praktiska uppgifter

Gör inköp i butik eller online enligt inköpsrutin

Sköter ärenden som post, hämtningar, returer och praktisk logistik

Kommunikation & bemötande

Kommunicerar varmt, tydligt och professionellt

Representerar VD i enklare dialoger

Säkerställer snabba svar och bra upplevelse för alla som kontaktar Let's Paint

Ser till att intern kommunikation verkligen går fram och förstås

Du:

gillar tempo och ansvar

tänker steget före och gillar struktur

har hög servicekänsla och energi

är lösningsorienterad och prestigelös

trivs i en bred roll där ingen dag ser likadan ut

har ordning och struktur som en superkraft

Gillar att lägga ut klipp och vara aktiv på sociala medier

Krav

Körkort B

Mycket god svenska i tal och skrift

God datorvana och digital förståelse

Hög integritet och gott omdöme

Klarar många parallella uppgifter

Positiv, samarbetsvillig och trygg

Meriterande

Liknande samordnande / service‑nära roll

Erfarenhet av ekonomiunderlag

ISO, kvalitet eller dokumentstyrning

Bygg-, hantverks‑ eller servicebransch

Sociala medier

Syftet med rollen

Att vara en VD‑nära nyckelperson som gör det möjligt för bolaget att växa hållbart, hålla hög kvalitet och ge både kunder och team en riktigt bra upplevelse - varje dag.