Operations Coordinator - OKQ8 Terminals & Distribution

Hela samhället ställer om mot en fossilfri framtid. Vi vill visa vägen i utvecklingen av vår bransch, så att fler kan ta sig fram, ta hand om sitt fordon och driva verksamheter med ett så lågt klimatavtryck som möjligt. Vill du vara med och bidra till hållbar utveckling, på riktigt? Välkommen att följa med på vår resa!

Som Operations Coordinator inom Terminals & Distribution får du en central koordinerande roll i att skapa struktur, framdrift och kvalitet i det löpande arbetet inom OKQ8:s depå- och distributionsverksamhet. Rollen bidrar till att säkerställa tydliga informationsflöden, väl fungerande rutiner, korrekt rapportering och systematisk uppföljning av verksamhetens viktigaste frågor.

Du arbetar nära depåer, distribution och berörda stödfunktioner såsom IT, EHS/HSSE, Finance och Procurement. Genom att samordna underlag, följa upp aktiviteter och bidra till väl dokumenterade arbetssätt skapar du förutsättningar för en säker, effektiv och mer proaktiv verksamhet. Rollen innebär även att stödja ett kontrollerat arbetssätt i gränssnittet mellan säkerhetskänslig depåverksamhet och övriga interna samt externa kontaktytor. Det innebär att du bidrar till att information hanteras korrekt, i rätt kanal och med rätt åtkomst.

Arbetsuppgifter i huvudsak
• Koordinera informationsflöden mellan depåer, distribution, IT, EHS/HSSE, Finance, Procurement och andra berörda funktioner.
• Stödja framtagande, uppdatering och förvaltning av rutiner, instruktioner, checklistor och annan styrande eller stödjande dokumentation inom depå och distribution.
• Samordna och följa upp compliance-relaterade aktiviteter, exempelvis revisionsåtgärder, egenkontroller, myndighetskrav, interna handlingsplaner och åtgärder från avvikelser.
• Koordinera månadsvis rapportering och sammanställningar av relevanta KPI:er, såsom depåtillgänglighet, leveransprecision, incidenter, avvikelser, åtgärdsstatus och ekonomiskt utfall.
• Följa upp ekonomiskt utfall, kostnadsavvikelser, fakturaunderlag, budgetrelaterade aktiviteter och andra administrativa ekonomifrågor inom depå och distribution.
• Administrera och driva depå- och distributionsärenden framåt, inklusive mötesunderlag, protokoll, beslutspunkter, aktivitetslistor och uppföljning av överenskomna åtgärder.
• Stödja incident- och avvikelsehantering genom att säkerställa dokumentation, koordinering, uppföljning och eskalering enligt gällande rutiner.
• Bistå vid upphandlingar, leverantörsuppföljning och avtalsrelaterade frågor genom att ta fram, samla in och kvalitetssäkra relevant underlag.
• Identifiera förbättringsbehov och bidra till effektivare arbetssätt, ökad datakvalitet, tydligare ansvarsfördelning och ökad automatisering av administrativa processer.
• Administrera lastkortshanteringen inom distribution.

Kvalifikationer

Vi söker

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och ansvarstagande, med god förmåga att skapa ordning i komplexa informations- och aktivitetsflöden. Du trivs i en roll med många kontaktytor och har lätt för att växla mellan detaljer och helhet.
Du har en stark administrativ förmåga, är analytisk och kan driva frågor framåt på ett självständigt och lösningsorienterat sätt. Samtidigt är du lyhörd för verksamhetens operativa behov och förstår vikten av korrekt informationshantering, särskilt i miljöer där säkerhet, åtkomst och dokumentation är viktiga delar av arbetet.

Vi ser gärna att du har:
• Erfarenhet av administrativt arbete, koordinering eller projektkoordinering.
• Erfarenhet av att arbeta med uppföljning, rapportering, dokumentation och aktivitetsstyrning.
• God förmåga att sammanställa, kvalitetssäkra och följa upp underlag kopplat till exempelvis KPI:er, ekonomi, compliance och åtgärdsplaner.
• Vana att arbeta med rutiner, instruktioner, checklistor eller annan stödjande

Vi erbjuder

Hos oss på OKQ8 får du arbeta i en flexibel miljö med viktiga och varierande arbetsuppgifter. Vi uppmuntrar samarbete, innovation och utveckling – och vi tror på att vi tillsammans gör varandra bättre. Här blir du en del av en familjär kultur där vi stöttar varandra, har roligt tillsammans och där du ges möjlighet att växa och göra skillnad. Vi vill vara ett företag som speglar samhället, med en inkluderande kultur som minskar utanförskap och främjar mångfald.

Övrig information

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Jens Andersson jens.andersson@okq8.se.

Placeringsort: Malmö, eller enligt överenskommelse.
Tillträde: Enligt överenskommelse.
Anställningsform: Tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.

För den här tjänsten behöver du vara medborgare i Sverige, ett annat nordiskt land eller ett EU/EES-land, ha permanent uppehållstillstånd i Sverige eller vara asylsökande med rätt att arbeta. Du ska kunna styrka ditt medborgarskap eller din rätt att arbeta i Sverige under rekryteringsprocessen. Säkerhetsprövning kommer genomföras innan tillträde.

I rekryteringsprocessen ingår både psykometriska tester och kompetensbaserade intervjuer, med syfte att främja en rättvis utvärdering för alla kandidater.

Välkommen med din ansökan!

Kontaktperson

Jens Andersson
Jens.Andersson@okq8.se