Office Manager to T-Unit

T-Unit växer och i samband med att vi flyttar till ett nytt kontor söker vi nu en Office Manager som vill ta ett helhetsansvar för vår kontorsmiljö och den dagliga driften. Du får en central roll i organisationen med stort eget ansvar från att skapa struktur och få vardagen på kontoret att fungera till att koordinera vår kommande flytt och etableringen i de nya lokalerna.

Om rollen

Som Office Manager på T-Unit äger du helheten kring kontoret och ser till att det är en välfungerande, välkomnande och professionell plats för både medarbetare och besökare. Det här är en roll för dig som tycker om att ligga steget före, ser vad som behöver göras och tar ansvar för att det blir gjort.

Den första tiden blir särskilt händelserik. Vi står inför en flytt till nya lokaler och du får en viktig roll i att koordinera flytten och den fortsatta ombyggnationen. Du har kontakt med leverantörer, fastighetsägare, entreprenörer och andra samarbetspartners och ser till att verksamheten fungerar även när mycket är i rörelse.

Du arbetar nära organisationen och ledningen. Fram till dess att vår VD-assistent är på plats kommer du även att stötta ledningen med vissa administrativa och koordinerande uppgifter.

Du kommer att:

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret och säkerställa en välorganiserad och representativ kontorsmiljö.
• Koordinera flytten till våra nya lokaler och den pågående ombyggnationen i kontakt med entreprenörer, leverantörer och fastighetsägare.
• Hantera leverantörskontakter, beställningar, avtal och fakturor kopplade till kontorsdriften.
• Ansvara för kontorsmaterial, passersystem, nycklar och tillträde, samt koordinera praktisk onboarding av nya medarbetare.
• Samordna interna möten, konferenser, event och förtäring samt koordinera IT- och teknikrelaterade behov tillsammans med våra IT-partners.
• Stötta ledningen med administration, möteskoordinering, kalender och resebokningar vid behov.
• Bidra till vårt arbete med arbetsmiljö, brandskydd och första hjälpen.

Vem vi söker

Vi söker dig som trivs i en miljö där saker utvecklas snabbt och där du ibland behöver lösa ett behov innan det hunnit bli en tydlig uppgift. Du arbetar strukturerat, har öga för detaljer och är bekväm med att växla mellan administration, koordinering och praktiska uppgifter. Framför allt tar du ägarskap och tycker om att skapa en miljö där andra kan göra sitt bästa arbete.

Vi söker dig som har:

• Flera års erfarenhet av en liknande roll med eget ansvar för kontorsservice och administration.
• Erfarenhet av leverantörskontakter och koordinering av externa samarbetspartners.
• God administrativ och organisatorisk förmåga.
• God systemvana.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
• Hög integritet och gott omdöme samt förmåga att hantera konfidentiell information.

Det är meriterande om du har arbetat med kontorsflytt eller etablering av nya lokaler, stöttat ledning eller chefer administrativt. Erfarenhet av arbetsmiljö- och brandskyddsarbete är också meriterande.

Vilka vi är

På T-Unit arbetar vi tillsammans för att göra demokratin mer motståndskraftig. Det som förenar oss, oavsett roll:

Ödmjuka lagspelare som bygger förtroende.

Modiga och beslutsamma - vågar utmana, ta beslut och driva resultat med entreprenörsanda.

Nyfikna och inkluderande - lyssnar aktivt och välkomnar olika perspektiv.

Pålitliga och relationsdrivna - integritet i varje möte.

Levererar det vi lovar, varje gång.

Som Office Manager blir du en viktig del av detta. Du skapar förutsättningarna för att vår arbetsplats fungerar varje dag och för att både medarbetare och besökare möts av ett T-Unit som känns lika välfungerande som välkomnande.

Viktig information

Rollen innebär hantering av konfidentiell information och ställer därför höga krav på integritet och diskretion. Bakgrundskontroll är en del av vår rekryteringsprocess och tillsättning sker under förutsättning av godkänd säkerhetsprövning.

Ansökan

Är du vår nästa Office Manager? Vi ser fram emot din ansökan.

Vi välkomnar sökande med alla bakgrunder, identiteter och erfarenheter. Om du har några frågor om rollen eller processen är du välkommen att kontakta Alexandra Franzen Dennis på alexandra.franzen-dennis@ants.se

Locations Stockholm