Office- & Event Coordinator

Vill du ha en central roll där du ansvarar för att skapa en välfungerande och trivsam arbetsplats samtidigt som du får stötta verksamheten i allt från administration och event till marknadsrelaterade initiativ? Trivs du i en miljö där du får ta stort eget ansvar och där ingen dag är den andra lik? Då kan detta vara rollen för dig.

Om tjänsten

Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad Office Coordinator / Executive Assistant till ett exklusivt kontor centralt i Stockholm. Rollen är bred och varierad med stort fokus på kontorsdrift, koordinering och att säkerställa att både interna och externa besökare får en förstklassig upplevelse.

Du blir en viktig del av verksamheten och arbetar nära styrelseordföranden samtidigt som du är den naturliga kontaktytan för leverantörer, besökare och samarbetspartners.

Resor med övernattning kan förekomma vid cirka 5-10 tillfällen per år.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Ansvara för den dagliga driften av kontoret

Koordinera och boka möten, konferenser och event

Hantera beställningar av mat, dryck, kontorsmaterial och övriga inköp

Säkerställa att kontor, mötesrum och pentryn håller hög standard

Sköta leverantörskontakter och följa upp beställningar

Vara administrativt stöd till verksamheten och styrelseordföranden

Koordinera kundevent och aktiviteter

Planera och organisera utskick, gåvor och goodiebags

Vid intresse och erfarenhet bidra inom sociala medier och marknadsföring, exempelvis genom innehåll för Facebook, Instagram och TikTok

Vi söker dig som

Har erfarenhet inom office management, kontorsadministration, reception, kundservice eller liknande

Är van att arbeta i Microsoft Office-paketet

Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska

Har B-körkort och är bekväm med att köra både manuellt växlad och automatväxlad bil

Är självgående och trivs med att ta egna initiativ

Har god organisatorisk förmåga och arbetar strukturerat

Är flexibel och prestigelös i ditt arbetssätt

Personliga egenskaper

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att trivas i rollen ser vi att du är:

Serviceinriktad och relationsskapande

Social och kommunikativ

Ödmjuk och samarbetsvillig

Lösningsorienterad och handlingskraftig

Prestigelös och beredd att hjälpa till där det behövs

En person som ser helheten och får saker att hända

Du tycker om att skapa ordning, är proaktiv och motiveras av att ge stöd till verksamheten på många olika nivåer.

Övrig information

Omfattning: Heltid

Arbetstid: 10.00-18.00

Tjänsten är på konsultbasis med chans till övertag efter 6 månader

Placering: Centrala Stockholm

Start: Så snart som möjligt