Office Coordinator till Forsen

Vill du ha en varierad roll där du får kombinera administration, koordinering och eget ansvar? Trivs du med att skapa struktur, hålla ihop aktiviteter och se till att saker blir gjorda?

Nu söker vi en Office Coordinator till vårt huvudkontor i Stockholm. Rollen passar dig som tycker om att ha många kontaktytor och som får energi av att skapa ordning, stötta andra och få vardagen att fungera smidigt. Hos oss blir du en viktig del av verksamheten med en central roll i flera av de administrativa och praktiska processer som får Forsen att fungera varje dag.

Om Forsen

Forsen är ett av Sveriges ledande projektledningsföretag inom samhällsbyggnad. Vi hjälper våra kunder att utveckla, leda och genomföra bygg- och anläggningsprojekt över hela landet.

Hos oss är kulturen viktig på riktigt. Våra värderingar - respekt, engagemang och proaktivitet - genomsyrar vårt sätt att arbeta och vi tror på att skapa en arbetsplats där människor utvecklas, tar ansvar och hjälper varandra framåt. Vi är stolta över att vara utsedda till Karriärföretag flera år i rad och arbetar långsiktigt för att vara branschens bästa arbetsplats för branschens bästa medarbetare.

Om rollen

Som Office Coordinator har du en bred roll med många kontaktytor, både internt och externt. Du ansvarar för att samordna ett antal administrativa aktiviteter och processer som bidrar till att skapa struktur och ett välfungerande stöd för våra medarbetare.

Rollen kombinerar kontorssamordning, administrativ koordinering, IT-administration samt planering av återkommande aktiviteter och arrangemang. Du arbetar nära både medarbetare, chefer och externa samarbetspartners.

Rollen är en del av verksamheten på vårt huvudkontor i Stockholm och innebär en hög närvaro på kontoret.

Exempel på arbetsuppgifter

Kontorssamordning och arbetsplatsservice

• Säkerställa att kontoret fungerar väl i vardagen samt bidra till en trivsam, välorganiserad och professionell arbetsmiljö

• Vara kontaktperson mot fastighetsägare, leverantörer och externa samarbetspartners

• Hantera inköp, felanmälningar, post och andra återkommande kontorsrutiner

Administrativ samordning och underkonsultadministration

• Ansvara för den löpande administrationen kring våra underkonsulter

• Säkerställa att underkonsultavtal, försäkringsbrev och övrig dokumentation är uppdaterad och följs upp enligt våra rutiner

• Stödja verksamheten i olika andra administrativa processer och samordningsfrågor

IT-administration och medarbetarstöd

• Samordna praktiska delar av onboarding och offboarding

• Hantera beställning och administration av IT-utrustning, telefoni och abonnemang samt vara kontaktperson mot externa IT-leverantörer

Aktiviteter och arrangemang

• Vara kontaktperson mot externa leverantörer och säkerställa att bokningar och praktiska arrangemang fungerar smidigt.

• Hålla ihop planering och genomförande av interna aktiviteter och återkommande arrangemang för våra medarbetare.

Vem söker vi?

För att trivas i rollen tror vi att du uppskattar kombinationen av struktur, administration och koordinering.

Du tycker om att skapa ordning, följa upp detaljer och säkerställa att saker blir gjorda. Samtidigt är du initiativtagande och trivs med att hålla ihop aktiviteter, samarbeten och praktiska frågor där många personer är involverade.

Vi tror att du:

• Är strukturerad, noggrann och trivs med administrativa arbetsuppgifter

• Är positiv, serviceinriktad och har lätt för att skapa goda relationer

• Tar initiativ, arbetar självständigt och ser till att saker blir gjorda

• Har god förmåga att planera, koordinera och hålla ihop flera aktiviteter samtidigt

• Är trygg i att följa upp, sätta gränser och hantera många kontaktytor på ett professionellt sätt

Vi tror också att du har:

• Erfarenhet från en administrativ eller koordinerande roll där du har haft många kontaktytor och eget ansvar

• Goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och Teams

• Erfarenhet av att planera, samordna eller följa upp administrativa aktiviteter och processer

• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har erfarenhet från konsultverksamhet eller annan kunskapsintensiv organisation.

Varför Forsen?

Hos oss får du en bred och varierad roll med stort eget ansvar. Rollen innehåller både återkommande administrativa arbetsuppgifter och mer varierande koordineringsuppdrag, vilket passar dig som uppskattar kombinationen av struktur, ordning och samarbete. Du blir en viktig del av verksamheten och en uppskattad kollega som bidrar till service och ett välfungerande stöd för våra medarbetare.

Vi erbjuder en arbetsplats med engagerade kollegor, korta beslutsvägar och en kultur där vi hjälper varandra att lyckas. Här får du många kontaktytor och möjlighet att arbeta nära verksamheten i en roll där du gör skillnad varje dag.

Ansökan

Känns rollen intressant är du varmt välkommen att skicka in din ansökan. Intervjuer sker löpande. Bakgrundskontroll, personlighetstest samt referenstagning ingår i alla våra rekryteringar.

Vi undanber oss vänligen direktkontakt rekryterings- och annonsförsäljare.

Välkommen med din ansökan!

Våra expertområden Affärstöd Platser Stockholm