Ledningskoordinator och informationsförvaltare

Trivs du med att få saker att hända, skapa struktur och vara den person som andra vänder sig till när de behöver stöd, samordning eller lösningar? I denna nyckelroll på Uppsala Bostadsförmedling får du kombinera styrelsestöd, projektledning, GDPR och kontorssamordning i en av organisationens mest varierande och förtroendefulla tjänster.

Beskrivning av arbetsuppgifter

Vi söker en person som trivs i en ovanligt bred och varierad roll där ingen dag är den andra lik. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd, styrelseadministration, informationsförvaltning, projektledning och kontorssamordning. Du skapar struktur när många frågor pågår samtidigt och ser till att löpande beslut inom avdelningens ansvarsområden verkställs, exempelvis genom inköp, rutiner och andra praktiska åtgärder.

Du blir en del av bolagets administrativa team, som har en central roll i att skapa struktur, kvalitet och goda förutsättningar för hela verksamheten. I teamet finns kompetens inom bland annat ekonomi, informationsförvaltning, registratur, planering och uppföljning samt administration.

Vi är en liten organisation, vilket innebär att rollerna är breda och att vi arbetar nära varandra, liksom nära vd, övriga chefer och verksamheten. Det ställer krav på självständighet och ansvarstagande, men också på förmågan att samarbeta, dela kunskap och hjälpa varandra när det behövs.

Som verksamhetens administrativa nav arbetar du nära både styrelse, VD, chefer och medarbetare. Du är ett tryggt stöd till styrelseledamöter, samordnar återkommande processer, håller ihop projekt och säkerställer att viktiga frågor följs upp och slutförs. Samtidigt har du ett öga för detaljer och ser till att kontoret, möten, dokumentation och interna processer fungerar med hög kvalitet.

Rollen kräver att du kan växla mellan strategiska och operativa arbetsuppgifter. Ena stunden leder du ett verksamhetsövergripande projekt eller samordnar bolagets GDPR-arbete. Nästa stund hjälper du till att lösa praktiska frågor på kontoret eller säkerställer att ett styrelsemöte får rätt förutsättningar. För dig finns inga arbetsuppgifter som är för små eller för stora. Du tar ansvar, skapar framdrift och ser till att saker blir gjorda.

Arbetet innebär att:

• vara styrelsesekreterare och administrera styrelsens arbete, inklusive mötesplanering, beslutsunderlag, protokoll och uppföljning
• vara administrativt stöd till vd och chefer
• samordna verksamhetsövergripande processer, aktiviteter och årshjul tillsammans med övriga i teamet
• leda eller samordna projekt och utvecklingsinsatser
• samordna bolagets arbete med dataskydd (GDPR) och vara kontaktperson mot dataskyddsombud
• vara stöd och backup till registrator, vilket innebär att vid behov arbeta med diarieföring och dokumenthantering i kommunens gemensamma diariehanteringssystem
• ansvara för inköp, avtalshantering, avtalsuppföljning och administrativt upphandlingsstöd
• samordna kontors- och lokalfrågor samt kontakter med leverantörer och fastighetsägare
• ansvara för frågor kopplade till skalskydd, passersystem och fysisk säkerhet
• planera och koordinera interna möten, konferenser och personalaktiviteter
• stödja intern kommunikation och informationsspridning

Kvalifikationer

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete samt lednings- eller styrelsestöd. Du behöver även ha erfarenhet av att samordna processer, aktiviteter eller projekt. Rollen kräver också mycket god digital kompetens och vana att arbeta i olika verksamhetssystem samt ha mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du dessutom har erfarenhet av:

• dataskyddsarbete (GDPR)
• styrelseadministration
• kommunal verksamhet eller kommunalt bolag
• avtalshantering och upphandlingsstöd
• arbete med offentlig upphandling enligt LOU
• informationsförvaltning eller informationssäkerhet
• kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning

Vi söker dig som är proaktiv, flexibel och pålitlig. Du trivs med att ha många kontaktytor och relaterar till andra på ett lyhört sätt. Du tar ägarskap för frågor från start till mål och har förmågan att skapa struktur, lugn och god stämning omkring dig. Kort sagt söker vi en allkonstnär som får både människor, processer och verksamhet att fungera lite bättre varje dag.

Vi har flexibla arbetstider och tillämpar hybridarbete när verksamheten tillåter. Samtidigt är detta en roll som bygger på synlighet, tillgänglighet och nära samverkan med medarbetare, chefer och kollegor. Därför ser vi att du huvudsakligen arbetar på plats och bidrar till en stark gemenskap. Vi månar om våra anställdas hälsa och erbjuder friskvårdstimme samt friskvårdsbidrag.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta vd Mona Lindén, 018-727 13 69

Fackliga företrädare: Vision, Hazem Abushaar 018-726 08 73, Akavia 010-303 75 00, Ledarna 0200-871111

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta område rekrytering: 018-727 67 05

Uppsala kommun tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt gällande löneavtal.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

En anställning hos Uppsala kommun kan komma att innebära en krigsplacering.

Om vår organisation
Uppsala Bostadsförmedling förmedlar hyresrätter från både privata och kommunala hyresvärdar i en av Sveriges snabbast växande regioner. Vi arbetar med en modern och digital förmedlingstjänst och samarbetar i dag med över 50 hyresvärdar. Sedan starten har vi förmedlat mer än 68 000 bostäder i Uppsalaregionen. Vår arbetsplats ligger i nya, moderna lokaler precis intill Uppsala centralstation. Hos oss står god service, tydlighet och tillgänglighet i centrum, både i mötet med våra bostadssökande och hyresvärdar, och i samarbetet mellan kollegor. Läs mer på om vår verksamhet på https://www.bostad.uppsala.se/
Anställningsvillkor

Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Tillträde: Enligt överenskommelse Lönebeskrivning: Månadslön

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Hantering av personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.