Kanslist

Befattningsbeskrivning; Kanslist (60-75%) beroende på upplägg.

Syfte med befattningen:

Kanslisten utgör en central funktion i Stehags AIF:s dagliga verksamhet och ansvarar för att säkerställa en effektiv, rättssäker och välfungerande administrativ struktur.

Rollen ska skapa goda förutsättningar för den ideella verksamheten, stödja styrelsens arbete samt bidra till en fungerande intern och extern kommunikation. Kanslisten fungerar som en samordnande funktion och primär kontaktpunkt gentemot medlemmar, ledare, myndigheter, samarbetspartners och övriga externa aktörer.

Huvudsakliga arbets- och ansvarsområden

Administrativ samordning:

Kanslisten ansvarar för att planera, samordna och följa upp föreningens administrativa processer, vilket innefattar att:

• Vara kontaktperson gentemot kommun, Skånes Fotbollsförbund samt andra externa organisationer

• Ansvara för ansökningar, administration och uppföljning av bidrag och stöd

• Stödja ekonomiansvarig i administrativa delar kopplat till fakturor, kvitton och underlag

• Hantera och fördela inkommande ärenden (e-post och övriga kanaler) till rätt funktion

• Samordna bokning av träningar, matcher och aktiviteter i dialog med sektioner och ledare

• Ansvara för medlemsregister, dokumentation och arkivering enligt gällande krav

• Administrera nycklar, passersystem och larm

• Stödja domaransvarig samt samordna domarrelaterade utbildningsinsatser

• Stödja styrelsen i planering, mötesadministration, dokumentation och uppföljning samt vid behov delta i styrelsemöten

• Samordna, planera och vid behov projektleda föreningens arrangemang (exempelvis cuper och evenemang) i samverkan med berörda sektioner

• Ansvara för samordning av utbildningsinsatser och säkerställa att ledare erbjuds relevanta utbildningar utifrån verksamhetens behov

Försäljnings- och intäktsstöd

Kanslisten ska koordinera och stödja föreningens intäktsgenererande aktiviteter:

• Administrera lotterier och andra försäljningsaktiviteter i samarbete med sektionerna

• Samordna möten och samarbete med föreningens försäljningsansvariga

• Följa upp försäljningsaktiviteter och rapportera till styrelsen

Kommunikation och information

Kanslisten ansvarar, i samverkan med kommunikationsansvarig, för föreningens löpande informationshantering:

• Samordna och uppdatera föreningens digitala kanaler (hemsida och sociala medier)

• Bidra till att producera och publicera innehåll som stärker föreningens synlighet och engagemang

• Samverka med sektionerna för att synliggöra verksamhet och aktiviteter

• Representera föreningen i externa sammanhang, exempelvis i kontakt med kommunen

Leverantörs- och inköpsansvar:

• Vara kontaktperson gentemot leverantörer av utrustning, material och tjänster

• Administrera beställningar samt följa upp leveranser

Drift, anläggning och övriga uppgifter:

• Medverka i inventering av material och utrustning tillsammans med sektionerna

• Ha löpande tillsyn över föreningens lokaler och anläggning

• Utföra enklare praktiska uppgifter kopplade till verksamheten, såsom hantering av matchkläder och vissa vaktmästaruppgifter

• Utföra andra arbetsuppgifter som naturligt faller inom ramen för rollen och som bidrar till föreningens verksamhet

Arbetstid och omfattning

Tjänsten omfattar 60-75% och är förlagd till både dag- och kvällstid för att möta verksamhetens behov. Arbete på helger kan förekomma i samband med arrangemang och aktiviteter.

Befogenheter

Kanslisten har befogenhet att:

• Fatta beslut inom det löpande administrativa arbetet

• Företräda föreningen i operativa kontakter med externa aktörer

• Initiera förbättringar inom administrativa processer

• Genomföra inköp inom av styrelsen fastställda ramar

Kvalifikationer

För befattningen krävs:

• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom föreningsliv eller idrott

• God förmåga att kommunicera i tal och skrift med olika målgrupper

• Erfarenhet av digitala system såsom medlemsregister (t.ex. SportAdmin), sociala medier och Office-paketet

• Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och lösningsorienterat

Organisatorisk tillhörighet

Kanslisten är anställd av Stehags AIF och rapporterar till styrelsen eller av styrelsen utsedd funktion.

Öppen för alla

Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.