Inköpare för UBW Inköp support

Vi söker en Inköpare för UBW Inköp support till ett företag i Stockholm (Sundbyberg). Start är i december eller januari. Detta är ett 2 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med - möjlighet till förlängning efter det.

Bakgrund/Uppdragsbeskrivning

Kundens inköpsavdelning består av ca 50 medarbetare som arbetar främst med verksamhetens behov av upphandlingar och avrop från ramavtal. Vi har även en supporterande roll vid mindre inköp som verksamhetens sköter själva. Denna supporterande roll som vi nu söker en resurskonsult för innebär ett operativt arbete genom hela processen "Inköp till betalning" genom kanaler som e-post, Skype och telefon.

Affärssystemet vi använder i dagsläget är Unit4 ERP - UBW. Många delar i processen inom systemet är administrativt utmanande för sällananvändare, så konsultens roll är att handgripligen hjälpa samt guida för att genomföra inköpet korrekt och så smidigt som möjligt. Du måste därför ha lätt för att förstå systems uppbyggnad och flöden.

Många lathundar, guider och instruktioner finns men i takt med förändring kan behov finnas för uppdatering och utveckling av nya instruktioner. Rollen innebär nära samarbete med verksamheten, inköpsfunktionen, ekonomifunktionen och systemförvaltningen.

Du tillhör en av fyra inköpsenheter med ca 20 kollegor. Rollen som Inköpare för UBW Inköp support är den enda inom gruppen, men med stöd och nära samarbete med system- och applikationsansvarig för UBW Inköp.

Då uppdraget fokuserar på snabb hantering av beställarnas behov är det viktigt att du är serviceinriktad och gillar att hjälpa till. Det kan stundtals vara ett högt arbetstempo med många ärenden. Då gäller det att behålla lugnet, kunna prioritera och beta av.

För kännedom så börjar nu ett arbete med att se över framtidens behov av inköpssystem och under 2027 och 2028 kommer upphandling och implementering av nytt inköpssystem implementeras. Upphandlingar hos kunden genomförs enligt LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna. Det är viktigt att du har förståelse och agerar utifrån våra interna principer och riktlinjer samt lagkrav för hur inköp i verksamheten får gå till.

I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter:

• Operativt stöd till användare i hela processen: Inköp till betalning

• Skapa artiklar och inköpsorder.

• Hantering av ärenden och frågor kopplade till beställningar, leverantörer och fakturor via email, Skype, telefon och fysiska möten.

• Administrativt stöd inom inköpsområdet.

• Uppföljning och koordinering av operativa inköpsrelaterade aktiviteter.

• Stöd vid utbildning och introduktion av användare.

• Samverkan med systemförvaltning och supportfunktion vid incidenter och

förbättringsbehov.

• Bidra till att säkerställa att processer och arbetssätt fungerar i den dagliga verksamheten.

• Guida och hjälpa till med avtal, artiklar, rekvisitioner, inköporder och registrering av ärendet

• Löpande svarar på frågor och hjälpa beställare från verksamheten i deras användande av

systemet.

• Viss kontakt med leverantörer för att guida dem i våra processer och tillvägagångssätt

• Hantering av masterdata och registrering

Obligatoriska krav:

1. Du ska ha högskole/universitetsexamen inom något av följande ämnen: Ekonomi,

teknik, juridik, beteendevetenskap, alternativt YH-utbildning inom inköp eller motsvarande

relevant utbildning som Svenska Kraftnät bedömer likvärdigt för uppdraget.

2. Du ska ha minst 3 års arbetslivserfarenhet av att ha arbetat inom operativt inköp.

3. Du ska ha minst 3 års arbetslivserfarenhet av att ha arbetat operativt inom hela

processen: Inköp till faktura (P2P)

4. Du ska ha minst 2 års arbetslivserfarenhet av att ha arbetat administrativt i

affärssystem.

5. Du ska ha minst 2 års arbetslivserfarenhet av att ha arbetat som användarstöd eller

inom en supportfunktion.

6. Du ska kunna kommunicera obehindrat i svenska i både tal och skrift.

Meriterande:

1. Du bör ha minst 2 års arbetslivserfarenhet inom affärssystemet UNIT 4 ERP- UBW

2. Du bör ha minst 2 års arbetslivserfarenhet inom offentlig verksamhet

3. Du bör ha minst 2 års arbetslivserfarenhet inom e-handel eller beställningssystem

4. Du bör ha minst 2 års arbetslivserfarenhet inom fakturahantering

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Preliminärt startdatum: 2026-12-01 eller absolut senast 2027-01-11, alternativt så snart säkerhetsprövning och registerkontroll är klar.

Slutdatum: 2028-11-30

Detta är ett konsultuppdrag på heltid 100% via Incluso i Stockholm (Sundbyberg). Det här uppdraget är ca 75% on-site i Sundbyberg - 25% can vara remote.

Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Sista ansökningsdag är 2026-09-01 (kl 15.00)

Ansvarig rekryterare på Incluso Marianne Nilsson.