Executive Assistant

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll där struktur, service och proaktivitet står i centrum? Nu söker vi dig som vill ta dig an ett spännande konsultuppdrag hos en välkänd industriverksamhet Mjölby. Som konsult hos Poolia får du möjlighet att utvecklas i nya miljöer samtidigt som du har en engagerad konsultchef vid din sida och tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner. Vi tror på långsiktiga relationer och på att matcha rätt person med rätt uppdrag

Om rollen

Som Executive Assistant har du en nyckelroll i organisationen och arbetar nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och förutsättningar för framgång. Du ansvarar för att koordinera och planera ledningens arbete, hantera prioriteringar och säkerställa att viktiga aktiviteter, möten och processer genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Rollen innebär både operativt och strategiskt stöd där du fungerar som en viktig länk mellan ledningen, medarbetare och externa samarbetspartners.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående.

I rollen kommer du bland annat att:

• Stötta verksamhetsledningen i dagliga och långsiktiga frågor.
• Koordinera och planera aktiviteter, möten och ledningsarbete.
• Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och prioritering av inkommande ärenden.
• Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera information, underlag och rapporter.
• Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.
• Dokumentera möten, följa upp beslut och säkerställa att aktiviteter drivs framåt.
• Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, medarbetare och externa partners.
• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner, processer och arbetssätt.
• Ge stöd inom dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.

Vi söker dig som

• Har en relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.
• Har flera års dokumenterad erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, ledningsassistent eller motsvarande.
• Har mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office och lätt för att lära dig nya system och digitala verktyg.
• Är van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt kunna prioritera om när verksamheten kräver det.

För att lyckas i rollen tror vi att du är

• Proaktiv och självgående.
• Lösningsorienterad med stark problemlösningsförmåga.
• Professionell och diskret med hög integritet.
• Organiserad och noggrann med god förmåga att skapa struktur.
• Kommunikativ och relationsskapande.
• Flexibel och anpassningsbar i olika situationer.
• Van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt med ett prestigelöst förhållningssätt.

Vi erbjuder

Du erbjuds en utvecklande och varierad roll i en verksamhet där du får stort ansvar och möjlighet att påverka. Här får du arbeta nära ledningen, bygga ett brett kontaktnät och bidra till att verksamheten når sina mål genom effektiv koordinering, struktur och kommunikation.

Ansökan

Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan redan idag!