Administratör till samhällsviktiga investeringsprojekt

Vi söker en strukturerad och serviceinriktad administratör till ett långsiktigt heltidsuppdrag inom kollektivtrafik och samhällsviktig infrastruktur i Stockholm.

Du får en central roll i en projektintensiv verksamhet med flera stora pågående och kommande investeringar. Som administratör blir du spindeln i nätet och bidrar med struktur, koordinering och administrativt stöd till såväl gruppen som dess olika projekt.

Om uppdraget Uppdragets huvudsakliga syfte är att avlasta administratörer, projektingenjörer och övriga projektmedlemmar med projektövergripande administrativa arbetsuppgifter.

Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt. Arbetsuppgifterna är delvis händelsestyrda och kan förändras, vilket innebär att du behöver kunna prioritera, arbeta självständigt och hantera flera parallella aktiviteter.

Exempel på arbetsuppgifter

Hantera registrering av uppdrag och beställning av behörigheter i passersystem.

Stötta projekten med löpande diarieföring.

Administrera dokumenthanteringssystem, inklusive behörigheter samt upplägg och justering av mappstrukturer.

Stötta administrativa delar av större projektmoment, exempelvis överlämning vid projektslut.

Administrera SOW/åtaganden.

Ta emot och fördela fakturor.

Bevaka beviljade budgetar och hantera utökningar vid behov.

Hantera resursanskaffning genom bland annat konsultavrop.

Administrera förlängningar och utökningar av befintliga konsultuppdrag.

Koordinera onboarding samt beställa behörigheter och hårdvara för nya resurser.

Ge löpande administrativt stöd till gruppens kollegor och projektmedlemmar.

Obligatoriska krav För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla samtliga nedanstående krav:

Utbildning Som lägst gymnasieexamen.

Administrativ erfarenhet Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Erfarenheten behöver inte vara sammanhängande.

Planering och prioritering Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.

Fakturahantering/ekonomiadministration Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.

Koordinering mellan flera intressenter Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation.

Förbättring av administrativa arbetssätt Erfarenhet från minst en anställning eller ett uppdrag av att identifiera, föreslå och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.

Microsoft 365 och digitala verktyg Minst 3 års erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365 samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

Mervärdeskrav Onboarding av nya medarbetare Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis genom att beställa passerkort, starta upp dator/telefon eller utföra motsvarande administrativa onboardingaktiviteter.

Omfattning och tid Start: 16 september 2026 Slut: 14 december 2029 Omfattning: 100 %, 40 timmar per vecka Placering: Kungsholmen, Stockholm