Administrativ chef till Marina läroverket

Marina läroverket är en gymnasieskola i marin miljö med utmärkta möjligheter att nyttja både vad skärgården och storstaden har att erbjuda. Det går omkring 500 elever på gymnasieskolan och de undervisas av kompetenta och engagerade lärare som strävar efter att stötta och utmana eleverna i sina studier, vare sig det är i klassrummet eller ombord på något av skolans fartyg. Skolans pedagogiska idé är att varva teori med praktik för att ge eleverna en djupare kunskap och förståelse som gör dem väl förberedda för arbetslivet eller vidare studier. På skolan finns både teoretiska och praktiska utbildningar samt en Yrkeshögskola.

Uppdraget
Uppdragets tyngdpunkt ligger i att tillsammans med rektor och övriga skolledningen skapa förutsättningar för en välfungerande, effektiv och konkurrenskraftig skola. Du har en central roll i att utveckla skolans administrativa organisation, skapa hållbara strukturer och säkerställa att verksamhetens resurser används på ett ändamålsenligt sätt.

Som administrativ chef bidrar du till att utveckla en välskött skola med ett attraktivt varumärke och en tydlig identitet. Du arbetar både strategiskt och operativt med att utveckla processer, rutiner och arbetssätt som stödjer skolans kärnverksamhet och skapar goda förutsättningar för elever och medarbetare. Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% och inleds med 6 månaders provanställning.

Huvudsaklig inriktning för uppdraget ligger inom:

• Administrativ ledning och verksamhetsutveckling.

• Organisation, schemaläggning och resursplanering.

• Ekonomi, budget och uppföljning.

• Digitala system, processer och rutiner.

Som administrativ chef ingår du i skolans ledningsgrupp som består av rektor, två biträdande rektorer och en administrativ chef. Tillsammans med rektor och övriga skolledningen driver du skolans operativa utveckling och bidrar till planering, genomförande och uppföljning av verksamheten.

Du har ett särskilt ansvar för skolans administrativa organisation och arbetar för att skapa tydliga roller, en effektiv ansvarsfördelning och välfungerande administrativa processer. I uppdraget ingår att ansvara för skolans kalendarier och läsårsplanering samt schemaläggning för elever och lärare. Du deltar även i arbetet med tjänstefördelning och resursplanering.

Tillsammans med rektor arbetar du mot skolans vision och verksamhetens mål. Du är närmaste chef för skoladministratören och ansvarar för medarbetarsamtal, lönedialog och kompetensutveckling inom ditt ansvarsområde. Du deltar även i skolans personalarbete och bidrar till en god och hälsofrämjande arbetsmiljö.

Du har en aktiv roll i skolans systematiska arbetsmiljöarbete, vilket bland annat innefattar fysiska och psykosociala skyddsronder samt uppföljning av skolans årshjul.

Vidare kommer du bland annat att:

• Ansvara för budgetplanering, ekonomisk uppföljning och resursanvändning i samråd med rektor.

• Ansvara för administration och hantering av statsbidrag.

• Säkerställa att skolans administrativa rutiner, processer och interna digitala system fungerar och utvecklas utifrån verksamhetens behov.

• Ansvara för skolans schemaläggning och läsårsdata samt medverka i tjänstefördelningsarbetet.

• Ta fram underlag för avtal och ansvara för uppföljning av exempelvis lokalanpassningar, byggnads- och reparationsarbeten samt externa tjänster och leverantörer.

• Medverka i rekrytering, rehabiliteringsarbete, kompetensutveckling och andra personalrelaterade processer.

• Bidra till att bibehålla och utveckla goda resultat avseende ekonomi, arbetsmiljö och medarbetarnöjdhet.

• Stödja skolledningen i planering och utveckling av verksamheten utifrån ett administrativt och organisatoriskt perspektiv.

• Följa regler, processer och policys från huvudmannen (Cedergrenska).

• Stödja och utveckla samarbetet mellan skolans olika funktioner och medarbetare.

• Delta i och dokumentera möten såsom SVG, APT och andra tilldelade möten.

Den vi söker:

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vi tror att den som söker tjänsten besitter nedan egenskaper:

• Är strukturerad och har god förmåga att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt.

• Har ett tydligt helhetsperspektiv och förstår hur administrativa processer och resursanvändning påverkar hela verksamhetens kvalitet och utveckling.

• Är lösningsorienterad och har förmåga att omsätta verksamhetens behov till fungerande rutiner och praktiska lösningar.

• Är serviceinriktad, lyhörd och har lätt för att skapa goda relationer med medarbetare, elever och externa kontakter.

• Har god samarbetsförmåga och kommunicerar tydligt och professionellt, både muntligt och skriftligt.

• Är självständig, ansvarstagande och trygg i att fatta beslut inom det egna ansvarsområdet.

• Har mycket god digital kompetens och förståelse för hur digitala system kan bidra till en effektiv och välfungerande organisation.

• Har god kunskap om administrativa processer och hur dessa bidrar till ledning, styrning och utveckling av en verksamhet.

Vidare vill vi att den sökande har:

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i en ledande eller samordnande funktion. Schemaläggning

• Erfarenhet av budgetarbete, ekonomisk uppföljning och resursplanering.

• Erfarenhet av organisatoriskt utvecklings- och förändringsarbete.

• God förmåga att arbeta med digitala verksamhetssystem och utveckling av administrativa arbetssätt.

• Erfarenhet av personalledning eller arbetsledning.

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom skola eller annan utbildningsverksamhet samt kunskap om skolans organisation, schemaläggning och administrativa system.

Intervjuer kommer att ske löpande och anställningen kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Vi undanber oss all rekryteringshjälp i samband med rekryteringen.