Skolsekreterare

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Björkhagens skola är en F-9 skola som ligger söder om söder mitt i grönskan på gränsen till
Nackareservatet med fina grönområden. Sammanlagt finns här cirka 740 elever och 95 medarbetare.
Våra elevers utveckling är vår främsta prioritet. Vi strävar efter att skapa en trygg och inkluderande miljö där gemenskap står i centrum och varje individ får möjlighet att växa och utvecklas.
Skolledningen består av rektor, två biträdande rektorer samt en administrativ chef.

Din roll

I rollen som skolsekreterare arbetar du med att ge service, information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande. Du arbetar löpande med skolans dokumenthantering, samt personal- och löneadministration. Du samordnar inköp och beställningar.

• intern och extern fakturering,
• diarieföring och arkivering
• posthantering.
• Kontakter med skolskjuts, modersmålsenhet, myndigheter och andra externa aktörer.
• Bokning av tolkar och administrativa stödinsatser.
• Hantera inköp och beställningar enligt kommunens avtal.
• Registrering och administration av elever.
• Hantering av skolplaceringar, elevlistor och elevdokumentation.
• Arkivering av betyg, nationella prov och andra styrande dokument.
• vikarieanskaffning
• betygshantering

Utöver detta tillkommer andra arbetsuppgifter som förekommer på en skolexpedition, så som informationshantering inom skolan, registrering av uppgifter i BER (barn- och elevregistret) mm.

Din kompetens och erfarenhet

Utbildning inom administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

”Tidigare dokumenterad erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och skola”, ”Erfarenhet av administrativt arbete inom som personaladministration med ett stort servicefokus och med många utåtriktade kontakter”

Meriterande erfarenhet är Kunskaper i ekonomisystemet Agresso, Procapita (Bosko), eDok, LISA och Stockholms skolplattform. Goda datakunskaper och erfarenhet av att arbeta i Office-paketet, främst Word och Excel. Även meriterande om du har vana från Office365 och Teams.

För att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad och självgående.

Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer.

Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan.

Arbetstempot är bitvis högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt.

Som person har du god helhetsförståelse och kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter.

Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet.

Du ska ha en god digital kompetens och förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Som medarbetare på Björkhagens skola så erbjuder vi en lugn och trygg arbetsmiljö. Vi är en stor arbetsplats med 95 medarbetare. Vi följer de riktlinjer som staden har kring pension och friskvård mm.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.
Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).