Ledningskoordinator

Varbergs Fastighets AB verkar mitt i samhällsutvecklingen. Vi bygger och förvaltar miljöer som bidrar till ett attraktivt Varberg, från moderna verksamhetslokaler till flera av stadens mest välkända och historiska byggnader.

Vill du arbeta nära VD, ledningsgrupp och styrelse i en roll där du bidrar till struktur, samordning och genomförande? Varbergs Fastighets AB söker nu en ledningskoordinator som blir en viktig del i att säkerställa att bolagets beslutade arbetssätt för styrning och ledning fungerar effektivt i vardagen.

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER

Som ledningskoordinator får du en central administrativ roll i att stödja VD, ledningsgrupp och styrelse i det dagliga arbetet med planering, beredning och uppföljning. Du blir en viktig funktion för att skapa struktur och kontinuitet i bolagets ledningsarbete och säkerställa att beslut, aktiviteter och information hanteras enligt våra beslutade arbetssätt.

Rollen innebär att arbeta i bolagets befintliga styr- och ledningsprocesser där fokus ligger på att samordna, administrera, följa upp och stödja genomförandet. Genom din struktur och ditt stöd frigör du tid för VD och chefer att fokusera på strategiska frågor och verksamhetens utveckling samt säkerställa god kvalitet på underlag och dokumentation.

Du rapporterar direkt till VD och arbetar nära bolagets ledningsgrupp samt verksamhetens olika funktioner.

Dina övergripande ansvarsområden är:

• Ledningsstöd och styrelsesekreterare - Samordna och administrera ledningsgruppens och styrelsens arbete genom planering av möten, framtagande av dagordningar, beredning av dokumentation och annat underlag, protokollföring, uppföljning av beslut samt koordinering av löpande administrativa uppgifter.

• Årshjul och planeringsstruktur - Säkerställa att ledningens och styrelsens arbete planeras och genomförs enligt beslutade årshjul, arbetsordningar och etablerade arbetssätt.

• Beslutsstöd och uppföljning - Samordna insamling och sammanställning av underlag inför beslut samt stödja VD och chefer i att säkerställa att fattade beslut dokumenteras, kommuniceras och följs upp i rätt forum.

• Remisser och kommunrelaterade frågor - Stödja arbetet med remisser, ägaruppdrag och återrapportering mot kommun genom att samordna information och säkerställa att underlag hanteras korrekt.

• Informationshantering och administrativa processer - Bidra till att bolagets administrativa strukturer fungerar enligt lagkrav och författningar genom exempelvis hantering av register, informationsförteckningar, allmänna handlingar och andra stödjande uppgifter.

• Kommunikation och samordning - Säkerställa att relevant information och beslut kommuniceras mellan bolagets olika forum för ledning och styrning samt medverka i kommunala samverkansform.

• Säkerställa aktualitet i stödsystem Säkerställa att vår struktur och information i stödsystem som används för lednings och styrelsearbete, exempelvis affärs och verksamhetsplan, styrelseprotokoll och dagordningar samt kommunikationsmaterial är aktuella.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning eller motsvarande erfarenhet inom exempelvis administration, offentlig förvaltning, ekonomi, samhällsvetenskap eller verksamhetsstöd.

Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd, exempelvis nämndssekreterare eller arbete nära ledning, styrelse eller chef på hög nivå. Erfarenhet från kommunal verksamhet, kommunala bolag eller annan offentligt styrd organisation är meriterande.

För att lyckas i rollen behöver du vara mycket strukturerad och ha förmåga att skapa ordning och framdrift i komplexa sammanhang. Du har hög IT-mognad, är van av att arbeta administrativt med stödsystem och har erfarenhet inom systemadministration. Du trivs med att arbeta nära beslutsfattare och har lätt för praktiska administrativa uppgifter.

Du har god förmåga att:

• samordna flera parallella aktiviteter och deadlines

• sammanställa och strukturera information till tydliga beslutsunderlag

• dokumentera och följa upp beslut

• kommunicera tydligt med olika delar av organisationen

• arbeta självständigt och ta ansvar för att saker blir genomförda

• säkerställa att stödsystem kan användas som tänkt

Som person är du noggrann, lösningsorienterad och prestigelös. Du tycker om att skapa struktur, bygga förtroende och vara den som får vardagens lednings- och styrelsearbete att fungera smidigt.

Hos oss får du arbeta i en organisation med korta beslutsvägar, stort ansvarstagande och en stark vilja att utvecklas. Du blir en viktig del i att stärka vår ledningsförmåga och skapa förutsättningar för att bolaget ska fortsätta leverera värde till Varberg.

Löneform: Månadslön.

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning.

Varaktighet:, tillträde: Snarast tillträde , upphör: 2027-06-30 .

Urval och intervjuer sker löpande och anställning kan komma att erbjudas innan sista ansökningsdag.

Inför denna rekrytering har vi noggrant valt vilka annonsplatser vi vill annonsera i och undanber oss därför kontakt med annonsörer och bemanningsföretag!