Konferenssamordnare till Folkhälsomyndigheten

Folkhälsomyndigheten är en nationell kunskapsmyndighet som arbetar för bättre folkhälsa. Det gör myndigheten genom att utveckla och stödja samhällets arbete med att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot hälsohot. Vår vision är en folkhälsa som stärker samhällets utveckling.

Vi söker dig som är serviceinriktad, lösningsorienterad och har god organisationsförmåga. Du trivs med att stötta kollegor i arbetet med konferenser och möten. Uppdraget är ett vikariat som sträcker sig till och med den 30 juni 2028. Läs mer och ansök redan idag!

Vad ska du jobba med?

Som konferenssamordnare kommer du att ha en operativ och administrativ stödroll, där du rådgör kollegor om konferensformat, tekniska lösningar och stöttar vid planering och genomförande av möten och konferenser. Du kommer även att:

Arbeta med att sätta upp anmälningsformulär i Trippus, hantera utvärderingsenkäter och ta fram konferensmaterial.

Medverka i upphandling av varor och tjänster samt förvalta avtal som rör konferenssamordningen.

Vara delaktig i att utveckla interna processer, policies och riktlinjer för myndighetens konferensverksamhet.

I mindre omfattning delta i arbetsgrupper för konferenser.

I rollen ingår också att utföra vanligt förekommande arbetsuppgifter på enheten.

Vem söker vi?

Krav för anställningen:

Minst två års erfarenhet av arbete där dina huvudsakliga arbetsuppgifter har varit att planera och genomföra möten, konferenser eller event av varierande storlek och dignitet för både interna och externa deltagare.

Erfarenhet av arbete i eventsystem (till exempel deltagarhantering, eventsidor, interaktion).

Erfarenhet av att samordna teknikfrågor för konferenser och event.

Kunskap om interaktiva möten och konferenser.

Erfarenhet av att samarbeta med eventbyråer.

Utöver det ser vi dessa kompetenser, förmågor och erfarenheter som viktiga för att du ska trivas hos oss:

Mycket stor vikt läggs vid:

Personliga egenskaper såsom att vara serviceinriktad, ansvarstagande, organiserad, ha god samarbetsförmåga, ett lösningsfokuserat arbetssätt, helhetsperspektiv och ett gott bemötande.

Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Stor vikt läggs vid:

Erfarenhet av att jobba i enkätverktyg.

Goda kunskaper i Office-programmen.

Tekniska kunskaper inom digitala mötesplattformar, konferensteknik/AV-teknik och hybridlösningar.

Vikt läggs vid:

Erfarenhet av att arbeta med konferensfrågor i offentlig sektor.

Kunskaper för att säkerställa tillgänglighet (både digitalt och fysiskt).

Vad gör enheten?

Enheten för kontorsservice och svarstjänst ansvarar för myndighetens vaktmästeri, post- och godsmottagning, bud och transporter på båda kontoren. Receptionen i Solna tar emot besökare och ansvarar för myndighetens växel med larmhantering, passerkort och säkerhetssystem. Enheten har en funktion för konferenssamordning och resebyråansvar.

Enheten ansvarar för kontoren på båda orterna, bland annat har vi avtal för lokalvård, frukt, kaffemaskiner och kontorsmateriel. Funktionen svarstjänst hanterar inkommande frågor till myndigheten rörande flera verksamhetsområden.

Hur är det att jobba på Folkhälsomyndigheten?

Vi erbjuder utvecklande arbetsuppgifter där du kan påverka och göra skillnad. Oavsett vad du jobbar med är du med och bidrar till samhällsnytta. Det gör du tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor i stimulerande samarbeten. Folkhälsomyndigheten är en arbetsplats som strävar efter att ge lika möjligheter till alla och att vara fri från diskriminering. Myndigheten har sin verksamhet i Solna och Östersund.

https://www.folkhalsomyndigheten.se/om-folkhalsomyndigheten/jobba-hos-oss/medarbetarskap-och-kultur/

Om anställningen

Du kommer att anställas som handläggare med placering på vårt kontor i Solna. Anställningen är ett vikariat på heltid till och med 2028-06-30. Tillträde sker 2026-11-01 eller snarast enligt överenskommelse.

Som anställd vid Folkhälsomyndigheten kan du komma att bli krigsplacerad. Vissa tjänster är placerade i säkerhetsklass där svenskt medborgarskap kan vara ett krav. Säkerhetsprövning kommer då genomföras i enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585).

På myndigheten kan det finnas möjlighet att teckna överenskommelse om distansarbete upp till 40 procent av din arbetstid.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Helena Nygren, telefon 010- 205 22 70.

Fackliga företrädare är för SACO Susanne Fridh, telefon 010-205 23 17, och för OFR/S Mathilde Rehnlund, telefon 010-205 25 51.

https://www.folkhalsomyndigheten.se/om-folkhalsomyndigheten/jobba-hos-oss/

Ansökan

Välkommen med din ansökan till befattningen som konferenssamordnare hos oss!

Vi har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. I stället ansöker du med ditt CV och genom att besvara urvalsfrågor. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess. Arbetspsykologiska tester och arbetsprov kan komma att användas som en del i rekryteringsprocessen.

Vänligen ladda upp relevanta examensbevis i samband med din ansökan.

Läs i ansökningsformuläret hur du går tillväga om du har skyddade personuppgifter.

Ansök senast 2026-09-08 via myndighetens webbplats. Arbetsgivarens diarienummer: 02633-2026-2.1.1