Enhetsadministratör

Är du intresserad av att i en verksamhetsnära roll stötta FOI:s chefer och medarbetare i arbetet för en säkrare värld? Är du en driven administratör som trivs med ett mångsidigt arbete där du får arbeta serviceinriktat tillsammans med andra? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten

I rollen som administratör kommer du bistå våra chefer och medarbetare med administrativt stöd i den dagliga verksamheten. Du stöttar i olika typer av verksamhetsrelaterade frågor såsom personaladministration, ekonomiadministration och kommunikation inom enheterna.

Din vardag består även av löpande arbete i olika stödfunktioner. För att du ska trivas med arbetet tycker du om att arbeta med administration och har en genuin vilja att stödja andra med service. Du trivs att tillsammans med kollegor och chefer samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området.

Arbetet förutsätter även ett nära samarbete med övriga stödfunktioner på CBRN - såsom andra administratörer, avdelningssekreterare, ekonomi och HR. Exempel på administrativa arbetsuppgifter:

Introduktion för medarbetare, examensarbetare och annan personal (ex gästforskare)

-Avslut av anställningar

-Minnesanteckningar från möten

-Koordinering av internat och andra typer av möten (exempelvis lokalbokning och förtäring)

-Koordinering av semesterförfrågningar och sammanställning av semesterlistor

-Stöd vid planering, genomförande och dokumentation av skyddsronder

-Stöd vid sjukanmälningar

-Stöd vid tillbud och olycksfallsanmälan

-Arbete i projektprocessen, offerthantering samt ekonomi

-Stöd i ansökningar av externa forskningsmedel

Resor inom tjänsten sker inte regelbundet men kan förekomma.

Om enheten

Du kommer att ingå i avdelningens kansli som tillhör avdelningen CBRN-skydd och säkerhet. Kansliet består i dagsläget av 10 medarbetare i olika roller. Kansliets primära funktion är att i det dagliga arbetet utgöra en stödfunktion till avdelningens chefer såväl som till kärnverksamheten. Kansliet har verksamhet både i Umeå och i Kista.

Placeringsort för tjänsten är Umeå.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

en fullständig gymnasieutbildning

mycket goda kunskaper i Officepaketet

relevant och aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter de senaste 3 åren

har erfarenhet som administratör på uppdrag av minst 2 chefer parallellt

mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift

Du kommer att vara inblandad i många delar av vår spännande verksamhet, vi söker därför dig som trivs att arbeta brett med olika typer av administrativa uppgifter. Då tjänsten är en utökning av vår arbetsgrupp är viktigt att du är en person som ser möjligheter i förändringar. Du tar initiativ där du ser att det behövs för att utveckla det administrativa arbetet, och kommer därför att ha stora möjligheter att växa i din roll. Du är uppmärksam på andras behov och har en vilja och förmåga att hjälpa andra.

Att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt är något du arbetar med kontinuerligt, och du har en vana att anpassa dig till förändrade omständigheter.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

Meriterande är:

eftergymnasial utbildning relevant för tjänsten

erfarenhet av arbete inom myndighet

kunskap om regelverk och rutiner inom myndighet

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: www.foi.se/jobba-hos-oss

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Din befattning hos oss kommer vara administratör.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 10 November 2026

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ställföreträdande avdelningschef Niklas Brännström. Fackliga företrädare är Sofia Jonasson (Saco-S) och Lina Mörén. Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.