Dokumentationsspecialist - Koordinering och framtagande av manualer

Vi söker en Dokumentationsspecialist - Koordinering och framtagande av manualer till ett företag i Stockholm. Start är snarast möjligt. Detta är ett 4 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Det här uppdraget är 75% on-site i Stockholm - ca 25% kan utföras på distans.

Bakgrund och rollens övergripande syfte

Kunden genomför ett omfattande transformationsprogram med syftet att införa en ny gemensam butikslösning för samtliga butiker och föreningar. Programmet innebär betydande förändringar i systemstöd, arbetssätt och processer i butik, vilket ställer höga krav på tydlig, tillgänglig och användarvänlig dokumentation.

I rollen ansvarar du för att strukturera, producera och kvalitetssäkra manualer och instruktioner som stödjer butikerna i övergången till nya arbetssätt. Rollen säkerställer att manualer tas fram på ett enhetligt, pedagogiskt och effektivt sätt, med butikens perspektiv i fokus.

Du arbetar nära Key Users, som bidrar med verksamhetskunskap och innehåll, medan du ansvarar för helheten kring produktion, framdrift, struktur, pedagogik, kvalitet och publicering. Rollen är central i att skapa konsekventa och användarvänliga manualer som underlättar implementering och dagligt arbete i butik.

Ansvar och aktiviteter inom ramen för rollen:

Samordning och struktur

• Etablera och förvalta gemensam struktur, standard och mallar för manualer och instruktioner

• Säkerställa ett enhetligt arbetssätt för framtagning av dokumentation inom programmet

• Planera, koordinera och följa upp arbetet med manualproduktion tillsammans med OCM-teamet, Key Users och andra roller

• Samordna mellan olika processområden och med andra initiativ för att undvika dubbelarbete och säkra enhetliga arbetsmetoder

Produktion och kvalitetssäkring

• Producera, redigera och färdigställa manualer baserat på underlag från Key Users och system

• Säkerställa tydliga, pedagogiska och konsekventa formuleringar i samtliga manualer

• Kvalitetssäkra innehåll ur ett användarperspektiv - korrekt, komplett och lätt att följa

• Säkerställa att material är anpassat till målgruppen (butikspersonal) och deras vardag

Samarbete med Key Users

• Stötta Key Users i hur innehåll ska tas fram och struktureras

• Säkerställa att rätt input hämtas från system, processer och verksamheten

• Avlasta Key Users genom att ta ansvar för dokumentation, struktur och färdigställande

• Fungera som sammanhållande länk mellan olika Key Users och processområden

(Key Users ansvarar primärt för verksamhetskunskap, test, kravställning och utbildning, medan denna roll ansvarar för dokumentationen kring dessa områden)

Koordinering inom programmet och med andra initiativ

• Säkerställa samordning med andra roller inom programmet (t.ex. utbildning, kommunikation, förändringsledning)

• Samarbeta med kommunikations- och utbildningsspår inom OCM för att säkra helhet i budskap och material samt att bidrag Key users återanvänds till alla olika delar

• Bidra till planering av leveranser kopplat till utrullning och implementation

Uppföljning och förbättring

• Följa upp användning och feedback på manualer

• Identifiera förbättringsområden och driva kontinuerlig utveckling av material och arbetssätt

• Säkerställa att manualer hålls uppdaterade i takt med förändringar i system och processer

Kravprofil

För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har:

• Vana att leda, koordinera och prioritera leveransen mot deadlines

• Stark struktur- och organisationsförmåga

• Erfarenhet av att arbeta i projekt eller program med många intressenter

• Förmåga att samordna arbete mellan olika roller och funktioner

• Erfarenhet av att producera användardokumentation, manualer eller utbildningsmaterial

• God förmåga att skriva pedagogiskt, tydligt och målgruppsanpassat

• Förståelse för förändringsarbete och implementation av nya system/processer

• Erfarenhet från retail/dagligvaruhandel eller verksamhetsnära roller är meriterande

• Mycket god svenska i tal och skrift

Personliga egenskaper

• Självständig och drivande

• Strukturerad och metodisk

• Pedagogisk och kommunikativ

• Samarbetsorienterad och lyhörd

• Förmåga att hantera många parallella arbetsflöden

• Noggrann med detaljer men med helhetsperspektiv

Detta är ett konsultuppdrag på heltid 100% via Incluso i Stockholm.Start är snarast möjligt. Detta är ett 4 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Det här uppdraget är 75% on-site i Stockholm - ca 25% kan utföras på distans.

Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande.

Ansvarig rekryterare på Incluso Marianne Nilsson.