Arkivarie till vård- och omsorgskontoret

Om jobbet

Vill du arbeta strategiskt och operativt med informationsförvaltning i en viktig och samhällsbärande verksamhet? Hos oss får du möjlighet att utveckla arkiv- och e-arkivprocesser som stärker rättssäkerhet, effektivitet och långsiktig informationsförsörjning.Vilka är vi?På vård- och omsorgskontorets mellanarkiv ansvarar vi för att hantera, ordna och bevara handlingar från kommunens vård och omsorgsverksamheter som inte längre används dagligen, men som ännu inte ska levereras till slutarkivet. Mellanarkivet är en brygga där handlingar förvaras säkert innan de antingen gallras eller slutarkiveras för all framtid.

Ansvaret för mellanarkivet ligger på enheten HR & Ledningsstöd på vård- och omsorgskontoret och är en del av kontorets verksamhetsstöd och vägledning. Arkivarien arbetar nära registrator, nämndsekreterare och informationssäkerhetssamordnare. Andra funktioner på enheten är strateg, rekryterare, bemanningsspecialiseter och praktik- och utbildningssamordning.

Dina arbetsuppgifterArbetsuppgifterna omfattar att ta emot, ordna och förteckna fysiska och digitala arkivleveranser enligt arkivvetenskapliga principer, samt att genomföra gallringsutredningar utifrån gällande styrdokument. Arbetet innefattar arkivvård, hantering av utlämnande av allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen, samt att ge stöd och rådgivning till verksamheterna i frågor om dokumenthantering, arkivlagstiftning och GDPR. Därutöver ingår medverkan i framtida införande och förvaltning av e-arkiv för att säkerställa långsiktigt bevarande och tillgänglighet av digital information.

Du kommer att arbeta kompetenshöjande mot våra kärnverksamheter och kontoret i stort, ansvara för arkivprocessen samt förbättra arbetssätt för att säkra effektivitet och kvalitet. I rollen ingår även att ta fram och formulera tydlig information och instruktioner. En del av materialet publiceras på kommunens webbplats och riktar sig både till interna verksamheter och privata utförare, vilket ställer krav på en god språklig förmåga och ett pedagogiskt sätt att skriva.

Sammanfattningsvis ser arkivarien till att kontorets handlingar är ordnade, sökbara och säkra under tiden de väntar på sin slutgiltiga gallring eller arkivering. Främst arkivering och dokumenthantering av personakter enligt SoL och LSS, samt hantering av patientjournaler enligt patientdatalagen. Du utbildar, kvalitetssäkrar och säkerställer att kontoret arbetar efter rådande lagar.

I rollen ingår att stötta upp registraturen i diarieföring, utlämnande av handlingar, dokumenthanteringsfrågor och hantering av vård- och omsorgskontorets funktionsbrevlåda.

Vem är du?
Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och har ett starkt intresse för informationsförvaltning och arkivfrågor. Du har en analytisk förmåga och kan se helheten i hur information skapas, hanteras och bevaras över tid.

Du har en akademisk examen inom arkivvetenskap. Alternativt har du en examen inom biblioteks- och informationsvetenskap, historia eller annat relevant ämne, i kombination med minst 60 hp arkivvetenskap.

Det är meriterande om du har erfarenhet av arkivarbete inom offentlig sektor, särskilt inom kommunal verksamhet, samt kunskap om arkivlagstiftning, offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (GDPR) samt de regelverk som styr dokumentation och informationshantering inom området. Vi ser det också som meriterande med erfarenhet av e-arkiv, digital informationsförvaltning eller arbete i arkiv- och ärendehanteringssystem.

Du trivs med att arbeta både självständigt och i samarbete med andra och har lätt för att kommunicera och ge stöd till kollegor i verksamheten. Vidare har du mycket goda kunskaper i svenska språket, både i tal och i skrift.

Som person är du serviceinriktad, pedagogisk och har ett strategiskt och lösningsorienterat förhållningssätt i ditt arbete. Du är trygg i att tolka och tillämpa lagstiftning och styrdokument, och har ett intresse för utvecklingsfrågor inom digital informationshantering och e-arkiv. Samtidigt värdesätter du ordning, kvalitet och långsiktighet i arkivarbetet.

Välkommen med din ansökan!
Information om tjänsten

Antal lediga tjänster:1
Anställningsform:Tillsvidareanställning på heltid
Tillträdesdatum:Enligt överenskommelse
Arbetstid:Dag
Möjlighet till distansarbete:Ja, delvis
Sista ansökningsdatum: 26 april, intervjuer sker löpande
Kontakt:Enhetschef Sofi Tornmalm,sofi.tornmalm@norrkoping.se, 011-157964
Övrig information:Vi har valt att ta bort det personliga brevet, och ersätta det med urvalsfrågor relevanta för tjänsten. Det gör det lättare att göra en objektiv bedömning av din kompetens. Du skickar in ditt CV som vanligt.
Registerutdrag:För tjänster inom äldreomsorg, verksamhet för personer med funktionsnedsättning samt verksamhet för barn och ungdomar, ingår kontroll av registerutdrag som en del av rekryteringsprocessen.