Administratör till FOI

FOI-PERS-2026-659
Administratör till FOI

Är du en erfaren administratör med erfarenhet av att stödja chefer? Vill du arbeta i en forskningsintensiv verksamhet där det pågår spännande projekt inom försvars- och säkerhetsområdet? Då kan FOI vara din nya arbetsplats. Vi erbjuder ett arbetsliv i balans och en utvecklande arbetsmiljö i en organisation med ett samhällsviktigt uppdrag.

Om tjänsten

Kansliet för forskningssamordning söker en administratör och chefsstöd. Du kommer också att stötta kanslierna för beredskap respektive innovation. I rollen som administratör och chefsstöd ingår du i teamen som respektive kansli utgör och bidrar med dina kompetenser och erfarenheter. Du bistår kanslierna och kollegorna med planering, uppföljning, samordning och mötesbokningar kopplat till kansliernas processer och uppgifter. Du arbetar också med uppgifter i våra stödsystem samt stöttar med fakturor och beställningar. Du kommer också hålla samman administrativt och praktiskt arbete inför, under och efter seminarier, utbildningar och större möten, samt hjälpa till med mötesanteckningar. I tjänsten ingår även arbete med kansliernas internkommunikation via FOI:s intranät.

Om enheten

Du kommer att tillhöra kansliet för forskningssamordning som ingår i Generaldirektörens ledningsstöd. Läs mer om vad vi gör här:Generaldirektörens ledningsstöd.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig med

• Relevant utbildningsbakgrund på minst gymnasienivå.
• Aktuell erfarenhet av att ha arbetat i en administrativ stödjande roll till flera organisatoriska enheter och chefer parallellt.
• Mycket god vana och skicklighet som användare av Officepaketet och arbetat i datoriserade stödsystem.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.

För att trivas och göra ett bra arbete behöver du vara utåtriktad, ha god samarbetsförmåga och en hög servicekänsla. Du arbetar strukturerat med helhetssyn och ligger steget före genom att identifiera vad som behöver göras. Du är lyhörd och anpassningsbar när förutsättingarna förändras och nya situationer uppstår. Inom givna ramar förväntas du att arbeta och driva dina uppgifter självständigt. Personlig mognad, gott omdöme och hög integritet är viktiga egenskaper i rollen. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

• Erfarenhet av att driva administrativa arbetsuppgifter i samband med seminarier eller konferenser.
• Erfarenhet av arbete som administratör inom statliga myndigheter med förståelse för de regelverk som styr en myndighet.
• Erfarenhet av hantering sekretess- och säkerhetsskyddsklassificerad information som vi bedömer relevant för arbetsrollen.
• Erfarenhet av arbete med Sitevision eller motsvarande verktyg.

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 16:e augusti!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Katarina Wilhelmsen. Fackliga företrädare är David Sundell (Saco-S) och Magnus Lindström (OFR/S - ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.