Administratör med inriktning personal och bemanning

Sektionen Stöd och omsorg ansvarar för verksamheter inom kommunen som riktar sig till individer med olika former av fysiska och psykiska funktionsnedsättningar. I vår sektion bedrivs boenden, boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans, ledsagning m.m. Det närmsta teamet består av sektionschef, nio enhetschefer samt tre administrativa assistenter. De administrativa assistenterna och enhetschefer sitter i gemensamma lokaler vilket ger goda förutsättningar till samarbete och kollegialt lärande.

Är du en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs med varierande administrativa arbetsuppgifter? Vill du arbeta i en viktig verksamhet där du får stötta chefer, bidra till fungerande bemanning och vara en del av utvecklingen inom stöd och omsorg?

ARBETSUPPGIFTER

Som administrativ assistent är du en förlängd arbetsgivarfunktion, vilket innebär att du är både ett verksamhets- och ett chefsstöd. Du ingår i en grupp av tre administratörer med liknande uppdrag.

I uppdraget kommer du inom schema, administration och bemanning primärt ha arbetsuppgifter att sköta den dagliga hanteringen av vikarier och arbeta med schema och administration. Du kommer svara på frågor från chefer och medarbetare inom ovanstående områden och behöver ha god kunskap om lagar och avtal för att kunna ge rätt stöd.

Inom bemanningsområdet hanterar du vakanser vilket innebär att du hanterar sjukanmälningar där behovet finns samt bokar in vår poolverksamhet ute i verksamheten vid behov. Schemaläggning innebär att du underhåller befintliga arbetsscheman samt arbetar aktivt med att uppdatera dessa och lägger sjukscheman. Vi använder oss idag av Heroma för vår vikariebokning och schemaläggning.

Andra förekommande arbetsuppgifter är inom ekonomi som till exempel fakturahantering och beställningar, tidsredovisning inom assistans till Försäkringskassan, hantering av brukares avgifter, posthantering, sekreterare vid möten och andra vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Du har även en aktiv roll i att omvärldsbevaka och utveckla arbetssätt, samt bidra med idéer och ansvara för våra dokument i ledningssystemet. Hos oss får du möjlighet att vara en del av ett meningsfullt arbete där struktur, service och utveckling står i fokus. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid, beroende på omvärldsfaktorer, interna förändringar eller andra förändrade förutsättningar.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har även en eftergymnasial utbildning inom personaladministration eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Du har även mycket god systemvana då tjänsten till största del innebär att administrera i olika system. Vidare har du kunskap om lagar och avtal som berör arbetstidsplanering och löneadministration samt erfarenhet av schemaläggning och bemanningprocesser. Tidigare arbete inom vård och omsorg eller liknande verksamhet är meriterande eftersom det ger dig god förståelse för uppdraget.

För att passa i denna roll tror vi dessutom att du är/har:

Initiativtagande: Du visar engagemang och drivkraft och kommer med egna idéer och ser vad som behöver göras. Du är inte rädd för att ta första steget och löser problem som uppstår.

Strukturerad och noggrann: Du arbetar enligt tydliga processer med en hög grad av självständighet, organiserar och prioriterar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. Du kontrollerar att uppgifter är korrekta och inhämtar den information som behövs för att kunna utföra ditt arbete.

Serviceinriktad: Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har en god förmåga att anpassa ditt bemötande till olika personer så som medarbetare, kollegor, brukare och anhöriga. Du har intresse, engagemang och förmåga att hjälpa andra, och du ger god service och har förmåga att prioritera även under tidspress.

Kommunikativ och tydlig: Du kan förklara och dela med dig av din kunskap på ett tydligt sätt som passar mottagarens kunskapsnivå.

Flexibel: Du kan anpassa dig mot ändrade omständigheter och trivs i en händelserik arbetsmiljö där du har flera processer och arbetsuppgifter igång samtidigt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ANSTÄLLNING

Tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse.

Sysselsättningsgrad 100 %.

Arbetstiden är dagtid på vardagar. Tjänsten omfattas av flextidsavtalet.

LÖN OCH FÖRMÅNER

I Tranås kommun tillämpar vi individuell lönesättning.

Tranås kommun arbetar ständigt för att öka våra medarbetares välbefinnande. Läs mer om våra förmåner https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/formaner/

ANSÖKAN

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Tranås kommun använder vi rekryteringsverktyget Talent Recruiter. Vi ber dig därför skicka in din ansökan via Talent Recruiter genom att klicka på ansökningslänken i annonsen.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen använder vi oss av språktest som en del av rekryteringsprocessen. Läs mer https://tranas.se/arbete-och-naringsliv/arbeta-i-tranas-kommun/spraktest/

Intervjuer kan ske löpande under ansökningsperioden.

Varmt välkommen med din ansökan!