Adeccos kund Thermo Fisher söker en Site Administrator

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en internationell miljö där samarbete, professionalism och kvalitet står i fokus? Har du erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och motiveras av att ge stöd till chefer och ledningsgrupper? Då kan detta vara rätt uppdrag för dig!

Om rollen

Som Site Administrator blir du en nyckelperson i verksamheten och ansvarar för att ge ett kvalificerat administrativt stöd till siteledning och ledningsgrupp. Rollen innebär ett varierat arbete där du koordinerar aktiviteter, hanterar komplexa kalendrar, planerar möten och resor samt säkerställer att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och effektivt.

Du kommer att arbeta i en global organisation med många kontaktytor och samarbeta nära både interna funktioner och externa partners. Rollen ställer höga krav på struktur, integritet och förmågan att hantera flera parallella uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Ge administrativt stöd till siteledning och ledningsgrupp

Hantera komplex kalenderbokning och möteskoordinering över flera tidszoner

Planera, koordinera och administrera nationella och internationella tjänsteresor

Hantera reseräkningar, utlägg och administrativa processer kopplade till resor

Organisera och koordinera interna och externa möten, workshops och företagsevenemang

Förbereda presentationer, mötesmaterial och annan dokumentation

Hantera konfidentiell information på ett professionellt och ansvarsfullt sätt

Vara en viktig kontaktperson mellan ledning, medarbetare och externa samarbetspartners

Stödja kontorsdrift och bidra till en välfungerande arbetsplats

Arbeta i och administrera information i relevanta affärs- och HR-system

Delta i och driva administrativa förbättringsinitiativ och projekt

Bidra till effektiva arbetssätt och en hög servicenivå inom verksamheten

Du blir anställd som konsult via Adecco. Uppdraget är placerat hos vår kund Thermo Fisher Scientific i Uppsala.

Vi söker dig som

Har minst två års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som Executive Assistant, Administrativ Assistent eller liknande roll

Har erfarenhet av att stötta chefer, ledningsgrupper eller andra nyckelfunktioner

Talar och skriver svenska och engelska obehindrat

Har mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och SharePoint

Har erfarenhet av avancerad kalenderhantering och mötesbokningar

Har vana av att planera och koordinera tjänsteresor och hantera tillhörande administration

Har ett strukturerat, noggrant och kvalitetsmedvetet arbetssätt

Har hög integritet och kan hantera konfidentiell information med omdöme och diskretion

Är självgående och har förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt

Har mycket god samarbets- och kommunikationsförmåga

Trivs med att bygga relationer och samarbeta med personer på olika nivåer i organisationen

Är serviceinriktad, lösningsorienterad och prestigelös

Meriterande

Eftergymnasial utbildning inom administration, företagsekonomi eller liknande område

Erfarenhet av system såsom Workday, Concur eller motsvarande affärs- och HR-system

Erfarenhet av projektkoordinering och eventplanering

Erfarenhet av facility management eller administration kopplad till kontorsdrift

Erfarenhet från internationella eller globala organisationer

Kunskaper i ytterligare språk utöver svenska och engelska

Kontaktuppgifter

Har du frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:

Amila Dresevic

073-684 78 61

OBS! Vi tar inte emot ansökningar via e-post.

Välkommen med din ansökan!