VD-assistent till internationell verksamhet

Om uppdraget

Som VD-assistent kommer du att arbeta nära en senior ledare och vara en viktig del av verksamhetens dagliga funktion. Rollen innebär ett brett ansvar där du bidrar med struktur, koordinering och administrativt stöd samtidigt som du fungerar som en viktig kontaktpunkt både internt och externt.

Du kommer att hantera information av känslig karaktär, koordinera aktiviteter och projekt samt säkerställa att planering, kommunikation och administrativa processer fungerar effektivt. Rollen passar dig som trivs i en dynamisk miljö där du får ta stort eget ansvar och ligga steget före.



Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

• Hantera kalender, mötesbokningar och reseplanering.
• Koordinera och följa upp aktiviteter, projekt och strategiska initiativ.
• Hantera inkommande kommunikation samt prioritera, besvara eller vidareförmedla förfrågningar.
• Fungera som kontaktpunkt mellan interna och externa intressenter.
• Hantera konfidentiell och sekretessbelagd information med hög noggrannhet och diskretion.
• Stödja och koordinera tvärfunktionella projekt och aktiviteter.
• Ansvara för budgetuppföljning, fakturahantering och administrativ uppföljning.
• Planera och koordinera möten, konferenser och andra verksamhetsrelaterade aktiviteter.
• Bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt inom funktionen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av att stötta chefer, ledare eller ledningsfunktioner.
• Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga.
• Erfarenhet av att koordinera flera aktiviteter och arbetsuppgifter parallellt.
• Erfarenhet av budgetuppföljning och fakturahantering.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
• Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift, på såväl svenska som engelska.
• Erfarenhet av att hantera konfidentiell och känslig information.
• Förmåga att arbeta självständigt, prioritera effektivt och driva arbetet framåt.

Det är meriterande om du tidigare har arbetat som VD-assistent, Executive Assistant eller i en annan liknande roll med nära stöd till seniora ledare. Erfarenhet från en internationell miljö eller större organisation är också meriterande.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen tror vi att du är en person med hög integritet, gott omdöme och en naturlig känsla för service. Du är strukturerad, proaktiv och har förmågan att skapa ordning även i perioder med högt tempo och många parallella uppgifter.

Vidare är du kommunikativ, prestigelös och relationsskapande. Du trivs med att ta eget ansvar och ser vad som behöver göras för att verksamheten ska fungera så effektivt som möjligt.

Om Jefferson Wells

Jefferson Wells är specialister på chefsrekrytering, specialistrekrytering och konsultlösningar. Genom vårt breda nätverk och vår marknadskännedom hjälper vi organisationer att hitta rätt kompetens och kandidater att hitta nästa utvecklande uppdrag.

Övrig information

Placeringsort: Stockholm

Omfattning: Heltid

Start: Omgående

Uppdragslängd: Initialt 3 månader med möjlighet till förlängning

Anställningsform: Konsultuppdrag via Jefferson Wells

Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Välkommen med din ansökan redan idag!