Office Coordinator till ett internationellt företag i Malmö

Är du en person som gillar att vara ansiktet utåt och leverera service på hög nivå? Som Office Coordinator till ett internationellt företag i Malmö kommer du arbeta i en utvecklande miljö med varierande arbetsuppgifter där ingen dag är den andra lik. Du trivs med att stötta olika avdelningar, ta egna initiativ och bidra till en väl fungerande kontors- och arbetsmiljö. Tjänsten är en visstidsanställning med goda möjligheter att utvecklas i rollen. Eftersom vår kund är ett internationellt företag är det viktigt att du behärskar både svenska och engelska flytande, i såväl tal som skrift.

Om oss

KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare.

Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör.

Arbetsuppgifter

Som Office Coordinator blir du navet i kontorsverksamheten och ansvarar för att stötta organisationens olika avdelningar. Du arbetar nära både interna och externa kontakter och säkerställer att kontorsmiljön fungerar smidigt. Du kommer att bidra till utvecklingen av kontors- och administrationsprocesser. Rollen erbjuder variation och ansvar, med möjlighet att påverka vardagen och arbeta i nära kontakt med kollegor och externa leverantörer.

Exempel på arbetsuppgifter:

Utveckla och förbättra processer för att säkerställa effektiv kontorsservice i linje med företagets kultur

Samordning med externa leverantörer som städfirmor och larmföretag

Säkerställa en trevlig och välkomnande arbetsmiljö inklusive fylla på kaffe och te i pentry mm

Hantering av facility-ärenden via helpdesk ticket

Ta emot och välkomna besökare samt hantera receptionstelefon och e-post

Vara delaktig i planeringen och utförandet av interna aktiviteter

Supportera planerandet och genomförande av möten med externa gäster

Kontorsadministration, inklusive beställning av kontorsmaterial och hantering av leveranser

Stödja VD och CFO med praktiska uppgifter såsom reseräkningar och möteskoordination

Vattna och ta hand om kontorets växter

Medlem i arbetsmiljökommittén samt ansvar för brandsäkerhet, vilket inkluderar regelbundna kontroller samt planera utrymningsövningar och agera utrymningsledare

Kvalifikationer

Vi söker dig som är strukturerad, flexibel och lösningsorienterad, med god initiativförmåga och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Du trivs med att vara hands-on och är kommunikativ i både svenska och engelska. Som person är du en "doer" som inte är rädd för att testa nya sätt att lösa uppgifter, och du har en stark förmåga att samarbeta med kollegor och externa kontakter. Du är van vid att arbeta i en miljö med många bollar i luften samtidigt och bidrar aktivt till att arbetsplatsen fungerar smidigt och effektivt.

Vi ser gärna att du har:

Slutförd gymnasieexamen

Minst 3 års erfarenhet inom liknande arbetsuppgifter

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både tal och skrift

Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, Outlook såväl SharePoint

Förmåga att samarbeta och arbeta självständigt

Flexibilitet och initiativförmåga för att ta egna beslut i vardagen

Övrigt

Tillträde: Mitten av november till december 2027 Omfattning: Mammavikariat på heltid, Lön: individuell lönesättning (Kollektivavtal Unionen)

Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser. Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Edwin Ek på edwin.ek@kfx.se. Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag!

#LPA