Konferenskoordinator till Vildmarkshotellet

Älskar du människor, högt tempo och att få många delar att falla på plats samtidigt?

Vi söker nu en konferenskoordinator som vill vara navet mellan våra gäster, vår försäljningsorganisation och hotellets olika avdelningar. Du blir en nyckelperson i våra konferensgästers upplevelse och har en avgörande roll i att säkerställa att allt fungerar sömlöst från ankomst till avresa.Hos oss handlar det om mer än administration. Vi söker dig som trivs ute i verksamheten, är nära gästen och kollegorna samtidigt som du är mitt i händelsernas centrum.

Om rollen

Som konferenskoordinator är du konferensgästens huvudsakliga kontaktperson innan, på plats och efter vistelsen. Du ansvarar för att planera samt koordinera konferensens genomförande. Du fungerar som länken mellan försäljning, drift och gäst. Du ser till att alla delar av vistelsen hänger ihop, att rätt information når rätt personer i rätt tid och att våra gäster får en upplevelse som överträffar förväntningarna. Under perioder när vi har ytterst få eller inga konferenser arbetar du även i receptionen med att ta emot våra barnfamiljer.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

Välkomna, ta hand om och koordinera konferensgrupper på plats.

Vara synlig där gästerna befinner sig och där behovet är som störst.

Vara konferensgästens kontaktperson under hela vistelsen.

Ta över planering och kundkontakt för konferensgrupper efter signerad offert.

Hantera ändringar och detaljplanering inför ankomst.

Samordna hotellets olika avdelningar för att skapa ett smidigt gästflöde.

Säkerställa att alla berörda avdelningar har aktuell information inför varje grupps ankomst.

Ansvara för interna planeringsmöten och informationsöverföring.

Arbetsleda konferensvärdarna i den dagliga driften.

Planera och fördela arbetsuppgifter samt bemanning för konferensvärdarna tillsammans med Front Office & Conference Manager.

Säkerställa att konferenslokaler och lobbyytor håller hög standard vad gäller funktion, utseende och ordning.

Förbereda och färdigställa konferenslokaler genom möblering, uppfräschning och kvalitetskontroller.

Följa upp konferensgrupper under vistelsen och efter avresa.

Ansvara för fakturering av konferensgrupper.

Om dig

Du är en person som trivs i en roll där ingen dag är den andra lik. Du har ett naturligt sinne för struktur och tycker om att hålla ihop många parallella arbetsuppgifter utan att tappa fokus på detaljerna. Samtidigt drivs du av att ge förstklassig service och skapa upplevelser som gör att gästerna vill komma tillbaka. För att lyckas i rollen behöver du vara en skicklig samordnare som tycker om att samarbeta med många olika människor och avdelningar. Du har förmågan att prioritera, fatta beslut och behålla lugnet även när tempot är högt eller förutsättningarna förändras med kort varsel. Vi tror också att du är prestigelös, handlingskraftig och trivs bäst ute i verksamheten, nära både gäster och kollegor. Du ser vad som behöver göras och tar gärna initiativ för att få saker att fungera ännu bättre. Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska och har erfarenhet från hotell-, konferens-, event- eller besöksnäringen. Framför allt söker vi dig som brinner för värdskap, teamwork och att skapa en smidig och minnesvärd upplevelse för varje gäst.

Vi erbjuder

Hos oss får du en varierad och utvecklande roll där ingen dag är den andra lik. Du blir en del av ett engagerat team och får möjlighet att påverka gästupplevelsen från första kontakten till avresa.

Praktisk information om tjänsten

Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% med en provanställning på 6 månader. Tjänsten utgår i grunden från arbete måndag till fredag men arbetstiden kommer behöva anpassas efter verksamhetens behov och konferensgruppernas vistelse vilket innebär att kvällar och helger förekommer. Tillträde är önskvärt den 1 mars 2027 eller enligt överenskommelse. Lön enligt överenskommelse och kollektivavtal med Visita-Unionen.

Ansökan, kontakt och avslut

Tycker du att detta låter som en roll för dig så skicka in din ansökan senast 2026-12-14. Urval sker löpande, så vänta inte med att söka! Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Julia Carlsson, Front Office & Conference Manager, julia.carlsson@vildmarkshotellet.com, om du har frågor om rekryteringsprocessen så är du välkommen att kontakta Cornelia Alderin Björkdahl, HR Koordinator, cornelia.alderin@kolmarden.com.

Vi tar inte emot ansökningar via e-post!

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser fram emot att höra från dig!

Med utsikt över Bråviken ligger Kolmårdens djurpark, en plats fylld av upplevelser för alla åldrar, från berg- och dalbanor och Bamses Värld till spa och konferensmöjligheter på fantastiska Vildmarkshotellet. Och framför allt: Nordens största djurpark. Djurparken fungerar som utbildningsresurs för Sveriges skolor och är medlem i Svenska Djurparksföreningen och internationella branschorganisationerna EAZA, WAZA och IUCN. Kolmården är en del av Parks and Resorts, Nordens ledande aktör inom upplevelseindustrin. I koncernen ingår även några av Sveriges mest populära resmål; Gröna Lund, Skara Sommarland och Furuvik. Parks and Resorts är ett familjeföretag som investerar allt överskott i verksamhetens fortsatta utveckling.