Utbildningsadministratör till Karolinska Institutet

Om jobbet

Var med och utveckla utbildning av högsta kvalitet
Karolinska Institutet enheten för Undervisande och Lärande söker en utbildningsadministratör för tillsvidareanställning.
Din roll
I rollen som utbildningsadministratör har du en central funktion i att samordna och stödja genomförandet av våra kurser. Du har daglig kontakt med studenter, kursdeltagare, lärare och andra samarbetspartners och ansvarar för att våra administrativa processer fungerar smidigt.

Arbetet omfattar planering och samordning och uppföljning av kursstarter och kursomgångar, antagning, reservantagning, registrering och kommunikation med deltagare, samt administrativt och digitalt stöd till kursansvariga och lärare. Du hanterar även vissa administrativa moment kopplade till andra pedagogiska aktiviteter som workshops.

Du arbetar i lärplattformen Canvas, hanterar kursvärderingar via KI Survey, bokar lokaler i Time Edit och uppdaterar kursinformation på webben. Du hanterar kursdeltagare i systemet Mira och ansvarar även för andra utbildningsadministrativa uppgifter såsom tillgodoräknanden och statistik. I uppdraget ingår också att tillsammans med lärare/pedagogiska utvecklare samordna studentaktiviteter inom interprofessionellt lärande och att bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner och arbetssätt. Andra vid verksamheten förekommande arbetsuppgifter kan också tillkomma.
Vem är du?
I den här rollen söker vi dig som kombinerar administrativ skicklighet med god samarbetsförmåga och servicekänsla. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är strukturerad, självgående och kommunikativ samt trivs i en miljö där du får bidra till utveckling och kvalitet kring administrationen av utbildning. Du har förmåga att bygga förtroende, ta initiativ och samarbeta över gränser.

Du har god förståelse för utbildningsadministrativa processer inom högskolesektorn och kan planera, samordna och följa upp kursomgångar på ett systematiskt och kvalitetsmedvetet sätt.

Vi ansvarar för fortbildning av personal från Karolinska Institutet (KI), Region Stockholm och närliggande kommuner. Rollen innebär att du verkar i en komplex samverkansmiljö med flera aktörer, regelverk och processer. Vi söker dig som har erfarenhet av liknande sammanhang och en god förståelse för de processer och den samverkan som krävs mellan dessa organisationer.

Du har erfarenhet av att arbeta med digitala system inom utbildning så som Canvas, Zoom, Teams och MIRA eller andra likvärdiga system och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya system och verktyg.

Du arbetar proaktivt, tar ansvar och har förmåga att strukturera, prioritera och förenkla rutiner utan att kompromissa med kvalitet. Tidigare har du arbetat i en roll där god service varit central och du har ett professionellt och lösningsfokuserat bemötande i kontakt med kursdeltagare, kollegor och externa aktörer.

Du uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska och har god förmåga att anpassa din kommunikation till olika målgrupper. Du kan även kommunicera på engelska. Du hanterar flera kommunikationsflöden samtidigt och arbetar tryggt i en miljö med många kontaktytor. Du håller dig uppdaterad inom ditt område och vill utvecklas i din yrkesroll.

Det är meriterande om du har kunskap om statliga regelverk såsom offentlighetsprincipen och sekretess, erfarenhet av universitet- och högskolesektorn samt kännedom om Karolinska Institutets organisation.
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering:Flemingsberg

Läs mer om Undervisning och Lärandehär

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några urvalsfrågor om varför du söker jobbet. Sista ansökningsdag är 26 maj 2026.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Vill du göra skillnad - och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss