Administratör till bemanningsenheten

Om jobbet

Beskrivning

Vi söker en serviceinriktad och strukturerad administratör till vår bemanningsenhet.

Bemanningsenheten är en del av HR-avdelningen och ansvarar för att stadens kommunala grundskolor har vikarier på plats när ordinarie personal är frånvarande. Vi rekryterar och bemannar timavlönade vikarier vid korttidsfrånvaro och tillsätter vikariat upp till sex månader. Att en vikarie kommer på plats är avgörande för att undervisningen ska kunna genomföras - varje frånvaro som inte täcks innebär elever som inte får den utbildning de har rätt till. Det är ett viktigt samhällsuppdrag, och vi arbetar med höga krav på kvalitet och tempo.

Arbetsuppgifter

Som administratör ansvarar du tillsammans med kollegor för den dagliga bokningen av vikarier utifrån skolornas beställningar. Arbetet sker främst i TimeCare Pool och Personec och omfattar även hantering av timavlönades sjukfrånvaro, löneadministration och lönerättelser. Det är en roll där prioriteringarna kan ändras snabbt.

Utöver grunduppdraget har varje administratör ett fördjupat ansvar inom ett eget område - exempelvis introduktion av nya vikarier, systemfrågor, rekryteringsstöd med första urval av kandidater, eller uppföljning och analys av bemanningsbehov i dialog med HR-specialister på enheten. Du bidrar också till utvecklingsarbete för att stärka kvalitet och effektivitet i våra processer.

Rollen innebär många kontaktytor och ett nära samarbete med både verksamhet och HR.

Vi sitter i moderna lokaler på Gamlestads Torg 5 med goda kommunikationer och arbetar aktivitetsbaserat.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är trygg i administrativa processer och trivs i en roll där struktur, tempo och kvalitet går hand i hand. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig verksamhet, och är van att arbeta i flera system parallellt. Erfarenhet av TimeCare Pool, Personec eller liknande system är meriterande. Du har avklarad gymnasial utbildning, meriterande om du har eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten.

Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina processer och driver ditt arbete framåt. Samtidigt har du god samarbetsförmåga och bidrar aktivt till teamets gemensamma leverans. Rollen kräver att du kan prioritera om snabbt, fatta välgrundade beslut i vardagen och behålla lugnet även när inflödet är högt.

Du är analytisk och har förmåga att se mönster i statistik och bemanningsbehov. Uppföljning och kvalitetssäkring är en naturlig del av ditt arbetssätt. Du förstår hur operativ administration hänger ihop med långsiktig kompetensförsörjning och bidrar till att utveckla processer och arbetssätt.

Som person är du serviceinriktad, tydlig och professionell i din kommunikation. Du har integritet, gott omdöme och förmåga att hantera dialoger och synpunkter på ett sakligt och respektfullt sätt. Du är strukturerad, noggrann och har hög administrativ kapacitet.

Tillsammans banar vi väg för framtidens skola.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Som anställd i vår förvaltning erbjuds du bland annat friskvårdsbidrag, cykelförmån och medarbetarstöd.

Enligt Skollagen ska utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas av personer innan de anställs inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Detta beställer du på Polisens hemsida.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR.

Om oss

Vi skapar framtiden i Göteborg - en lektion i taget

Varje vardag möts tusentals barn och unga i våra skolor - med dem formar vi framtidens Göteborg. I grundskoleförvaltningen är vi 10 000 engagerade medarbetare som jobbar tillsammans för att alla elever ska få lyckas och växa, oavsett bakgrund eller förutsättningar. Du har en viktig roll i att skapa en likvärdig skola med hög kvalitet, där du både får utvecklas och utveckla verksamheten. Du bygger kunskap, gemenskap och framtidstro tillsammans med dina kollegor. Hos oss får du vara med och göra skillnad - på riktigt.

Göteborgs grundskoleförvaltning ansvarar för stadens närmare 140 kommunala skolor, från förskoleklass till årskurs 9, anpassad grundskola, fritidshem och kulturskola. Välkommen att arbeta nära skogen, staden eller havet. Vi är Göteborg.