Projektadministratör/Biträdande projektledare

Om jobbet

Vi på Future People söker en projektadministratör till vår kund i Stockholm

Vill du arbeta i en roll där din kompetens verkligen gör skillnad - och samtidigt vara en del av ett konsultbolag som sätter dig först?

Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär.

Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen.

Ta nästa steg i din karriär - och väx tillsammans med oss!

Projektet drivs på uppdrag av fyra svenska regioner och omfattar nyanskaffning av regionala tåg baserat på ett befintligt ramavtal med leverantör. Projektet befinner sig i en intensiv upphandlingsfas där upphandlingsdokumentation nu tas fram.

I rollen kombinerar du kvalificerad projektadministration med operativt stöd till projektledningen. Du får en central funktion i projektets planering, genomförande och uppföljning samt möjlighet att vid behov agera ställföreträdande projektledare.

Rollen innebär även stöd till projektorganisationen inom administration, ekonomi, rapportering och kommunikation.

Arbetsuppgufter:

Administrera och organisera digitala projektytor i SharePoint och Teams

Organisera och kvalitetssäkra upphandlingsdokumentation

Stödja projektledaren i uppdatering av projektplaner, tidplaner, riskmatriser och statusrapporter

Följa upp projektbudget, kostnader och ekonomiska prognoser

Hantera och följa upp fakturaflöden och ekonomisk administration

Ta fram ekonomiska beslutsunderlag, presentationer och rapporter

Koordinera möten samt hantera kallelser, dagordningar och protokoll

Följa upp beslut, aktiviteter och projektmilstolpar

Stödja intern projektkommunikation och informationsspridning

Stödja projektledaren i planering, genomförande och uppföljning av projektaktiviteter

Leda mindre delprojekt eller aktiviteter vid behov

Identifiera risker och föreslå förbättringsåtgärder

Fungera som ställföreträdande projektledare vid behov eller frånvaro

Krav för tjänsten:

Eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, administration eller projektledning alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet

Minst 3 års erfarenhet av projektadministration i komplexa projektmiljöer

Minst 3 års erfarenhet av ekonomihantering och fakturaflöden inom projekt

Minst 3 års arbeta nära projektledare, styrgrupper eller i projektledande funktion

Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, särskilt Excel och PowerPoint

Erfarenhet av planeringsverktyg såsom Microsoft Project

God förståelse för projektstyrningsmetodik, exempelvis PMI, IPMA eller liknande

Erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Meriterande:

Erfarenhet av att leda mindre projekt eller delprojekt

Erfarenhet av projektplanering och riskhantering

Erfarenhet av upphandling

Kännedom om järnvägsbranschen

Erfarenhet av Public 360 eller liknande dokument- och ärendehanteringssystem

Varför Future People?

Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder

Trygghet genom hela uppdraget - vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start

Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden

Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning

Fast grundlön - till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet

Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär

Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens

Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år - vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet

Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen - du behöver aldrig undra var du står.

Start: 2026-05-18

Slut: 2026-11-18

Omfattning: 100 %

Möjlighet till förlängning: 6 + 6 + 6 + 6 månader

Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.