Document Control Administrator

Om jobbet

Om tjänsten

Till vår kund söker vi nu en strukturerad och engagerad Document Control Administrator som vill vara med och säkerställa ordning, kvalitet och spårbarhet i dokumenthanteringen inom kundens BECCS-projekt.

Om rollen

Som Document Control Administrator har du en central administrativ roll i projektets dokumenthantering. Du ansvarar för att all projektdokumentation hanteras korrekt, är lättillgänglig och uppfyller fastställda krav och rutiner.

Du rapporterar till Document Control Lead och arbetar nära Information Coordination, Engineering samt övriga work packages och funktioner inom projektet.

Rollen innebär deltagande i viktiga tvärfunktionella forum, såsom:

Månatlig Town Hall

Digitaliseringsmöten varannan vecka

Samt ad hoc- och interna WP-/funktionsmöten

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner.

Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till både tekniska och icke-tekniska dokument (t.ex. kontrakt, rapporter och korrespondens).

Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt versioner finns tillgängliga för berörda intressenter.

Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet.

Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande mellan , inköp, bygg och övriga funktioner.

Stötta i framtagning och strukturering av rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering.

Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll.

Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa enkel åtkomst och spårbarhet.

Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet.

Tillhandahålla befintliga dokument från kundens arkiv vid behov.

Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation.

Kvalifikationer

Erfarenhet

Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt.

Erfarenhet från arbete i större projektmiljöer är meriterande.

Kunskap

Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice.

God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden.

Erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande.

Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg.

Färdigheter

Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg.

Stark organisatorisk och analytisk förmåga.

Förmåga att hantera stora dokumentmängder effektivt och strukturerat.

Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter.

Personliga egenskaper

Exceptionell noggrannhet och detaljfokus.

Proaktiv och förbättringsorienterad.

Förmåga att arbeta under tidspress och anpassa dig till förändrade förutsättningar.

Stark problemlösningsförmåga och god prioriteringsförmåga.

Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö.

Kvalifikationer

Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom Informationshantering, Administration eller liknande område.

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Om arbetsgivaren

Vi på 21Activa har över 30 års samlad erfarenhet inom bemanning och rekrytering.

Med fokus på lager, logistik, transport och administration hjälper vi företag i Stockholm, Uppsala, Roslagen och Mälardalen att hitta rätt kompetens.

Vi är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal som står för trygghet och engagemang. När våra medarbetare mår bra skapas de bästa resultaten för våra kunder.