Avdelningsadministratör till Serveoffice

Om jobbet

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren administratör som vill bidra till en välfungerande och strukturerad verksamhet inom en större teknisk organisation. I rollen arbetar du nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och fungerar som ett centralt administrativt stöd i det dagliga arbetet.

Uppdraget innebär att du självständigt planerar, koordinerar och genomför administrativa arbetsuppgifter som bidrar till att effektivisera och avlasta chefer och verksamhet. Rollen är bred och varierad och omfattar både operativ administration, mötes- och eventkoordinering samt stöd i personal- och ekonomirelaterade frågor.

Du kommer att arbeta i nära samarbete med chefer och andra administratörer och bidra till att skapa struktur, god kommunikation och effektiva arbetssätt inom avdelningen.

Arbetsuppgifter

Administrativt stöd till chefer

Kalenderhantering och mötesbokningar

Förberedelse av mötesmaterial och presentationer

Administrativ samordning av underlag och beslut kopplat till konsulter och medarbetare

Uppdatering av intranätssidor och intern information

Personaladministration

Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

Beställning av utrustning, behörigheter och accesser

Hantering av semesterlistor

Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi och inköp

Inköp av material, utrustning och tjänster

Sammanställning av enklare ekonomisk rapportering

Fakturahantering och kontering

Mötes- och eventkoordinering

Planering av interna möten, workshops och konferenser

Bokning av lokaler, teknik och catering

Framtagande av agendor och protokoll

Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp, inklusive planering av möten, dokumentation av beslut samt uppföljning av aktiviteter

Kommunikation och dokumentation

Uppdatering av intranät och presentationsmaterial

Framtagande av enklare beslutsunderlag

Dokumenthantering i filserver och samarbetsplattformar

Diarieföring

Framtagning och uppdatering av rutiner inom ansvarsområdet

Samverkan med organisationens administratörsnätverk

Om rollen

Administratören arbetar nära flera chefer inom avdelningen och planerar arbetet tillsammans med dem genom regelbundna avstämningar. Rollen innebär ett stort eget ansvar för att prioritera arbetsuppgifter och bidra till att verksamheten fungerar effektivt.

Arbetet omfattar bland annat:

Stöd till avdelningens ledningsgrupp

Administrativt stöd till flera enhets- och sektionschefer

Samordning av avdelningsgemensamma aktiviteter och kommunikation

Kvalifikationer

Krav

Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration

Minst 5 års erfarenhet av arbete som administratör med arbetsuppgifter såsom:dokumentation, uppföljning och rapportering

mötes- och konferensbokningar

protokollskrivning

planering av möten och workshops

onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter

beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial eller IT-utrustning

Minst 3 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)

Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum

Meriterande

Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet

Erfarenhet av ekonomisystem, exempelvis UBW/Agresso eller motsvarande