Administrativ assistent till HR-enhet

Om jobbet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm.
Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Välkommen till oss

Vi söker dig som vill bidra till ett effektivt och serviceinriktat administrativt stöd som skapar goda förutsättningar för hr-enheten och hela förvaltningen. Hr-enheten är en del av den administrativa staben som har ett övergripande ansvar för arkiv, hr, ekonomi, it och digitalisering, lokaler och säkerhet. På enheten är vi tre hr-konsulter, en hr-administratör, en administrativ assistent och en hr-chef. Vårt fokus är att utveckla både chefer och hr-processer för att vara en attraktiv arbetsplats där våra medarbetare trivs och arbetar effektivt.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en bred och omväxlande roll där du kombinerar operativt och administrativt arbete med möjligheten att bidra till att förbättra våra rutiner och arbetssätt. I den här tjänsten finns möjlighet till delvis distansarbete och flexibel arbetstid. Vi arbetar även i en modern aktivitetsbaserad kontorsmiljö placerad i Rinkeby nära tunnelbanan.

Din roll

I rollen som administrativ assistent tillhör du kulturförvaltningens hr-enhet och arbetar administrativt och operativt med uppgifter kopplat till kulturförvaltningens kontor, administrativa staben samt hr-enheten.

En stor del av rollen innebär att ha ansvar för förvaltning och underhåll i förvaltningens personalarkiv samt ansvar för internkontroller gällande personalhandlingar i personalarkivet.

Du arbetar även med olika administrativa uppgifter och service internt såsom hantering av fakturor, beställningar, inbjudningar och mötesbokningar, uppdatering på intranätet, registrering av avtal samt framtagande av olika underlag med rapporter och statistik.

Du är även ansvarig för kontorsservice i vårt moderna aktivitetsbaserade kontor. Det innebär att du ansvarar för en rad operativa frågor i kontoret och är länken mellan personalen och fastighetsägaren. I dina arbetsuppgifter ingår det att ansvara för att kontoret är estetiskt tilltalande och att det är ordning och reda. Du ansvarar för den interna och externa posthanteringen inom förvaltningen, är tjänstekortsadministratör samt behjälplig gällande teknik på kontoret.

Du bidrar även till att utveckla rutiner och processer för att förenkla och förbättra för förvaltningens chefer och medarbetare.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• en gymnasial utbildning
• erfarenhet från administrativt arbete och personaladministration
• erfarenhet från arbete i en stödjande funktion där hjälp och stöd ges internt och externt
• mycket god digital kompetens samt erfarenhet av att arbeta i olika system och digitala verktyg
• mycket goda kunskaper i svenska, både tal och skrift

Det är meriterande om du har

• erfarenhet inom Stockholms stad eller annan offentlig verksamhet
• erfarenhet från arbete med personalarkiv eller arbete i ett eller flera hr- system
• erfarenhet av arbete med att effektivisera arbetssätt och rutiner kring administrativa processer

Övrigt

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Här kan du läsa mer om kulturförvaltningen . Kulturförvaltningen satsar på och prioriterar digital kompetens för att erbjuda bättre tillgänglighet och bedriver ett omfattande projekt för digital kompetensutveckling för alla medarbetare.
Läs mer om våra förmåner här , och läs mer om hur det är att jobba i Stockholms stad .